Como foi organizar um desafio voluntário entre designers e ONGs
Conectando designers que buscam formas de construir um portfólio junto com ONGs que precisam de um suporte voluntário real.
Comunidades e valores
Tudo começa com uma ideia. E uma ideia que é compartilhada sempre tem mais possibilidades de sair do papel. Quando o Vitor da JovensUX&UI entrou em contato comigo, nunca imaginei que esse projeto seria tão grande a ponto de conseguir ajudar e unir tantas pessoas em tão pouco tempo.
Para quem não sabe, hoje organizo a iniciativa VagasUX que é um projeto colaborativo e totalmente voluntário com uma curadoria de vagas e conteúdos voltados para quem está iniciando na área de design. Começou de uma vontade também e aos poucos fui encontrando pessoas engajadas em me ajudar e hoje somos uma comunidade relevante e necessária.
A JovensUX&UI também tem muito do mesmo intuito e já promovia alguns desafios na comunidade para estimular que as pessoas criassem algum estudo de caso para portfólio a fim de praticarem seus conhecimentos e estarem mais capacitadas para o mercado de trabalho no geral.
Com isso, o Vitor sentiu a oportunidade de me chamar para participar de um desses desafio como uma parceria entre ambas as comunidades.
E por que não? Comunidades são ainda mais fortes quando compartilham de um mesmo objetivo e atuam em conjunto. Era só questão de pensar como organizar e qual seria o nosso propósito a ser atingido.
Identificando um propósito
Público-alvo e necessidades
Chegamos a conclusão que nosso público é e sempre será o foco no profissional iniciante em design. Com isso, pensamos nas necessidades que essas pessoas sentem. Sabemos que um júnior precisa de:
- Orientação para saber como aplicar os conteúdos que vê por aí e tirar dúvidas recorrentes
- Motivação e incentivo para colocar em prática seus conhecimentos aprendidos
- Oportunidade para mostrar seu trabalho e estudos
- Indicação de conteúdos e materiais que foquem na aplicação prática
- Troca com outras pessoas e aprendizado colaborativo
- Estímulo com possíveis problemas que possam ser resolvidos com alguma solução de design, ou melhor, um desafio.
Então já tínhamos um ponto de partida. Designers precisam se sentir engajados a fim de construir um projeto colaborativo.
Ao mesmo tempo pensamos como poderíamos apoiar essas pessoas sem cair em mais do mesmo. Daily UI, redesigns não solicitados, ninguém aguenta mais. Certo? 😜
Desafio com propósito
Mas e se pensássemos em ir além e buscar construir um projeto que apoie realmente quem precisa e seja relevante na prática? Em algum momento chegamos na conclusão então de que nada melhor do que procurar por ONGs! Instituições sem fins lucrativos de pessoas que se uniram também de alguma forma para apoiar uma comunidade, defender uma ideia, levantar uma necessidade. E essas instituições muitas vezes são esquecidas, deixadas de lado por conta do cenário capitalista em que vivemos mesmo que não sendo proposital da nossa parte, mas sabemos que acaba por acontecer com frequência.
Muitas ONGs precisam de:
- Capital e recursos para operarem e darem andamento nas suas iniciativas
- Voluntários dispostos a ajudar regularmente
- Apoio com redes sociais, marketing e sim, também design.
E assim começamos a buscar por ONGs que estivessem nas redes sociais buscando por algum tipo de ajuda que pudesse envolver essa parte de design. Conversa vai, conversa vem e no fim conseguimos fechar com 7 ONGs que ficaram muito interessadas em poder ter algum tipo de apoio da comunidade.
Procuramos instituições de diversos contextos desde tecnologia, inclusão, sustentabilidade, educação, saúde e esportes, e todas elas possuem um propósito único e especial. No final deste artigo você encontra o nome de todas elas e como apoiar.
Com isso, nosso propósito estava claro com o desafio:
- Promover a troca de conhecimento entre a comunidade
- Apoiar uma ONG que precisa de pessoas engajadas em ajudar
- construir uma base para o portfólio dos designers inscritos e facilitar a aplicação dos seus conhecimentos em um contexto real.
Conectando interessados
Divulgação
Começamos a divulgar nas nossas redes sociais das comunidades sobre o desafio para verificar se as pessoas estariam interessadas em participar. Tentamos contextualizar na divulgação todo o propósito do desafio e o diferencial que gostaríamos de promover com essa troca entre designers e ONGs que realmente precisam de um suporte para realizar um trabalho com propósito e toda a possibilidade de implementar a solução ganhadora oficialmente mantendo o contato com cada ONG. Desde o começo muita gente se identificou com esse objetivo!
