Autogestão | Oficina e nossos aprendizados

Erik Dana
Erik Dana
Jun 26 · 16 min read

Autoria: Bianca Erthal, Kwan Yin, Erik Dana e Leo Napoli

A autogestão é uma metodologia de gestão de organizações que permite autonomia e colaboração.

O Vértice Coletivo implementa autogestão desde 2017, a fim de não ter imposições e permitir liberdade de atuação para todas as pessoas que participam e com ele interagem. Muito empolgado com educação não-formal e desenvolvimento de habilidades sócio-emocionais, Erik Dana teve a iniciativa de oferecer oficinas sobre os métodos utilizados pelo Vértice Coletivo. A ideia consistia em compartilhar experiências, escutar outras pessoas e desenvolver aprendizados de forma participativa.

A primeira foi sobre a divisão de recursos, um método reconhecido como pilha de dinheiro, ou Moneypile (você pode demonstrar seu interesse em ser notificado sobre as próximas oficinas nesse formulário).

A segunda oficina foi sobre autogestão e vamos relatar aqui como foi e compartilhar algumas dicas com base na experiência que tivemos.

O começo

O Erik convidou o pessoal do coletivo pra colaborar na criação dessa oficina, foi aí que a Kwan Yin entrou. Logo ele pensou em convidar alguém de fora e que não compartilhasse tanto os mesmos caminhos de aprendizagem (Erik e Kwn Yin fizeram cursos baseados na Antroposofia e conviveram em coletivos que usam metodologias baseadas na Holocracia e Organização Orgânica).

Olhando as respostas da última oficina, Erik viu que a Bianca Erthal, co-fundadora da Nossa Colab, também pratica autogestão e se especializou em pedagogia da cooperação e metodologias colaborativas. O convite foi feito e ela ficou bem animada em poder participar. Sendo assim, começamos a preparar a oficina pelo alinhamento sobre o que entendemos por autogestão. Tivemos diversas ideias e entendimentos diferentes sobre autogestão, mas concordamos que são muitos os desafios sobre como fica a liderança dentro deste contexto. E foi assim que escolhemos o mote da oficina: falar sobre os DESAFIOS.

Juntando-se a nós, tivemos o Léo Napoli, que é um grande amigo do Erik e já facilitou com ele e a Taiana Trajano uma oficina sobre Moneypile. Numa conversa sobre diversidade, Leo demonstrou interesse em trazer convidadas que tivessem conhecimentos ainda mais distantes dos nossos.

Nosso processo

Foi muito legal desenhar papéis e ver cada pessoa assumindo suas responsabilidades. Tivemos uma interação bem divertida e comprometida (o interesse no projeto ajuda muito, né?). O Erik se sentiu muito feliz por ter sido compreendido e muito apoiado no processo.

Preparação
Ao todo foram 5 reuniões prévias de preparação para a oficina com aproximadamente uma hora de duração cada.

Reunião 1 | Alinhando interesses e expectativas

Participaram: Bia, Kwan e Erik. O Leo não pode participar devido a uma emergência pessoal.

Sempre começamos nossos encontros com a chegança, compartilhando com que energia e sentimento cada pessoa está chegando para a reunião. Isso permitiu nos reconhecermos e equilibrarmos as energias disponíveis para que o processo de trabalho respeite honre a disponibilidade de todos.

Após a chegança, elencamos a pauta, seguindo para o alinhamento das visões individuais sobre a oficina, traçando objetivos e propósito em comum sobre a mesma.

Ao alinhar as expectativas e visões de trabalho pudemos perceber que as tomadas de decisão ficaram mais ágeis. Afinal, se vamos nos comprometer a criar algo, que seja, essencialmente, uma manifestação verdadeira na qual todas as pessoas acreditem. Um ponto determinante nesse momento é conciliar as visões, expectativas, necessidades e disponibilidades para que a oficina seja do tamanho ideal para que cada pessoa possa dar conta. Isso evita frustrações e conflitos desnecessários e abre espaço para integrar as diferenças.

Outro ponto decisivo nessa fase é estabelecer no campo a qualidade da escuta atenta e chegar ao lugar do “bom o suficiente para seguirmos”.

