Att simma i betong: 3 sätt att främja innovation i offentlig verksamhet

Jag har tillbringat stora delar av mitt arbetsliv i offentliga och ideella organisationer, myndigheter och liknande. De skiljer sig åt i många avseenden, men det finns gemensamma utmaningar när det gäller att främja innovation.

Jag vill därför dela med mig av några insikter och lärdomar som jag har samlat under åren.

För offentligt finansierade organisationer finns strikta regler och regelverk som styr hur man använder pengar. Organisationerna kan ha starkt lokalt och regionalt självstyre, vilket ibland kan leda till komplexa beslutsprocesser. En chef uttryckte det som att “simma i betong”.

Dessa utmaningar är sällan enkla att lösa på kort sikt och kan i vissa fall kräva lagändringar.

För medarbetare kan det vara frustrerande. Idéer fastnar i diskussionstadiet eller analyseras sönder. Rutiner som har satts upp för att upprätthålla systemets integritet hindrar innovation.

Men det finns potential för effektivitetsvinster, nöjdare medarbetare och i slutändan förbättrad service för medborgarna. Jag har identifierat tre effektiva tillvägagångssätt för att främja innovation inom offentliga organisationer:

Användarcentrera de interna processerna

Om vi tänker på hur myndigheter fungerade för 15 år sedan, så är det slående hur mycket bättre den digitala servicen till medborgarna fungerar idag. Många organisationer har arbetat med sina processer och genom digitalisering förbättrat dem avsevärt. Ett exempel är CSN, de var kända för sina långa telefonköer som kunde vara en hel dag. Sådana problem är inte lika vanliga längre. Det är en fantastisk utveckling som är resultatet av hårt arbete och stora investeringar.

Men för interna processer har tiden har stått stilla. Ekonomisystemet köps in av ekonomiavdelningen och IT. Det läggs mycket tid och energi på att säkerställa att alla integrationer fungerar, att servrarna är stabila och att man följer GDPR. Men när man frågar hur användarna har involverats möts man av ett uppmuntrande “det var en bra idé!”.

Sedan ska medarbetarna i ett decennium gå igenom en kafkaprocess varje gång ett mindre inköp ska göras. Det är inte svårt att se hur detta dödar kreativitet. Om en medarbetare avskräcks från att göra ett inköp så kan det stoppa en innovation som skulle kunna förbättra för hela organisationen! I längden drabbar detta medborgarna eller kunderna.

Ofta skulle man komma långt genom att uttala en ambition. Använd sedan kompetensen och resurserna som byggts upp för att förbättra den externa servicen till de interna processerna. Använd designsmetodik för att kommunicera potentialen och se till att man gör rätt sak först. Gör kundresor, business model canvas, effektkartläggningar, personas och vad som nu behövs.

Om det behövs argument: peka på hur mycket bättre situationen är externt och säg: “Tänk om vi kunde göra samma resa internt!”.

Integrera innovation

Många organisationer har ett ”innovationslabb”, ofta på en annan plats. Tanken är att skapa en zon, avskild från den gråa vardagen där kreativa människor får kraft att skapa fantastiska innovationer. På Swedavia, där jag har arbetat i innovationsteamet, tänker man tvärtom. Teamet sitter självklart tillsammans med verksamheten, med flygplatsen ett stenkast bort. Uppgiften är att skapa en innovativ kultur i hela företaget.

Innovation sker bäst i verksamheten. Det är medarbetaren som dagligen arbetar med bagage, som ser vad som behöver optimeras. Det är boardingagenterna som ser flaskhalsarna i processen.

Innovationsteamets uppgift blir då att stödja, belöna och skapa en process för innovation. Innovationsteamet får också en intim kännedom om verksamheten, och kan stärka innovationskraften med sin metodik. Medarbetaren blir delaktig i lösningen, och en pålitlig ambassadör för innovation.

Implementera minimalt

Livet är en fest i konceptstadiet, skisserna ser jättebra ut och alla är på gott humör. Sedan möts man av betongbassängen som man ska simma över, och luften går ur teamet.

För någon som jobbar i verksamheten, och har svårt att hinna med sina vanliga uppgifter, kan det bli en omöjlighet att ta sig igenom alla granskningar, styrgrupper och beslutsgrindar.

Ett beprövat sätt att komma framåt är att minimera implementationen så mycket det bara går. Köp in ett enstaka exemplar av produkten så att budgeten hamnar under gränsen. Hoppa över integrationen med de andra systemen till att börja med. Implementera det på en produkt, under en begränsad tid, på en plats. Utöka efterhand.

Jag arbetade en gång med att implementera kortbetalning för ett studieförbund. Det kan verka trivialt och inte särskilt innovativt, men vid den här tiden fanns det mycket motstånd och komplexiteter i form av olika föråldrade system som skulle prata med varandra. Efter mycket tandagnisslan och gråt så gick det till slut.

Jag har tänkt på hur mycket problem vi skulle bespara oss om vi började med att implementera lösningen enbart på till exempel franskakurser i Skåne först.

Förutom att man helt kan undvika vissa hinder på det här sättet, så vänjer man också organisationen vid förändringen. Man bevisar att det fungerar i verkligheten. När det är dags att utöka känns det inte lika dramatiskt.

När man tänker på vilken potential det finns för innovation i offentliga organisationer, och att de i många fall redan bevisat sig med sina externa produkter, måste man ändå förhålla sig hoppfull. Metoderna, kunskaperna och kompetensen, allt finns på plats!

För att summera, mina bästa tips för att komma igång med innovation:

Användarcentrera de interna processerna: Tillämpa samma metoder med samma energi som används för att förbättra servicen till medborgarna.

Integrera innovation: Placera innovationsfunktionen nära den dagliga verksamheten och se till att innovationsarbetet stöder och belönar idéer från medarbetarna.

Implementera minimalt: Undvik att låta projektet fastna i byråkratiska processer genom att minimera implementationen. Då vänjer organisationen sig vid förändringen och man får bevis på att innovationen fungerar i praktiken.

Vill din organisation utveckla er innovationsförmåga? Vi har satt samman två paket som ger er tydliga steg att följa för att påbörja er resa.

Kickstart Innovation: Uppstart (pris just nu 70 000:- exkl. moms)
Vi ger er grundläggande insikter och inspiration för att komma igång med era innovationsambitioner.

Kickstart Innovation: Förändring (pris just nu 200 000:- exkl. moms)
Vi hjälper er att utveckla era interna processer, utbildar/inspirerar era medarbetare och identifierar möjligheter från er verksamhet som vi tillsammans konkretiserar och tar fram en genomförbar plan för att realisera.

Paketen ger er:
• Inspiration till vardagsinnovation för medarbetare på alla nivåer.
• Konkreta åtgärdsplaner som ni kan agera på direkt.
• Beprövad innovationsmetodik som ni kan fortsätta dra nytta av på längre sikt.

Ladda ner PDFen för mer info eller kontakta mig på mattias.hallberg@variant.se för att diskutera era behov och vad det finns för möjligheter.