Com isso abrimos um formulário de inscrição com algumas perguntas para compilar os dados de contato dos designers e entender em quais frentes eles teriam mais interesse em apoiar. Para a nossa surpresa tivemos 589 inscrições em um único dia! Foi preciso fechar o formulário poucas horas depois, pois não teríamos estrutura para apoiar tanta gente sendo unicamente 2 pessoas organizando o desafio.
Até hoje recebemos mensagens de pessoas que querem muito participar em uma próxima edição e buscando saber quando essa edição virá a acontecer. Pois como houve identificação com a proposta, sentimos que a sensação de querer fazer parte dessa iniciativa foi algo desde sempre muito forte e presente na comunidade.
Depois do baque com a quantidade de inscrições, pensamos o que poderíamos fazer para dar suporte para todos que se inscreveram e como dar continuidade no projeto com aquele número grande de interessados. Afinal, não queríamos ter de escolher apenas algumas dessas pessoas e ter a possibilidade de perder outros potenciais engajados em apoiar e participar do desafio. Então tomamos uma decisão doida: seguir com todas as 589 pessoas! Mas como? Continue lendo pois a história tem altos e baixos 😅
Formação dos grupos
Nossa solução encontrada foi criar grupos com base nos interesses identificados no formulário de inscrição, onde as pessoas podiam escolher entre UI/UX/Product Design/Research/UX Writing/etc. Isso nos ajudou a construir grupos minimamente balanceados com pessoas de cada frente distribuídas nas equipes formadas.
Por conta do número elevado de inscritos, também foram precisos números grandes de grupos. Conseguimos separar os inscritos em 97 grupos, seguindo essa lógica de balanceamento e tentando alocar por volta de 6 pessoas em cada grupo para se aproximar do conceito de uma squad que conhecemos hoje no mercado.
Sentimos que essa planilha foi útil, porém não muito intuitiva para todos encontrarem os integrantes de sua equipe. Logo depois essa planilha foi evoluída para uma base dinâmica de participantes onde trazia o balanceamento de cada equipe e o nome de cada um dos seus integrantes para facilitar a busca. E o mais incrível é que essa base foi criada de maneira voluntária por um dos inscritos da iniciativa.
Provando que quando lidamos com projetos colaborativos, a probabilidade de identificar pessoas realmente engajadas e dispostas a ajudar é bem alta.
Contato com os inscritos
Um grande problema que percebemos foi que assumimos lá no começo que todos os inscritos no formulário eram pessoas que realmente iriam participar do desafio, pois essa era mesmo a proposta. Mas as pessoas nem sempre se comprometem com aquilo em que se aplicam. É comum, por exemplo, vermos casos onde as pessoas compram cursos online e nunca o terminam. Mesmo com algum tipo de investimento, ainda é preciso dedicação e tempo. No nosso caso, nem houve algum tipo de investimento pois a participação do desafio era totalmente voluntária, então era mesmo provável que o interesse desses participantes fossem caindo ao longo do desafio. E assim aconteceu.
No começo tivemos muita dificuldade em entrar em contato com as pessoas inscritas pois muitas delas não respondiam ou diziam que tinham interesse, mas não entravam em contato com sua equipe para dar início ao desafio.
Divulgamos o projeto em novembro de 2021 e abrimos um canal no Slack convidando todos os inscritos por e-mail. Disponibilizamos um cronograma e uma documentação inicial no Notion com todas as principais informações do desafio, ONGs, mentores e prazos do projeto.
Porém, mesmo com datas de entrega espaçadas e todo o final do ano dedicado para os inscritos se inscreverem no Slack, encontrarem sua equipe e começarem um alinhamento inicial, ainda assim só conseguimos dar início mesmo na etapa inicial de Discovery apenas em janeiro após o período festivo.
Uma das partes mais trabalhosas que passamos foi precisar entrar em contato direto por WhatsApp e Linkedin com a maioria das pessoas para confirmar seu interesse no desafio. Fomos percebendo que o real comprometimento de muitas pessoas não era exatamente o mesmo comparado ao interesse em participar do desafio e divulgar sua participação nas redes sociais. Mas ainda assim, mesmo com essa barreira de inscrições ausentes, conseguimos dar início ao desafio!
