如何規劃遠端工作團隊活動 How to host virtual team building events
【本文適合儘管遠端工作還是想要增進團隊感情與人際互動的你】
你知道嗎？
根據美國勞工局2016(Bureau of Labor Statistics American Time Use Survey)統計顯示，美國員工部分或是全職遠端工作的比例是22%，將近四分之一。
Upwork 未來勞動力報告 (Future Workforce Report) 預測在2028年，將近73% 的團隊將會有遠端工作成員。
近期為了避免COVID-19疫情擴大，紐約已經宣布關閉令 — 禁止非必要外出。大部分的公司要求員工在家辦公，我們團隊從3/19開始實施，目前計畫是至少三週到4/3，但非常有可能延長時程。
遠端工作少了面對面的交流，溝通方式全部數位化。身為領導者，增進團隊互動和顧及成員感受，是能夠成功完成團隊目標的重要因素。這篇文章將會提供規劃遠端工作團隊活動的步驟與內容，讓在家工作的員工也能聯繫感情，保持團隊互動。
文章摘要 Outline
1. 活動目的 Goals
目的 Goals
誰說遠端工作就只能中規中矩、只談工作，稍微花點時間經營，建立團隊默契，讓工作也可以玩得開心，有助於將來合作溝通。
- 建立信任 Build trust among team members
- 活絡氣氛與士氣 Provide social stimulation
- 聯繫內部感情 Establish good relationships
- 增加團隊溝通與參與感 Increase effective communication
限制 Limitations
了解遠端的限制，我們認為由一人主持會議，大家輪流參與討論、利用訊息回覆的方式比較合適。
- 無法多人同時聊天：多人同時發言，可能會造成混亂
- 分組討論不方便：Zoom可以使用breakout room，或是事前建立不同連結
- 無法移動位置
適用對象 Target Groups
- 新的團隊：如果是舊公司或是部門，大家對彼此比較熟悉，有些活動也許不適用
- 乙方公司：由於沒辦法親自拜訪客戶，遠端活動可以協助維繫客戶關係
2. 使用工具 Tools
- 文件編輯 Google doc
我們利用google doc來集思廣益，製作活動大綱 - 問卷調查 Google form
想好問題後製作問卷，在活動開始前請大家填寫，讓團隊成員有參與感，並蒐集有趣的答案 - 簡報製作 Google slides
利用簡報呈現活動，讓主持人有主導權，控制活動流程與節奏 - 視訊會議 Zoom
公司內部主要的視訊會議軟體 - 溝通平台 Slack
公司內部主要的訊息溝通工具
*延伸閱讀: 遠端工作工具分享 Remote Working Tools
3. 流程規劃 Process
3.a 設計問卷問題 Design a survey
- 了解問卷目的
讓大家更認識彼此，建議題目與個人有相關連 - 建議不要超過5個問題
太多問題會讓參與者卻步 - 題目形式不限
不必拘泥於形式，選擇題、問答，或是檔案上傳等 - 幽默感很重要
可以設計結合時事、讓人會心一笑的問題
3.b 寄出活動邀請及發放問卷 Send an event invite and survey link
我們在一週前寄出活動邀請，並在活動當天提醒大家填寫問卷。記得在行事曆活動上加上視訊會議和問卷的連結zoom link。問卷在活動前5小時截止，當天製作投影片。
3.d 流程規劃 Set up event agenda
👇 以下是我規劃的活動內容與時程，大家可以參考，詳細內容在下個章節。
4. 活動內容 Content
終於到了最重要的活動時間！開場時，我們介紹活動流程，及團隊所有成員，並鼓勵大家用一個字形容現在的感覺(use one word to describe how you feel now)，讓現場氣氛活絡起來。
建議有主持人負責控制時間及節奏，利用Google slides來呈現內容。
⭐活動摘要 ⭐• 活動時間：一小時
• 參與人數/總人數：34/60 (出席率57%)
• 問卷填寫人數/參與人數：20/34 (填寫率58%)
• 呈現方式：Google slides 簡報
• 視訊工具：Zoom
4.a 問卷結果公布 Survey Results
活動一開始，我們公布問卷調查結果，結合時事與幽默的問題，讓大家會心一笑。例如：在家工作最棒的是？ What’s the best thing about WFH?
- 我不需要通勤 I don’t need to commute (45%)
- 我可以穿睡衣 I can wear pajama (25%)
- 我可以偷看別人房間 I can stalk people’s room (15%)
- 我一直在偷吃零食 I’ve been snaking the whole time (10%)
- 我不需要洗澡 I don’t have to shower (5%)
- 我不需要跟人講話 I don’t need to talk to people (0%)
4.b 有獎徵答：團隊成員的小秘密 Fun Facts Trivia
英文我們稱做Fun Facts(有趣的事實)，在問卷裡我們會問大家「提供一個大家不知道關於你的有趣事實 Tell us a fun fact about yourself」，活動期間我們會公布事實，讓參與者猜這個事實的主人是誰，你會發掘同事們不為人知的興趣、趣聞等。
例如我們發現專案經理家裡養隻西伯利亞貓，而且大學主修英文文學、或是我們客戶居然是空手道黑帶，都可以成為之後大家聊天的話題。
*小秘方 Tips: 若能在簡報中，加上一些有趣的圖片更能讓參與者投入喔！
4.c 猜猜我是誰 (兒時照片) Guess Who (childhood photo)
同樣的，事前蒐集兒時的照片，現場公布讓大家猜是誰。
我覺得這超有趣的！現場反應超好，大家笑得合不攏嘴，一邊說「好可愛！」或是驚呼「天呀！太不像了！😂」
由於我們團隊成員十分多元，聽到大家成長故事還挺有趣的，萬聖節的荒唐裝扮、戶外活動的照片等。
4.d 這是誰家 Sweet Digs
由於遠端工作，這時可以一窺成員的家中佈置，我們請每人上傳房間內的照片，或是有趣、特別的小角落，可以了解同事們的品味及小故事。
4.e 有獎徵答：專案＆團隊相關 Team Trivia
這時候也可以準備3–5個跟團隊專案相關的有獎徵答，看看大家對專案內容或是團隊成員瞭不瞭解，可以學術、專業，也可以走搞笑路線。
4.f 頒獎典禮 Team Awards
最後統計大家的得分，頒發獎項。但其實事前我們準備好每個人的獎項，獎項名稱可以發揮創意，這也是很好的時機感謝團隊成員的付出，例如：
“ Most likely to become human algorithm ”, 或是 ” Most likely to still be working after midnight ”。
5. 活動成果 Results
第一次舉辦遠端團體活動大受好評！！！
由於疫情的緣故，目前公司規定在家工作至少三週，士氣與心情受到不少影響。這次負責規劃遠端活動，目的是希望僅管遠端工作沒有實體交流，還是可以聯繫感情，讓工作也可以很有趣、團隊氣氛活絡。看到大家許久不見的笑容，我的嘴角也不禁上揚。
希望這篇文章對遠端工作的大家有幫助！也許下次可以在你的團隊實踐喔！同時留言告訴我們你的建議或是成果 😀