Traduzindo, não é o lugar perfeito que eu gostaria e estou disposto a tentar. Essa é a base da tomada de decisão por consentimento que praticamos ao longo da jornada. Evita morosidade, contribui pra praticidade e cria o campo propício para mudanças como parte natural de qualquer processo vivo.

Reunião 2 | Dividindo papéis e responsabilidades

Participaram dessa reunião: Kwan, Bia, Erik e Leo.

Iniciamos com a chegança para reconhecermos com que energia cada um estava chegando.

No momento seguinte fizemos uma revisão da ata do último encontro. A partir do alinhamento seguimos para a divisão de papéis e tarefas necessárias para o projeto acontecer. Nesse momento Erik trouxe uma proposta já desenhada previamente sobre papéis e tarefas que ele percebia como centrais, que foi sendo incrementada pelo time e ganhando corpo e estrutura.

Nessa reunião definimos o formato do encontro, processo de trabalho, papéis e responsabilidades e fases do projeto.

Data e horário da oficina: 20/05/2020, das 19 h às 21 h
Encontro virtual no zoom
Inscrição gratuita com contribuição consciente

Papéis da organização:

  • Registro — Leo e Erik
    Preparo do fluxo / agenda do dia
    Listar papéis que serão oferecidos na oficina para as pessoas inscritas escolherem o que fazer (proposta de participação)
    Sistematização ofertas, pedidos, ideias/insights, reflexões
    Texto reflexivo pós evento
  • Facilitação — Kwan e Bianca
    apresentações individuais
    empresas parceiras
    proposta-agenda-financeiro
    facilitar grupo
    exercício — como faria diferente, o que faria?
    tomada de decisão
    gerencia o tempo
    checar necessidades de alteração na agenda
  • Anfitriã — Kwan e Bianca
    interação com convidados -
    Selecionar e convidar pessoas para participar
    Fazer perguntas esclarecedoras para o convidado explicar o problema
    check in e check out
    links para cada etapa (abertura) — costurando os momentos, nomeando o próximo passo — papel super importante, precisa ter o esboço (ou possibilidades de) do desenho do fluxo do processo, todo na mente
  • Participante — Bia, Kwan, Erik, Leo
    interação nas reflexões
    divulgação redes sociais
    trazer desafios / problemas reais
  • Produção — Erik e Leo
    bastidores
    pré e pós evento
    Divulgação
    Comunicação com as inscritas
  • Preparo formulários — Erik
    técnico e zoom breakout room

A clareza gerada nesse momento foi crucial. Permitiu ao time enxergar o volume de trabalho, interesses individuais, atuação e autonomias de tomada de decisão dentro do papel e função que se colocou. Importante destacar que foi enfatizado que caso alguém tivesse dificuldade em cumprir sua parte que isso fosse levado ao grupo para realinhamento ou redistribuição.

No formato de trabalho e gestão autônoma, os indivíduos se responsabilizam por papéis e funções, entretanto, essa organização pode mudar a qualquer instante mediante solicitação. Assim, o papel existe independentemente de qual indivíduo irá realizá-la, sendo essencial o processo de comunicação e colaboração, pois a finalidade é realizar o projeto com fluidez e leveza.

Ao final saímos com afazeres direcionados e coube a cada pessoa fazer o seu cronograma e processo de trabalho.

Combinamos que até a próxima reunião deveríamos:

  • Começar a divulgação
  • Definir e contactar convidadas que trariam relatos de suas experiências práticas em autogestão dentro de um campo de atuação diferente de nós quatro, contribuindo com diversidade
  • Criar o fluxo de interação do encontro com base no nosso propósito e objetivos
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Reunião de preparo do fluxo do dia

Reunião 3| Acompanhamento dos avanços e refinamento

Fizemos a chegança, relembramos as tarefas elencadas ao final da última reunião e fizemos uma pequena rodada sobre o que foi feito até então apresentando os resultados de cada uma das ações.