Conexão com as ONGs
Definição do briefing
Como mencionei anteriormente, cada ONG escolhida possui um público e necessidade específica. Com isso foi preciso fazer um alinhamento inicial com cada representante das ONGs para mapear alguns desses pontos:
- Atuação da ONG
- Missão e valores
- Persona
- Principais dores identificadas
- Site, redes sociais e maiores informações de iniciativas que já estão rodando na ONG
Escolha da ONG
Para tornar o desafio o mais interessante possível para as equipes, deixamos aberto a opção de escolher uma ONG dentre as que estavam participando do projeto. Porém, para que não houvessem muitas equipes em uma única ONG e esse tipo de desbalanceamento, optei por criar um modelo no FigJam com post-its correspondentes ao número de equipes que tínhamos (97!) e um número fixo de vagas a serem preenchidas para cada ONG.
Assim, realmente notamos que algumas ONGs se destacaram pela sua temática, atuação, entre outros, mas mesmo assim conseguimos balancear as equipes com base na quantidade de equipes possíveis para cada instituição.
Isso também foi uma tentativa de incentivar um contato inicial das equipes para decidirem em conjunto qual ONG seguir e buscarem correr atrás de iniciar o projeto. Em alguns casos deu super certo, mas em outros ainda houveram muitos problemas de alinhamento e pessoas da equipe ausente.
Apoio de profissionais da área
Mentoria e processos de orientação
Deixamos claro que toda a troca de conhecimento em cada etapa do projeto e tira-dúvidas seriam realizadas via canais do Slack do desafio. Criamos canais para dúvidas gerais e canais com dúvidas específicas para cada etapa de design, além de outros focados em assuntos exclusivos de cada ONG e um canal por equipe para alinhamento interno.
Para dar suporte a todas essas equipes, chamamos alguns profissionais do mercado para apoiarem como mentores do projeto e ficarem encarregados de alguma das instituições.
Liberamos um formulário voltado para mentores e divulgamos entre conhecidos da área pois desta vez não queríamos abrir muito e ser mais seletivos pois precisávamos mesmo de mentores dedicados e com disponibilidade em apoiar e se responsabilizarem pelas equipes.
Assim, todos os mentores voluntários escolhidos entravam nos canais de suporte e também nos canais de cada time para avaliar como estava o engajamento da equipe, tirar dúvidas, dar feedback sobre os entregáveis de cada etapa, entre outros.
Acho que esse foi um dos pontos que mais acertamos, pois as mentorias ocorreram muito bem de maneira assíncrona e alguns mentores ainda disponibilizaram suas agendas para reservar alguns minutos para orientar ainda mais próximo das equipes. Tivemos muitos feedbacks positivos desse processo e ficamos felizes em trazer esse tipo de troca para a comunidade pois é algo muito rico ter essa experiência com profissionais da área.
"O projeto foi excelente, desde a criação até o feedback. Muitas das dúvidas que tinha sobre o mercado e poder exercitar UX na prática além do trabalho que já atuo me fez ver pontos em que poderia melhorar e aperfeiçoar o que já tinha como ponto forte.”
Talks sobre temas específicos
Como estamos lidando com um perfil mais iniciante e o nosso foco também é dar o suporte para que eles consigam atingir o objetivo proposto, sabíamos que seria preciso investir também em conteúdo didático.
Por isso pedimos aos mentores voluntários para nos apoiar com algumas talks que contextualizassem os processos de cada etapa prevista no desafio, desde a Discovery e pesquisa até a UI e prototipação final.
E como escolhemos mentores com várias especializações diferentes, foi muito tranquilo e natural promover essas conversas com eles e sessões de tira-dúvidas sobre cada etapa.
Dores ao longo do processo
Mesmo com as talks e mentores pingando as equipes no Slack para saber um status das equipes, sentimos uma redução drástica do engajamento. Tivemos muitas pessoas comunicando desistência e por inúmeras vezes foi preciso fazer a troca de integrantes em equipes com realocações.
Isso gerou muitas pessoas frustradas e perdidas pela falta de alinhamento com sua equipe, além de pessoas que se viam sozinhas e desmotivadas em continuar. Muitas pessoas simplesmente não conseguiam equilibrar a agenda pessoal com a participação do desafio, outras tiveram problemas pessoais, já algumas não gostaram mesmo do formato do desafio pelo Slack e optaram por abandonar. Tivemos diversos cenários e fomos apoiando dentro do possível todas as 97 equipes uma a uma.
Também tivemos a saída de uma das ONGs pois descobrimos no meio do projeto não estar alinhada com a proposta inicial do desafio (buscando algum tipo de lucro). Então foi preciso realocar equipes que estavam atreladas com essa ONG, voltar dois degraus e estender o prazo do projeto, que antes era de 5 meses e fomos para 6 (acréscimo de 1 mês).
