#01 -Organízate con Bullet Journal
Cuando comienzas con un método de organización personal o simplemente decides poner un poco de orden en tu vida una de las primeras cosas que te planteas es que herramientas vas a utilizar.
Con una mínima búsqueda descubres que hay muchas aplicaciones, quizás demasiadas, y no sabes cual elegir. Algunas tienen una curva de aprendizaje que puede hacer que abandones lo verdaderamente importante. Poner orden en tu vida.
¿Y si te dijera que solo necesitas una libreta y un bolígrafo?
En este episodio te voy a hablar del Bullet Journal, la herramienta que yo utilizo para organizarme. Vamos a ver en que consiste y como comenzar uno.
¿Y que es el bullet Journal?
Es un sistema analógico de organización completamente personalizable creado por Ryder Carrol. Y es esto precisamente, lo de personalizable lo que le da un valor increible ya que puedes usarlo para cualquier cosa. Como lista de tareas, como un diario, para tomar notas, para seguimiento de hábitos o para todas esas cosas juntas en un mismo lugar. Que es como muchos lo utilizamos.
Utilizar una herramienta de organización analógica, como una libreta y un bolígrafo, que es lo que necesitamos para el Bullet Journal, puede parecer a simple vista que no es muy productivo e incluso engorroso. Pero después de un año con esta herramienta puedo asegurarte que no es así.
Anteriormente utilizaba varias herramientas para organizarme:
- Wunderlist para gestionar las tareas.
- Una libreta pequeña y la aplicacion de notas del movil para tomar notas.
- El calendario de Outlook para eventos y fechas de vencimiento.
- Trello para desarrollo de proyectos.
- Archivos txt para listas (libros, pelis, series…).
Ahora uso una sola herramienta, el bullet Journal y tengo todo dentro. Mi lista de tareas, mi calendario, mis notas, mis listas y cualquier cosa que se me ocurra.
Como puedes ver he simplificado mucho. Y no depender de un aparato, de si tiene carga, de si te quedan datos o si hay conexión wifi cerca me da tranquilidad.
Te preguntarás como hago para tenerlo todo en un mismo sitio y que no sea un caos.
El caso es que al ser un método de organización tiene una estructura a seguir que te permite tenerlo todo organizado y que sea fácil de consultar.
Elementos principales
Los elementos principales que forman parte de esa estructura. Son los siguientes
- Un Indice
- Las claves
- Un registro de futuros
- Un registro mensual
- Un registro diario
Con estos cinco elementos vas a poder organizarte de forma facil.
Vayamos uno por uno.
El Indice
Es lo primero que se crea en el Bullet Journal. Es la pieza fundamental del mismo. Lo une todo y te permite acceder a cualquier cosa dentro del mismo de forma rápida. Es por tanto necesario que la libreta que uses esté numerada. Si no lo está, es el momento de que hacerlo.
Es conveniente dejar varias páginas para el índice, de 3 a 5 páginas, según el número de cosas que preveas que puedes tener.
¿Y que vas a anotar en el Indice? Pues lo que vas a anotar aquí serán solo los hitos importantes sobre los que vas a volver o has de hacer seguimiento.
Las claves
Una vez tienes creado el Indice, lo siguiente es crear la página de Claves, que es donde estarán todos los bullet o viñetas y aclaradores que van a dar significado a los elementos que anotemos a lo largo del Bullet Journal.
El sistema ya te da unos concretos aunque puedes crear los tuyos propios.
Los bullet que te da el sistema son:
. un punto para tareas.
x una equis para tarea hecha.
> signo mayor que para tareas migradas a otro día.
< signo menor que para tareas agendadas.
o círculo para un evento.
- guión para una nota.
Los aclaradores son:
! Signo de exclamación para lo importante.
* asterisco para dar prioridad.
ojo para aquello que tengas que investigar o profundizar.
Como verás son pocos y sencillos aunque como ya he dicho puedes usar otros con los que te sientas mas identificados e incluso ampliarlos. Aunque con estos puedes trabajar perfectamente.
Esta página de claves la tienes que anotar en el Indice y así podrás acceder a ella rápidamente.
El Registro de Futuros
Después de las Claves hay que crear el Registro de Futuros que te servirá para tener controlados todos los eventos que te van surgiendo para distintos momentos del año. Esta página también la anotarás en el Indice.
De esta manera tendrás tus eventos y plazos de vencimientos controlados y accesibles para su consulta.
Hay diferentes formatos que puedes usar para llevar un registro de futuros, tu elección irá en función del gusto y cantidad de eventos que suelas tener.
Yo suelo usar dos páginas, 6 meses en cada una. En las notas del programa dejaré el enlace del que yo uso, pero viene a ser de la siguiente manera:
En la parte izquierda de cada página, dibujo 6 columnas de 5 milímetros de ancho cada una que corresponden a los meses. En la parte alta de cada columna a modo de cabecera escribo los meses y trazo una línea horizontal para separar los eventos que escribiré a continuación. Si tienes muchos eventos puedes usar 4 paginas en vez de 2 y así tener poco más de pagina y media para los eventos de ese semestres. Otra opción es crearlos por cuatrimestres. Siempre irá en función de la cantidad de eventos que suelas tener.