No espaço de 1 semana:

  • Leo e Erik se reuniram e criaram o fluxo da oficina
  • Erik criou a arte de divulgação para as mídias sociais e o formulário de inscrição.
  • Leo disparou e-mail de confirmação para inscritos.
  • Kwan e Bianca fizeram contato com desejáveis convidadas para apresentar nossa proposta e confirmar participação. Foram eles: Amanda Costa, Giuliana Mordente e Felipe Nin.
  • Celebramos as inscrições obtidas até então: doze pessoas inscritas com uma semana de divulgação!

Após esse momento de informes e visualização do realizado e não realizado, entramos na apresentação para esclarecimento e entendimento do fluxo criado por todas. Esse foi um ponto de tensão pois Bia e Kwan facilitariam o encontro utilizando como base e ajustes um fluxo criado pelo Erik e Leo. Essa passagem de bastão requisitou do time atenção e bastante presença. Ainda mais pela complexidade de conduzir um grupo num processo colaborativo virtual, utilizando diversas ferramentas como:

  • Zoom para a chamada e divisão de salas de conversa
  • Mentimeter para a chegança e a saída
  • Miro para visualização dos desafios e expectativas colhidas na inscrição

No processo de saída as falas eram de confiança, realização, desafio e ansiedade pela proximidade da oficina e celebração pelo sucesso das inscrições e da qualidade do trabalho feito até então.

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Divulgação das convidadas

Reunião 4| Checagem final

Mediante a proximidade do dia da oficina a necessidade de alinhamento ficou evidente, com isso foi convocada uma reunião na terça (19/05), véspera do grande dia, para checar como todas estavam e gerar um momento de união e partilha.

Reunião 5| Minutos antes da oficina

No dia da oficina (20/05) fizemos uma chamada às seis e trinta da noite (meia hora antes de começar a oficina) para fazermos os últimos ajustes e alinhamentos. Nesse instante tínhamos mais de sessenta pessoas inscritas!

O Leo demonstrou o agrupamento que fez em relação ao conteúdo dos formulários de inscrição que as participantes preencheram. Esse conteúdo dizia respeito às EXPECTATIVAS dos inscritos em relação à oficina e aos DESAFIOS experimentados pelos inscritos ao implementar a autogestão.

Estes seriam nosso ponto de partida na oficina.

Localizamos três grupos de expectativas principais:

  1. Foco em aprendizagem: conhecimento, conceito e troca
  2. Foco em ferramentas e processos de autogestão: estruturas, processos, ferramentas facilitadoras
  3. Foco no compartilhamento: troca de experiências, interesse em outros campos de atuação, curiosidade

Nos últimos dez minutos redefinimos os papéis de cuidar do tempo (Leo), anfitriar o evento (Bia e Kwan) e guardião da tecnologia (Erik).

A oficina — nosso encontro

Começamos às sete e três da noite e nos primeiros dez minutos fizemos uma ambientação das participantes com as ferramentas que seriam usadas e checamos as expectativas de acordo com a colheita das inscrições, enquanto aguardávamos algumas pessoas que ainda chegavam.

Em determinando momento chegamos a ter 45 participantes online.

As expectativas foram apresentadas logo de início, o que trouxe bastante clareza e leveza na facilitação a partir daquele momento, pois quem permaneceu consentiu com o que estava sendo ofertado e quem não se sentiu contemplado pode sair da oficina.

Alinhamento feito, seguimos para a apresentação dos desafios levantados pelos inscritos.

Em seguida fizemos uma breve fala de cada anfitrião, começando pelo Erik, falando em nome do Vértice Coletivo. Em seguida abrimos espaço para apresentação dos convidados.

Após esse momento tínhamos 37 pessoas participando da oficina.

Seguimos para a apresentação dos desafios elencados pelos participantes no formulário de inscrição.

