#02 -Cómo empezar a ser organizado
Los 4 pasos para comenzar a tomar el control
Razones para decidir ser organizado pueden haber muchas, quizás has leído un artículo donde te dan consejos para organizarte, o has escuchado un podcast como este, o leído un libro de organización, o tienes algún amigo que sigue un método de organización personal y te convence para que lo sigas. El problema viene cuando quieres empezar y no sabes por donde. Te ves perdido y no ves cuál es el primer paso que tienes que dar. En el episodio de hoy te voy a hablar de esos primeros pasos que te llevarán a ser mas organizado, a vencer esas barreras iniciales que encontramos.
Son los que yo he seguido y a los que recurro cuando siento que el caos empieza a entrar de nuevo en mi vida.
Si escuchaste el episodio anterior es posible que te animaras a utilizar un Bullet Journal o a comenzar algún método de organización. Pero quizás no sepas cómo empezar porque tienes demasiadas cosas que hacer, demasiados compromisos y proyectos sin acabar desde hace bastante tiempo.
Simplemente que la vida no te da para todo ello.
¿Quieres dar un paso adelante y vencer esas barreras que te paralizan?
A continuación te daré unas pautas muy sencillas con las que puedes comenzar a trabajar.
¿y cuáles son esas pautas? Pues son solo 4 pasos.
1. Vaciar la mente y volcarlo todo en un papel.
2. Hacer una depuración y eliminar lo que no procede.
3. Señalar todas las cosas que han de hacerce en un futuro próximo, es decir en las próximas semanas.
4. Definir la primera tarea a realizar en cada caso y seleccionar un numero pequeño de ellas.
Antes de seguir te aconsejo que cojas papel y un bolígrafo y que leas este artículo de forma práctica realizando estos 4 pasos que vamos a ver con mas detalle a continuación.
Paso 1— Vaciar la mente
¿Porqué vaciar la mente? porque es necesario tener la mente despejada para pensar, para tomar decisiones, para desarrollar la creatividad o para reflexionar. Si la tienes ocupada con un montón de cosas que quieres o has de hacer, con preocupaciones, con cosas incompletas, cosas que recordar, te está interrumpiendo constantemente. Las interrupciones internas son tantas que te paralizan en muchas ocasiones o te hacen tomar decisiones erróneas.
Así que lo que vas a hacer es volcar todas esas cosas en el papel. Haz una lista, según te vaya viniendo vas escribiendo. Si puedes hacer esa lista ahora, mejor, para el episodio y ponte a escribir.
Escribe todo, no te dejes nada. Da igual que sea personal o de trabajo, que sea un deseo o que sea una obligación, proyectos que quieres hacer en un futuro o que ya están empezados. Si te ocupa la mente escríbelo.
Cuando ya tengas la lista completa, déjala reposar. Guárdala hasta el día siguiente. ¿Porqué? Por un lado es posible que te vengan mas cosas que quieras escribir y por otro lado al sacarlo todo hacia afuera tu mente empezará a pensar y reflexionar sobre todas esas cosas que has escrito y tomar decisiones te será mas fácil. Quizás has escrito cosas que ya ni te acordabas que querías hacer. Cuando te pones a escribir, sobre todo un ejercicio así es muy probable que te lleves sorpresas. Que empiecen a salirte cosas de no sabes donde.
Paso 2 — Depurar la lista
Ya has dejado un día de reflexión. Ahora toca trabajar esa lista. Y lo primero que vas a hacer es limpieza.
Vas a coger la lista y vas a ir punto por punto sin prisas y vas a tachar todo aquello que ya no proceda.
Quizás piensas que todo procede pero no es así. Muchas cosas las arrastras de tiempo atrás pero tu situación actual no es la misma, ni piensas de la misma manera. Pero como siempre las quisiste te convences que las sigues queriendo. Te identificas con ellas.
También hay cosas que a lo mejor ya no las tienes que hacer porque han quedado resueltas, producto de otras acciones o por cambios que has aplicado.
El caso es que siempre hay cosas que eliminar. En este paso tienes que reflexionar y tomar decisiones. Es el paso más difícil pero imprescindible. Vas a ver que cuando has tomado la decisión tachar es muy fácil además de liberador. Pruébalo. Empieza ahora. Con calma.
Paso 3 — Tareas que han de resolverse en un futuro inmediato
Una vez que ya has limpiado la lista, no se el tiempo que te habrá llevado, estás listo para volver sobre ella. Y esta vez vas a identificar toda aquellas cosas que han de estar resueltas en un futuro inmediato. Y llamo futuro inmediato entre una y 3 semanas. A lo sumo un mes. Pero si puede ser menos mejor.
Identifícalas como quieras, las puedes subrayar, le puedes poner una marca al lado, le puedes pasar por encima un marcador de color, lo que más te guste. El caso que luego las veas de forma fácil.
A la vez que las identificas has dos cosas, una anotar cuando tienen que estar realizadas si en una, dos o tres semanas. Con poner un número tienes. Y dos, si se trata de una sola tarea o lleva varias.
Este paso quizás se podría unir con el anterior y según revisas la lista eliminas e identificas. Pero yo te aconsejo que lo hagas por separado.
