Como Implementar Ferramentas de UX na sua Empresa
Guia completo para a implementação de ferramentas em sua empresa: do planejamento à superação dos desafios.
Introdução
Olá, meu nome é Bruno Kobashigawa, e sou Product Designer na Input Tecnologia, uma empresa especializada em desenvolvimento de softwares nas áreas hospitalar, educacional e esportiva.
Quero compartilhar com vocês algumas dicas sobre como implementar ferramentas em sua empresa, independentemente da área de atuação.
A implementação de uma nova ferramenta pode ser um processo desafiador, mas é essencial para aprimorar o desempenho e a eficiência da empresa. Com isso em mente, preparei algumas etapas que podem ajudá-lo a conduzir esse processo de forma eficaz (de acordo com minha experiência).
“Todos sabemos que o designer não vive apenas de ferramentas, não é mesmo?”
Mas há momentos em que precisamos nos render a uma ferramenta para alcançar nossos objetivos com mais facilidade.
Necessidade
Toda empresa enfrenta problemas em alguma área específica, algum processo ou presencia o surgimento de problemas inesperados. Isto é inevitável.
As empresas normalmente estão sempre em busca de soluções para problemas que surgem em sua rotina diária.
Afinal, lidar com desafios é uma constante no mundo dos negócios.
Esses problemas podem ser variados, desde a falta de indicadores para tomar decisões importantes até a dificuldade de avaliar a satisfação do usuário com um determinado produto ou serviço.
“São problemas que nascem a partir de uma necessidade.”
No entanto, é importante ressaltar que nem todos os problemas podem ser solucionados por meio de ferramentas prontas ou tecnologias avançadas. Muitas vezes, a raiz do problema está em processos mal definidos ou até mesmo na falta de capacitação adequada das pessoas envolvidas.
Descoberta
Quando a sua empresa reconhece a necessidade de uma ferramenta que possa ajudar a alcançar um objetivo, é hora de começar a pesquisar suas opções.
Existem muitas ferramentas disponíveis no mercado, então é importante conduzir uma pesquisa cuidadosa para encontrar a melhor solução para o seu problema.
Iniciar pesquisas de ferramentas para seu problema
Felizmente, há muitas maneiras de pesquisar ferramentas. Uma opção é usar uma IA como o ChatGPT, que pode ajudá-lo a encontrar as melhores opções com base em suas necessidades específicas. Você também pode realizar pesquisas na Internet ou em sites que falam sobre seu problema.
Essa pesquisa é efetiva para você montar pelo menos uma “listinha” com nome de cada uma das ferramentas que você escolheu.
Caso o problema seja análise de dados, uma das ferramentas é o próprio Power BI da Microsoft ou caso o problema seja avaliar a experiência do usuário, o Hotjar seria útil para você chegar nesse objetivo.
“Ambas ferramentas extremamente úteis para cada cenário”
Análise da Ferramenta: como escolher a melhor opção?
Após ter feito sua primeira “listinha” de ferramentas, é hora de explorar cada uma delas e avaliar qual delas é a melhor opção para a sua necessidade.
“Nesse momento você vai acessar a página de cada ferramenta e estudá-la.”
Uma dica que pode ajudar nessa etapa é transformar sua lista em um documento com tópicos, onde cada ferramenta é um tópico e a descrição inclui informações sobre a ferramenta em si. Dessa forma, você terá uma visão geral das opções disponíveis e poderá compará-las com mais facilidade.
Outro ponto importante é buscar referências sobre a experiência de outros usuários com a ferramenta. Verifique se há depoimentos e avaliações de clientes que já a utilizaram, além de buscar por casos de sucesso ou insucessos relacionados ao uso da ferramenta.
Lembre-se de que a escolha da ferramenta certa pode ser crucial para o sucesso da sua empresa. Portanto, não tenha pressa e dedique tempo para essa análise. Uma escolha bem fundamentada pode trazer grandes benefícios no longo prazo.