Os desafios foram agrupados por nós, em categorias, de acordo com a similaridade. Foram basicamente estes os grupos de desafios:

Organização dos desafios descritos na inscrição
  1. Roxo — Propósito — desafios relacionados em “vender a ideia”, sonhos, conciliação e integração de sonhos, expectativas e interesses colaborativamente em projetos e organizações que desejam ou atuam com autogestão
  2. Verde — Cuidado — desafios relacionados ao cuidado com o relacionamento, indivíduos e bem estar do grupo durante a implementação da autogestão
  3. Rosa — Gestão de conflitos — desafios relacionados a mediar e resolver conflitos e comunicação
  4. Amarelo — Hierarquia — desafios relacionados a horizontalização do poder, lidar com “comando” e “controle”, formatos de liderança mais adequados a autogestão
  5. Azul claro — Execução — desafios relacionados à prática da autogestão, uma vez já implementada: tarefas, papéis, acompanhamento, etc
  6. Azul escuro — Facilitação — desafios relacionados ao papel do facilitador de processos de autogestão, eleger prioridades, equilibrar o fluxo, gerir conversas

As pessoas foram convidadas a acessar o painel abaixo.

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Quadro do Miro no momento da colaboração em tempo real

Confusão generalizada, a ideia era que as pessoas se adicionassem nos grupos desse quadro colaborativo, mas muitas pessoas tiveram dificuldades e moveram elementos acidentalmente. Conseguimos organizar o quadro e seguir o processo 😅

O próximo passo foi colher das participantes uma pergunta norteadora dentro do tema do desafio e escolher qual grupo tinham interesse em participar.

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Grupos organizados por temas

Convidamos as participantes a sugerirem desafios relacionados aos grupos temáticos para serem ponto de partida de conversas que teriam em grupo e, posteriormente, os demais participantes puderam se voluntariar para as rodas sobre os desafios que tem mais interesse em aprender e aprofundar.

Esse momento, também foi caótico, devido ao grande número de participantes e a limitação da ferramenta ZOOM, gerou-se um trabalho intenso e, não tão simples, de criação de salas virtuais paralelas com seus respectivos membros voluntários. Isso foi feito pelo Erik em um processo manual de abertura de salas no Zoom e inserção 1 a 1 em cada sala de interesse.

Enquanto o Erik preparava as salas, Kwan e Bia apresentaram os papéis que eles deveriam escolher e desempenhar durante as conversas para que houvesse trocas e registro do conteúdo produzido.

Assim, puderam escolher os papéis que desempenhariam:

  1. Anfitriar — receber as pessoas, falar um pouco sobre os fatos e dados que contextualizam o desafio sugerido
  2. Escutar — papel de observador com escuta atenta e curiosa
  3. Perguntar — fazer perguntas geradoras para abrir, aprofundar a discussão ou levar clareza
  4. Coletar — fazer anotações, registros sobre os insights, aprendizados, falas, ou seja, gerir o saber produzido

Checamos se todo mundo tinha entendido as orientações ou se tinham dúvidas antes de partir pras salas simultâneas.

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Estávamos bem nervosos com a organização, com medo de ficar confuso para as participantes.

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Rindo de nervoso assim que direcionamos as participantes nas salas simultâneas

Cada grupo seguiu para sua sala e assim deu-se início às sessões paralelas de open space (espaço aberto). Trata-se de uma facilitação de formato livre, na qual as pessoas conversam sobre um tema de forma horizontal, passando idealmente pelos seguintes momentos estruturados de fala:

  1. Contextualizar: O que sabemos do nosso desafio? Quantas camadas ou dimensões ele tem?
  2. Divergir: Quais são os pontos em que opinamos diferente? Quais são nossas experiências e lugares diversos?
  3. Convergir: Em que lugares e opiniões concordamos? Quais conhecimentos que co criamos?
  4. Registrar: Quais são nossas conclusões suficientes por ora?

Formato do open space (espaço aberto):

Rodas de conversas orientadas por perguntas
Max:. 6 px; Min:. 3px | por roda de conversa
Duração: 15min inicialmente; 20min total praticado

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Open space presencial

O papel do facilitador foi orientar o grupo sobre os papéis e ficar atento ao caminho da fala, se estava percorrendo os momentos acima citados, ao mesmo tempo em que cuidava do tempo e convidava as pessoas a seguirem as perguntas geradoras para cada fase. A ideia é facilitar a evolução e andamento do fluxo da conversa, para que as pessoas estejam conscientes e observando o que está sendo provocado ou estimulado para o grupo produzir coletivamente e seguir adiante, sem estagnar em nenhuma posição específica.