Etapa final
Resiliência das equipes finalistas
Começamos com 589 pessoas inscritas e divididas em 97 equipes. Finalizamos com 24 equipes e aproximadamente 144 pessoas, muito menos da metade! Isso mostra que quem ficou até o final já tem o mérito de ter concluído oficialmente todas as etapas do desafio e entregado o projeto final mesmo com todos os obstáculos enfrentados.
Implementação dos projetos ganhadores
Começamos a buscar por voluntários de tecnologia para apoiar também com uma possível implementação das soluções propostas das equipes ganhadoras junto com as ONGs. Já temos um grupo no WhatsApp com algumas pessoas interessadas. Esta ainda é uma etapa em desenvolvimento, portanto se você sente que poderia ajudar ou conhece alguém que toparia apoiar, é só acessar aqui!
A ideia é fazer uma ponte entre os designers com seus projetos finalistas, desenvolvedores que possam dar suporte com a parte técnica e de fato os representantes das ONGs que podem orientar o que será necessário.
Não vamos intermediar essa parte, mas faremos o possível para conectar as pessoas interessadas.
Demo days e resultado final
Nas últimas semanas do desafio que aconteceram no final de maio/22, nos alinhamos com os representantes das ONGs para definir uma data para as demo days, as apresentações finais de cada projeto junto com as equipes e mentores. As equipes participantes submeteram seus projetos em um formulário final de entrega e prepararam uma apresentação de defesa do case. Cada equipe teve 15 minutos para defender seu projeto.
No final de cada dia de demo day nos sentimos com os corações aquecidos de ver projetos incríveis sendo concluídos e toda a emoção nos olhos dos participantes e dos representantes das ONGs.
Teve choro, alegria, surpresa e muita emoção! Sentimos que os representantes perceberam o propósito da iniciativa e que muitos dos projetos finais estavam além das expectativas. Tivemos até relatos de algumas ONGs indicando que esse tipo de iniciativa é relevante a ponto de incentivar com que a ONG não deixe de existir e tenha forças para continuar atuando mesmo com as adversidades. Lógico que eu arrepiei ouvindo isso! Foram muitas vidas impactadas e um feedback super positivo de todos os envolvidos.
Premiação e uma surpresa, tivemos até patrocínio!
Não foi nada fácil tomar essa árdua tarefa de escolher um time vencedor! Com o apoio dos representantes e mentores, chegamos em 6 equipes ganhadoras, uma para cada ONG participante. Você confere o link do projeto e Linkedin de todos os ganhadores no final deste artigo.
Eu já havia apresentado a proposta do desafio para algumas pessoas ao longo desses 6 meses e tive a grande felicidade de receber um incentivo direto da Alura que já é parceira oficial da iniciativa VagasUX e ficou muito feliz em poder apoiar nosso projeto Apoie Uma ONG oferecendo nada mais nada menos do que 32 bolsas para as equipes ganhadoras com uma formação completa de UX. Orgulho que fala, né? 🥺
O mais bacana disso tudo é que desde o começo falamos para os participantes que não garantíamos uma premiação oficial, mas que faríamos de tudo para ao menos tentar e de qualquer maneira trazer no mínimo reconhecimento para todas as pessoas ganhadoras — vamos divulgar os projetos e os perfis dos ganhadores nas nossas redes.
Então foi muito legal poder ver o pessoal vibrar com o resultado final e ainda se surpreender com a notícia das bolsas, mais um motivo pra sentir o coração quentinho.
Principais aprendizados
Depois de toda essa troca real com a comunidade, posso dizer que está mais que comprovado que é possível fazer a diferença desde que haja vontade. Os recursos são definitivamente necessários, mas eles podem e vão chegar desde que haja iniciativa. É preciso dar o primeiro passo para construir algo. E depois o segundo, e o terceiro. Aos pouquinhos as coisas vão fluir e desde que haja planejamento e dedicação, há de se chegar lá 😌
Chega até a me dar um certo nervoso só de pensar que toda essa história poderia não teria acontecido se eu o Vitor não tivéssemos trocado esse papo em 2021…
Se duas pessoas de comunidades diferentes conseguiram movimentar 589 inscritos, 24 mentores voluntários, 97 equipes e ainda garantir um patrocínio de uma escola com 32 bolsas integrais; por que você e qualquer outra pessoa também não pode pensar e movimentar uma iniciativa que conecte pessoas, ideias e necessidades reais? Todos nós podemos movimentar o mercado, impactar positivamente e apoiar nossa comunidade. Não existe mais desculpa, podemos ser acessíveis e essa disponibilidade só vai depender da gente mesmo. O quanto estamos dispostos a abdicar de alguma parte do nosso tempo livre pra construir algo similar?