En el resto de la página a la derecha de las columnas y debajo de la línea horizontal escribes el evento y el día que es. Normalmente escribo día, mes y la descripcion del evento en sí y añado un punto en la columna del mes correspondiente.
| . | 26 FEB — Reunión departamento
Los vas poniendo uno debajo de otro. Una fila para cada evento. Si usas 2 páginas por semestre puedes añadir varios eventos por fila siempre que sean del mismo mes y en la columna del mes solo habrá un punto. De esta manera puedo ir añadiendo eventos sin importar a que mes corresponden y sin orden alguno. Luego cuando quiero consultar un mes concreto, en la columna tendré puntos pero perfectamente identificados.
Les dejo el enlace de este método.
Con lo hecho hasta ahora tienes creados los elementos fijos del Bullet Journal. Que se crean siempre al comenzar uno. Indice, Claves y Registro de futuros.
Sin embargo el registro mensual y el diario serán algo que iremos creando cada mes y cada día a lo largo de nuestro Bullet Journal, según vamos avanzando y trabajando.
El Registro Mensual
El Registro Mensual. Se crea al comienzo de cada mes. Y al igual que con el Registro de futuros formatos hay muchos. El que yo uso es el siguiente:
En el lado izquierdo de la hoja escribo dos columnas. Una con los días del mes y otra con los días de la semana correspondiente. Dejando prácticamente todo el ancho de la página para anotar.
Ahora toca trasladar los eventos que tenemos apuntados en el registro de futuros para este mes y seguir llenándolo a lo largo de los días según vayan apareciendo eventos.
Con esto es suficiente pero es conveniente, y esto es parte de la metodología que usemos, revisar cada mes los eventos de los dos meses posteriores por si hemos de preparar algo o tenemos que agendar algún tipo de tarea.
Si tenemos eventos asignados al mes que no tienen fecha concreta pero son cosas que han de hacerse en el mes, lo mejor es crear en la página siguiente una páginas para notas del mes y allí apuntar todo lo que no tienen fecha concreta. Para no perderlo de vista y poder determinar cuando hacerlo.
Esta página de Registro mensual también la anotaremos en el Indice. Pero no solo anotamos la página donde lo hemos creado como en ocasiones anteriores ya que cuando acabe el mes añadiremos también la pagina final del mismo. Donde está el último registro diario de ese mes. Separándolos mediante un guión. De esta manera tendrás las páginas entre las que está comprendido todo lo de ese mes.
El Registro Diario
Ya por último nos queda comenzar lo que sería el Registro diario. Cada día anotaremos las tareas y eventos que hemos de hacer ese día. Es aquí donde utilizaremos las claves y aclaradores que hemos definido en la página de claves y cada anotación irá precedida del que corresponda.
No es necesario una página por día, eso es lo bueno, que simplemente usas un separador, como una línea por ejemplo y es suficiente. No siempre tienes el mismo numero de tareas así que puedes tener varios días en la misma página. Al igual que mas de una página para el mismo día.
Pues ya tienes todos los elementos del Bullet Journal. Los 5 elementos que te permitiran mantenerte organizado.
Te estarás preguntanto donde están las notas, las listas o los checklist de los que hablé al principio del episodio. Bueno pues se crean con un nuevo elemento llamado Colecciones.
¿Y que son las Colecciones?
Páginas que iremos creando para añadir todas estas cosas. Puedes crear tantas como quieras, lo único que has de hacer es ir a la siguiente página libre poner un título y empezar a escribir. Para poder volver a ella facilmente lo único que has de hacer es añadirla al índice.
Si se acaba la página de la coleccion ¿como sigues? no hay problema, vuelves a hacer lo mismo y la creas de nuevo en la siguiente página libre. Esta vez no agregas un nuevo apunte al índice sino que añades la nueva página al apunte de la colección ya creada.
También para ayudarte con el seguimiento de las colecciones cuando acabas una página le puedes poner en la esquina inferior derecha una flecha y el numero de la nueva pagina donde sigue. Y en la nueva creada, en la esquina superior izquierda la página de donde viene. De esta manera puedes ir a traves de las paginas de una misma coleccion de forma rápida.
¿Y que colecciones puedes crear?
Las que quieras. Aunque para mí hay algunas imprescindibles:
-Seguimiento de hábitos (mensual).
-Ideas.
-Algunos checklist que necesito.
-Notas. Y dentro de esta última a veces creo diferentes colecciones de notas. Por ejemplo notas de un tema determinado o un libro concreto.
Resumiendo
El Bullet Journal es simple, sin curva de aprendizaje, flexible, personalizable, fomenta la creatividad y solo hace falta una libreta y un bolígrafo. Y además te permite no depender de ninguna aplicación ni aparato electrónico.
Dale una oportunidad al Bullet Journal y anímate a usarlo. Y si te gusta únete al grupo Mi Bullet Journal en Telegram.
Puedes escuchar este podcast en TapeWrite, Spreaker e Ivoox. Si te ha gustado compártelo en tus redes favoritas.