Passado o tempo da dinâmica do open space, os grupos retornaram à sala principal para reencontro e partilha dos aprendizados. Destacamos algumas percepções que coletamos:

“Percebi a importância da comunicação constante no processo de autogestão fluir. A autogestão não exclui a importância e necessidade do time estar se comunicando e interagindo, trocando o tempo todo. Adorei fazer essa resgate ancestral da fala”

“O engajamento precisa de um “alimento” para se nutrir e impedir que sua energia acabe, ou seja, renovação de ideias e constante propósito relembrando a missão.”

“Reforço de ter acordo claros, verbalizar o óbvio e estabelecer os riscos quando o combinado não é cumprido. “

“Meta-aprendizado: nosso grupo era sobre cumprimento de prazos cuja discussão foi interrompida pelo limite de tempo! rs Mesmo sem chegarmos juntos às conclusões, conseguimos entender onde nos encontramos e divergimos. “

“Aprendi sobre a importância da diversidade do coletivo”

“Amei o itinerário da oficina, me senti surpreendida com a proposta, desafiada à me vulnerabilizar, convidada à pró-atividade e realizada ao trazer um tema e ocupar um papel, em especial de anfitriã. Confesso que cheguei com uma postura mais passiva de receber informações, mas ao fim podendo trocar experiências me senti nutrida de uma forma muito mais rica. Percebi também que eu quis ocupar quase todos os papéis durante a dinâmica, o que mostra um aspecto desafiador da minha relação com autogestão.”

Divisão financeira do valor arrecadado — “moneypile”

Ao final do encontro enviamos um e-mail para todas inscritas com um formulário de avaliação e dados para a contribuição consciente.

A gente fez um processo de divisão por consentimento, compreendendo a situação financeira e o esforço de cada uma. Convidamos as participantes e convidadas da oficina a escolher se queriam observar ou fazer parte desse processo, assim qualquer pessoa que sentiu ter contribuído poderia compartilhar o esforço e situação financeira e fazer parte da divisão.

Começamos com a chegança compartilhando como cada estava chegando. Estiveram presentes quem fez parte da organização (Bia, Erik, Kwan e Leo), mais 4 participantes da oficina que assumiram o papel de observação do processo. Erik explicou as etapas do processo rapidamente e fomos direto falar sobre o esforço realizado.

A Bianca falou como foi “uma experiência super completa” disse também que foi “muito harmônica, muito realizadora”.

O Léo disse que chegou um pouco depois no processo “logo no momento que a gente tava alinhando os papéis”, também compartilhou das percepções da Bianca e achou “um puta sucesso” ficou um sentimento de “fazer mais”.

Erik contou sobre como se sentiu bastante responsável no início e como a divisão de tarefas o ajudou a se sentir apoiado.

A Kwan Yin compartilhou da mesma empolgação inicial do Erik e lembrou a importância de “alinhar as necessidades de diversidade e integração”. Assim como o Léo ela imaginou que seria mais rápido e menos estressante, ela trouxe que o esforço pessoal dela maior foi “para estar presente” e quando definimos os papéis, para ela “foi a coisa mais gostosa” que ela viveu.

Fomos pra o compartilhar da situação financeira de cada um e organizamos as perguntas:

  • Quanto gastei pra esse projeto?
  • Quanto tenho acumulado ou dívida?
  • Quanto preciso pra me sustentar nesse mês?
  • Como me sinto com isso?

Ficou claro que ninguém tem acúmulos e tem dívidas, umas maiores do que outras e todas estão aprendendo a lidar com isso.

Até o momento da divisão, recebemos R$660 de contribuição. Celebramos as convidadas que agregaram diversidade e ajudaram na divulgação, a leveza do processo, o conhecimento sistematizado, as colaboração e o trabalho em equipe.