Comparação de Ferramentas Similares
Nesse momento, é hora de afunilar suas escolhas e decidir qual ferramenta é a melhor opção para sua empresa ou área. Após estudar as ferramentas e avaliar seus benefícios e preços, certamente você terá se familiarizado com pelo menos uma delas.
A dinâmica basicamente será de ranquear as melhores:
- Se são 10 ferramentas contidas no seu documento, faça um top 5 delas.
- Faça uma nova análise dessas 5 escolhidas
Dica: Monte uma tabela de análise de competidores, na qual você possa comparar as características, prós e contras de cada ferramenta. E se precisar de ajuda nessa tarefa, o ChatGPT está sempre disponível para te auxiliar 😉
Escolha: Baseada em Custo Benefício x Utilidade
Após estar com a tabela criada, você terá de escolher a ferramenta que mais vale a pena para a sua empresa.
A escolha da ferramenta certa é crucial para o sucesso da empresa, por isso é importante levar em consideração tanto o custo benefício quanto a utilidade para o negócio.
Normalmente os Diretores/CEO tendem a considerar o ROI (Retorno Sobre o Investimento), que mostra se o investimento na ferramenta será compensatório a longo prazo.
“É importante lembrar que nem sempre a ferramenta mais cara é a melhor opção, pois o custo benefício pode ser mais vantajoso em outras ferramentas mais acessíveis.”
Testando a Ferramenta (se disponível)
Após escolher a ferramenta que mais se adequa às necessidades da sua empresa, é hora de testá-la. Muitas ferramentas oferecem períodos gratuitos de teste, o que é uma excelente oportunidade para colocar em prática a sua escolha e verificar se atende às suas expectativas.
Aproveite esse período para replicar tarefas da empresa na ferramenta e verificar sua usabilidade, desempenho e funcionalidades.
“Não se esqueça de envolver a equipe que irá utilizar a ferramenta, para que possam dar seu feedback e avaliar se a ferramenta é realmente útil para o dia a dia da empresa.”
Lembre-se de que o teste é uma etapa importante antes de investir em uma ferramenta, pois permite que você avalie a ferramenta de forma mais criteriosa e possa tomar uma decisão mais assertiva. Aproveite essa oportunidade para tirar suas dúvidas, explorar todas as funcionalidades e entender se o investimento realmente valerá a pena.
Última decisão (se for divergente do esperado, testar outra ferramenta)
Após ter realizado os testes na ferramenta, você provavelmente já terá noção se realmente ela lhe suprirá ou não para o determinado objetivo.
Tomar essa decisão pode ser uma tarefa complicada, ainda mais quando se trata de escolher a ferramenta certa para sua empresa. Mas, como já foi dito, é preciso seguir algumas etapas para chegar à melhor escolha possível.
Lembre-se que, apesar de todo o processo de análise e pesquisa, pode ser que a ferramenta escolhida não atenda às suas expectativas. Isso é normal e não deve ser encarado como uma derrota. É melhor reconhecer isso e seguir em frente do que insistir em algo que não funcionará adequadamente para sua empresa e fará ela perder tempo e dinheiro.
Afinal, tempo é dinheiro!
E esse será o momento para você voltar a fase de testes e testar outra ferramenta da sua tabela comparativa.
Massss, se ela atender sua expectativa, ótimo! Ela é a escolhida!
Montar o Relatório Final
Esse momento será para você iniciar um estudo aprofundado dessa ferramenta e listar os principais benefícios dela, qual valor ela gerará para empresa e como ela ajudará você a atingir o objetivo.
Esse relatório pode ser elaborado em forma de documento ou até mesmo em uma apresentação, a depender do público-alvo.
Em resumo, o relatório deve apresentar de forma clara e objetiva os principais benefícios e diferenciais da ferramenta escolhida, demonstrando seu potencial de contribuição para a empresa.
Preparando a Reunião: Como Apresentar sua Escolha de Ferramenta ao seu Líder
Após ter montado o relatório, chegou o grande momento!
Você tem duas opções para apresentar sua escolha:
- uma reunião formal;
- ou um e-mail.
