今天的宵夜是內容滿滿的海陸鍋
深夜小報 貳號刊
準備會議的小技巧／如何訂定目標
撰文 Johnny &
圖文設計 Daniel & 在「深夜食堂師徒計畫」進行的第一次 check in 中，大家分享了與自己的 Wow, Worry 和 Wondering。這次我們特別烹調了色香俱全的海陸雙響鍋，給擔心會議時間太長、不知道如何訂定活動目標的你。
還不知道「深夜食堂師徒計畫」是什麼嗎？可以看這裡👇
👩🍳 如何規劃會議？幫助討論有效率進行
cook/ Johnny
還在猶豫怎麼與 mentor/mentee 進行會議嗎？本段內容將介紹如何在後疫情時代規劃有效的討論形式。
▍會議準備
首先，先確認是否有開會的必要。大家遇到問題的直覺反應往往是開會討論，但其實很多事情透過文字溝通就能解決了。
如需要開會，先寫出這次開會要達成的目標，越詳細越好，最好訂下可以衡量的成果，及可達成的協議。 例如：
開完會後，我希望得到導師在 ○○○ 的意見。
這個專案交給 ○○○ 負責！
制定目標時記得問自己你想讓與會者做什麼，是理解議題、同意你的觀點、討論事務還是分配工作？同時也要考慮到他們會後的心情。
根據會議目標訂出議程，建議以時段和負責人的方式，規劃不同的主題，例如：作品集介紹15分鐘 / mentee。議程結束前保留幾分鐘，討論 Actionable Plan 以及下次開會要做哪些事。
如果有需要與會者事前準備的資料，記得給他們足夠的時間。議程中務必列出開始及結束時間，並選擇合適的與會工具，例如：Zoom、Google Hangout 等等。
最後，在會議開始前一天，發個訊息提醒與會者。
▍會議期間
- 提前測試會議設備並查看與會者的參與狀態。每個人的時區不同，考慮一開始以閒聊的方式，讓大家進入開會的狀態。
- 清楚自己在會議中的身分是要給回饋還是負責決策？有些會議是獨裁制的，例如：最終由主管來做決策，其他與會者沒有投票權。
- 專心傾聽與會者的聲音，讓對方知道你重視每個人的意見，並保持開放的心態，接受不同的回饋。
適時查看會議目標及議程，準時結束每個主題， 同時白紙黑字寫下會議重點、待辦事項和結論。會議結束前和參與者討論這次的會議記錄，並感謝他們的參與，同時計畫下次開會時間。
最重要的是，別忘了多一點同理心。每個人的背景不同，遇到不懂的記得提問。
👩🍳 OKR 和 SMART 準則幫你清楚制定目標
Cook/
在「UX 四神湯 — — 深夜食堂」中，每組 mentor & mentee 要訂定三個月內要帶領 mentee 達到的目標。有些 mentee 想做的事很多但找不到最重要的；也有些組別在過程中不小心偏離了方向。本篇讓大家更了解怎麼量身訂制合適的目標，且更容易驗證目前的進度和是否達成目標。
▍OKR (Objectives and Key Results)
首先我們可以先問問自己這個當下追求什麼？和 mentor 聊聊、參考多方意見 (如前輩、朋友…)，在和他人聊天的過程可以更確定自己的想法，鎖定目前最想達到的目標 (Objective)，例如：
我想加強設計表達的能力！
接著，要為這個目標訂定 3~5 個關鍵結果 (Key Results)，這些關鍵結果必須要能被驗證出目標是否達成。例如上述的目標，就可以訂下關鍵結果：
- 有 100% 的聽者都認為我的作品介紹流暢。
- 有 80% 以上的人聽完我的作品說明都有接收到我的設計重點。
- 能在 10 分鐘內規劃如何介紹一個設計作品。
上面 3 個關鍵結果都可以用量化的方式被驗證，這樣帶來的好處是，能清楚知道自己目前還離目標多遠。記得在列關鍵結果時，要切中目標，確保兩者是可以對應的。
▍SMART 準則
然後我們可以使用 SMART 方法來使目標更加精確可行，SMART 由五的字組成，分別是 Specific (精確的) ，上述的目標可以更精確的改成：
一個月後我要能流暢的介紹我的代表作。
Measurable (可測量的) 也是訂出好目標的要素之一，目標的結果必須要是可量化、可測量的，才能很清楚的知道是否達成，也能在過程中藉由測量了解目前的進度。
後三個字分別是 Achievable (可達成的)、 Relevant (相關的) 、 Time-bound (有時限的) ，目標必須要是可達成且具有挑戰性的，不能太難或太簡單；如果和目前在做的其他事有相關，更能幫助目標快速前進，也更知道目標對自己未來發展的定位；目標是有時效限制要完成的，且可以拆分成不同時段的小目標更佳。
最後，可以再思考下面幾個問題，讓目標更容易被達成：
- 付出的代價與會遇到的障礙：預先假設好達成目標可能遇到的困難，例如：每天花 30 分種進行表達練習，可先有心理預期會比較辛苦。
- 盤點資源：分為已掌握可馬上使用的資源和有機會使用的資源，善用已掌握的資源來達成目標，也可多尋求有機會的資源。
記得要保持彈性，當遇到外在的因素，或是與初定目標時想法有所改變了，都可以根據目前的狀況隨時調整。祝大家都能找到合適的目標，在軌道上一同成長！
參考文章
- Gartner, How to Lead Better Remote Meetings
- Harvard Business Review, A Step-by-Step Guide to Structuring Better Meetings
- MIT Sloan Review, The Surprising Science Behind Successful Remote Meetings
- Slack, The ultimate guide to remote meetings in 2020
- The New York Times, How to Run a More Effective Meeting