Na divisão, fomos bem direto ao ponto, tivemos alguns esclarecimentos e chegamos numa conclusão rápida da divisão:

Bianca: R$ 150,00
Kwan: R$ 200,00
Leo: R$ 100,00
Erik: R$ 150,00
Zoom/nossa colab: R$ 30,00
Vértice: R$ 30,00
Total: R$ 660,00

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Sobre o processo, no final tivemos falas de celebração:

“Uau”, “Gratidão”, “Até no Moneypile foi foda”

“Estou saindo vibrante, animadasso, agradecido”

“Foi muito legal que tiveram que compartilhar bastante da vida de vocês, (…) super bacana abrirem esse espaço pra gente participar”. “Queria agradecer (…) vocês terem compartilhado isso e terem deixado a gente entrar um pouco e entender o processo, achei muito legal.” “Saio super inspirado! Venho de uma trajetória de banda, já tive 3 bandas (…) fico pensando que merda que não sabia disso há 20 anos, teria facilitado muito nossas vidas.” “Só percebi, participando do Moneypile, o quanto sou apegada a meritocracia” “Inspirada é a palavra que vem pra mim também, primeira vez que vejo e me sinto honrada de ter visto um processo tão leve”.

Conclusão

Erik: Foi muito rico fazer a meta-aprendizagem, fiquei muito feliz com a colaboração, autonomia e apoio. Pra mim é lindo poder tomar decisões de forma ágil e poder contar com um coletivo quando parece faltar recursos. Entendi de forma mais objetiva os processos importantes e consegui organizar os princípios também. Coloco ao final desse artigo pra que sirva de inspiração pra quem quiser.

Leo: O momento de transformação que percebo e vivo é algo compartilhado, por isso tivemos mais de 60 inscrições e 25 pessoas presentes até o fechamento da oficina que tinha como objetivo explorar de forma prática os desafios vividos e percebidos pelas participantes nesse processo de mudança. A aposta num formato de meta-aprendizagem e prático mostrou-se acertado pelos feedbacks recebidos. A forma como preparamos a oficina foi autogerida e na avaliação do grupo focal: leve, prazerosa e realizadora. Isso me anima. Levo como aprendizado a importância das conversas de alinhamento dos interesses, expectativas e de entendimento sobre o que cada um vislumbrava e motivava em estar realizando essa oficina. O resultado foi uma produção e organização estruturada, colaborativa, divertida e comprometida.

Bianca: A sensação ao final foi de termos percorrido juntos um caminho de maturidade por aceitar abordar o tema da autogestão pela perspectiva dos seus desafios. Reconhecemos que é possível haver um processo coletivo de aprendizagem que inicia com perguntas, possibilita as trocas e vivências, colhe aprendizados e leva a outras perguntas ainda mais desafiadoras, que pode ser feito com leveza e papéis alternados, ou seja, a essência da formação de qualquer “comunidade de aprendizagem” cuja finalidade é apoiar e suportar esta travessia.

Captura de sentimentos no final da oficina
Captura de sentimentos no final da oficina

Ficha técnica do projeto

Princípios

  • Autonomia
    A definição de papéis ou funções permite que cada pessoa saiba quais decisões pode tomar sem validações e quais ferramentas ou recursos tem acesso
  • Colaboração
    Dividir tarefas e conectá-las ajuda a manter um fluxo adequado ao projeto ou organização
  • Responsabilidade
    A habilidade de responder a demandas, atualizar o andamento antes do prazo definido e saber pedir ajuda
  • Transparência
    Compartilhar o que está sendo feito, barreiras, visão e processo

Processos

  1. Alinhamento de expectativas
  2. Definição de papéis
  3. Divisão de tarefas
  4. Revisão tática
  5. Processamento de tensões
  6. Cuidado com as relações

Gestão do tempo

  1. Preparação | 50% do tempo dedicado
    Alinhamento do propósito, objetivos, expectativas
    Co-criação do proposta, tamanho e fases do projeto, papéis e responsabilidades e alinhamento da disponibilidades e interesses individuais
    Pré-produção e execução
    Planejamento Financeiro
  • Execução | 20% do tempo dedicado
    Gestão de tecnologia
    Facilitação do encontro
    Gestão do tempo
    Gestão do conteúdo gerado
  • Pós-produção | 30% do tempo dedicado
    Sistematização do conhecimento e avaliações
    Comunicação com participantes
    Fechamento financeiro
    Publicação do conhecimento

Referências

Autoria: Bianca Erthal, Kwan Yin, Erik Dana e Leo Napoli

Vértice Coletivo

Comunicação e tecnologia pra projetos sociais e educacionais

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