A escolha dependerá do seu relacionamento com o líder, do tipo de empresa em que você trabalha e do tamanho do projeto.
Eu costumo fazer os dois 😃
Envio do E-mail
Se você optar por enviar um e-mail, certifique-se de que ele seja claro, direto ao ponto e que inclua todos os detalhes importantes. Destaque os benefícios da ferramenta e como ela atende às necessidades da empresa.
Inclua também informações sobre os custos e o retorno sobre o investimento.
A Reunião
Como você mandou um e-mail ao seu líder, ele provavelmente estará mais contextualizado sobre sua apresentação.
Certifique-se de que o líder entenda o valor da ferramenta para a empresa e esteja preparado para responder a perguntas. Se houver objeções, esteja aberto a discuti-las e ser flexível em sua abordagem.
“Lembre-se de que a escolha da ferramenta deve ser baseada em fatos e não em opiniões.”
Aguardar a resposta
E enfim chegamos à última etapa do processo!!
Após toda a análise, testes e apresentação, é hora de aguardar a resposta dos superiores sobre a aprovação do investimento na ferramenta escolhida.
Essa fase pode ser bastante desafiadora, pois muitas vezes dependemos da aprovação de diversas pessoas e processos burocráticos.
“É importante manter a calma e estar preparado para responder a possíveis dúvidas ou questionamentos que possam surgir.”
Cenários de Rejeição, o que fazer?
Claro, nesse artigo não irei abordar apenas os cenários de sucesso pois sabemos que podemos ter de lidar com cenários ruins, onde a ferramenta não seria liberada por algum motivo ou informações imprecisas.
Se a ferramenta for rejeitada, é crucial que você entenda os motivos da recusa e ouça atentamente as preocupações da empresa, seja em relação aos custos ou às dúvidas sobre a eficácia da ferramenta.
“Literalmente nesse momento você deve mais escutar do que falar, entenda realmente os motivos da empresa em ter de recusar a implementação da ferramenta.”
Em vez de apenas falar sobre as vantagens da ferramenta, é importante mostrar exemplos práticos de como a ferramenta poderia ajudar a empresa a atingir seus objetivos.
Por exemplo, se a empresa não utiliza uma ferramenta de prototipagem, você poderia apresentar um protótipo de alta fidelidade que resolveu um problema em um produto. Isso permitirá que os gestores vejam com mais clareza como a ferramenta poderia ser útil em sua empresa.
No entanto, em muitos casos, existem razões mais profundas para a rejeição da ferramenta. Nestes casos, é importante estar aberto a discussões e sugestões alternativas, bem como reconhecer que pode ser necessário realizar mais pesquisas e análises antes de implementar a ferramenta.
Resumo do que foi abordado no artigo
Ao longo deste artigo, apresentei algumas etapas importantes para escolher a ferramenta certa:
- Pesquisas de Ferramentas
- Criação de uma Tabela de Análise de Competidores
- Testes da Ferramenta
- Elaboração de um Relatório Detalhado
- Apresentação ao seu líder de área.
- Cenários de Rejeição, e como lidar com eles.
Conclusão
Se você chegou até aqui, parabéns!!!!! 🎉🥳
Você está comprometido em encontrar a melhor ferramenta para a sua empresa e não está disposto a desistir facilmente (isso que faz a diferença no nosso mundo)
Masss, lembre-se de que essa é uma batalha que vale a pena ser enfrentada, pois a ferramenta certa pode fazer toda a diferença no seu trabalho e nos resultados da empresa (e claro, mostrará que você está empenhado a querer o melhor da sua empresa)
“Nunca se esqueça que qualquer experiência vivida é válida, seja ela boa ou ruim. Na boa, teremos sucesso e glória. Mas na ruim, teremos o mais importante. Aprendizado.” Bruno Kobashigawa
Espero que este artigo tenha sido útil e inspirador para você.
Caso tenha alguma dúvida ou sugestão, sinta-se à vontade para compartilhar nos comentários.
Abraços! 🤗