Una vez que acabes de identificar todas las cosas que has de hacer en las próximas semanas. Tendrás una larga lista con, cosas tachadas, cosas que resaltan y cosas que están escritas sin resaltar.
Si te paras un momento y lo piensas mientras miras esa lista, lo mas difícil ya lo has hecho, ahora solo te queda el hacer. Has despejado tu mente, has tomado decisiones y eliminado lastre que te impide avanzar y por último tienes identificadas todas las cosas que tienes que hacer en las próximas 3 semanas. Y sin tener que recurrir a la memoria. Cuando llegas a este punto te invade una tranquilidad enorme. Por lo menos a mi me pasa. Espero que tu también la experimentes.
Si prefieres trabajar con una lista limpia y con menos cosas puedes trasladar todo lo que tienes identificado para el futuro próximo a una lista nueva y la otra la guardas. Yo prefiero seguir con la misma lista porque así tengo constancia del trabajo realizado, lo tengo presente. Pero tu has lo que te sea mas cómodo.
Paso 4 — Escoger el número de cosas con las que vas a trabajar
Como te decía ahora lo que queda es hacer. Y yo te pregunto ¿hacer qué? tu respuesta será, las cosas de la lista que he identificado. Si, pero has de concretar el cómo y con cuáles de ellas vas a empezar. Y además definir las tareas que tienes que llevar a cabo. Tu has escrito cosas, no tareas.
Si por ejemplo has escrito renovar el carnet de identidad o grabar el segundo episodio del podcast.
Eso no son acciones en si misma. Has de definir la primera tarea que tienes que hacer para que esté terminado. Y hacerlo lo mas detallado posible. Que al leer la tarea no tengas ninguna duda de lo que has de realizar.
Esto es lo que vas a hacer en este paso.
En la lista que tienes ahora, tienes cosas de una sola acción y cosas que necesitan varias acciones. Además sabes si las tienes que hacer la semana próxima, la siguiente o dentro de tres. Eso es mucha información, y te va a permitir seleccionar con que vas a empezar.
Pero antes has de definir, esa primera tarea y redactarla adecuadamente. Que comience siempre con un verbo, lo que hay que hacer, seguido de la máxima información que puedas.
Lo tienes que hacer con cada una de las cosas que tienes apuntadas. Pero como la lista es posible que sea bastante larga en esta ocasión lo harás solo en la lista que has identificado en el paso anterior.
Las que son de una sola acción redáctalas de forma clara y las que llevan varias tareas define el resultado que quieres obtener y cual es la primera tarea que tienes que realizar para que vaya hacia ese resultado.
Por ejemplo el caso de grabar el episodio que puse antes.
La primera tarea sería definir el tema de lo que voy a hablar. Luego tendré que escribir un guión. Grabar el audio. Luego tendré que editarlo y finalmente subir el audio al alojamiento del podcast.
Si no identifico bien esa primera tarea, el resto no se hacen. Y cada vez que lea la tarea grabar episodio 2 del podcast no la podré hacer. Pensaré que aun no tengo el guión y mi mente empezará a darle vueltas al tema pero sin definir que es lo que tengo que hacer primero. Al final las cosas no se hacen y no sabes porqué y además te estás creando una preocupación.
Por eso es tan importante saber lo que tienes que hacer, que parece evidente pero que no lo es.
Una vez que has realizado esto en cada punto de la lista podrás seleccionar un número pequeño de tareas con las que empezar. Anótalas en una lista aparte. No mas de diez tareas. La otra lista la vas a guardar. Ya volverás a ella en otro momento.
Con esa pequeña lista es con la que vas a trabajar la siguiente semana. Y es la que tienes que tener presente.
Al final de semana revisas la lista a ver que tareas has finalizado y añades nuevas de esa lista que hemos guardado. Trabaja siempre con una lista pequeña. Que la puedas finalizar. Las listas largas parecen interminables y crean frustración.
Esta lista pequeña de acciones si no quieres llevarla en papel puedes añadirla a alguna aplicación de tareas. Pero solo esta final con la que trabajas. Las anteriores mejor en papel.
Las tareas que durante la semana te vayan apareciendo nuevas añádelas en la lista que has guardado no en la que estás trabajando. Y realiza el paso 3 cuando las anotes.
Bueno pues con estos 4 pasos has comenzado a tomar el control, a poner un poco de orden en el caos. Te servirán para dar esos primeros pasos hacia la organización personal o para retomarla si te has dejado estar.
4 pasos a los que puedes volver en cualquier momento y te volverán a centrar.
Todo esto también te permitirá desarrollar los hábitos adecuados para no llenar tu mente de cosas sino apuntarlas. Y para definirlas adecuadamente, tener claro lo que tienes que hacer para que se hagan.
No se consigue en un día pero con constancia se llega.
Espero que hayas realizado el ejercicio y si no lo has hecho todavía hazlo en el primer momento que tengas, no dejes que pase tiempo. Hoy mismo si es posible. Y comparte conmigo como te ha ido, las dificultades que has encontrado y el punto en que te encuentras ahora.
Si te ha gustado compártelo en tus redes favoritas.