Pode ser chato algumas vezes e ser até um tanto cansativo sim, mas poder escrever um artigo como esse com todo esse conteúdo e resultado faz valer a pena cada segundo investido.
Lembrete: Promovam mais ações e menos manifestos
Agradecimentos e indicações finais
Agradeço a todos que divulgaram essa iniciativa, que participaram e investiram algum tempo que seja na criação de uma ideia para alguma das ONGs.
Agradeço a todos os representantes das ONGs que aceitaram disponibilizar informações necessárias na construção do briefing do desafio, toda a parceria até aqui e por terem topado oficialmente participar desse projeto com a gente.
Agradeço aos mentores que aceitaram participar com a gente e dedicar parte desses 6 meses orientando essas pessoas, tirando dúvidas sobre cada etapa do desafio, fazendo reuniões dedicadas, apoiando com talks e conteúdos relevantes e marcando presença nas apresentações finais das equipes compartilhando sua avaliação.
Agradeço à nossa parceira Alura por proporcionar essa incrível premiação para todas as equipes vencedoras e apoiar nossa comunidade no crescimento profissional dando seguimento nos estudos com a formação completa de Desenvolvimento de Carreira em UX com 48h de conteúdos relevantes sobre portfólio, análise de mercado, entrevista e muito mais!
Também não poderia deixar de agradecer ao Vitor por todo o apoio em organizar esse desafio comigo e apoiar em todas as etapas, desde o contato com os representantes, organização das equipes e contato com integrantes, além da parceria onde fomos também mentores no desafio.
Conheça e apoie nossas iniciativas
Conheça e apoie as ONGs participantes
- OSC Conexão Solidária
- Agendageek
- Instituto Bushido
- Projeto Kurumins
- Instituto Reuna
- Youth Action Hub (YAH)
Siga os mentores voluntários
Marianna Piacesi, Vitor David, Marcela Noronha, Raquel Godoy, Matheus Carvalho, Paulo Brandão, Alê Periard, Vanessa Pedra, Julia Nascimento, Andre Hiro, Sylvia Madeira, Lucas Lopes, Rafael Ventura, Leonardo Aragão, Lidia Grigorini, Rafael Zaia, Douglas Hougaz, Janaína Moreira, João Dantas, Adria Meira, Paula Völker, Janaina Borba, Michelle Brito, Brian Lima.
Conheça e divulgue os projetos finalistas
- OSC Conexão Solidária
Acessar projeto | Equipe 76 | Integrantes: Andreza Camurate, Caroline Gomes, Gabriel Nunes Araujo e Maria Gomes - Agendageek
Acessar projeto | Equipe 86 | Integrantes: Juan Pablo, Tiago Amorim e Viviane Zyszkiewicz Boelter - Instituto Bushido
Acessar projeto | Equipe 38 | Integrantes: Michelle Paim, Angelica Reis e Paola Pagliarini - Projeto Kurumins
Acessar projeto | Equipe 83 | Integrantes: Caroline Ferreira, Guilherme Borges, Samira Pereira, Miguel Zynich e Edson Mikayl - Instituto Reuna
Acessar projeto | Equipe 24 | Integrantes: Ysabella Silva, Juarez Egildo, Diego Queres e Jordan Souza - Youth Action Hub
Acessar projeto | Equipe 61 | Integrantes: Caroline Surdi Lanhi e Maria Luíza Viegas R. Silva
Como podem ver tivemos equipes finalistas com 2 a 5 pessoas, sendo que todas começaram com 6 integrantes. Mesmo com equipes menores por conta das desistências, essa galerinha deu um jeito de continuar e entregar o projeto direto no gol 😃⚽️
Menções honrosas
Por fim tivemos ainda algumas pessoas escolhidas pelos mentores como destaque de participação e engajamento que também levaram uma bolsa pra casa e merecem todo nosso reconhecimento.
Pricila Ventura, Camila Moreno, Rodrigo Arruda, Aline Germano, Carol Brasileiro, Rebeca Balbino, Cléo de Castro, Paula Leão, Lígia Corrêa, Gabriella Nathacha e Ana Elisa
"Agradeço pela oportunidade que vocês me deram de imergir nesse mundo de UX mesmo eu tendo nada de experiência. Pude amadurecer muitas ideias e esclarecer muitas dúvidas. Obrigado de coração!"
"A experiência foi algo sensacional, digo que muito necessária para os profissionais iniciantes, todo o trabalho das instituições parceiras e contribuintes foi excelente."
Obrigada por ler até aqui e quem sabe não nos vemos na próxima edição do desafio? "Opa, mas vai rolar?" 👀 Esperamos que sim!
