Khi bạn hỏi ai đó “Scrum là gì?”, có lẽ 9 trong số 10 người sẽ kể về cuộc họp daily meeting (DM). Có thể họ gọi là “họp đứng” hoặc họp hằng ngày hoặc họp đứng hằng ngày nhưng họ đang nói về cuộc họp mà bạn đang nghĩ phải có mỗi ngày nếu bạn đang làm Scrum. Và họ hầu như nói rằng cuộc họp đó là nhàm chán hoặc vô nghĩa hoặc nhàm chán và vô nghĩa.
Khi một đội nói với tôi rằng DM của họ nhàm chán thì nó có nghĩa là đội đó không ổn. DM không nên nhàm chán. Bạn nên nghĩ đến giá trị của bạn trong đó.
Rất nhiều đội đã xuất hiện và thay phiên nhau nói về những gì họ đã làm vào ngày hôm qua, họ đang làm gì ngày hôm nay và liệu họ có bất kỳ trở ngại nào không. Mọi người đều nói rằng họ là anh hùng ngày hôm qua và hôm nay, và rằng không có bất kỳ trở ngại gì. Và người duy nhất quan tâm đến những gì đang được nói là người đang nói chuyện và sau đó có thể là Scrum master (SM). Nhưng khá nhiều người khác được kiểm tra ra là không nói gì.
Nghe có vẻ quen? Vâng, đây là 5 lý do tại sao DM của bạn nhàm chán.
#1. Bạn đã quên tại sao bạn ở đó.
- Mục đích của DM không phải là để đứng trong một vòng tròn và nhìn chằm chằm vào sàn nhà trong 15 phút. Bạn có mặt ở đây là để tập hợp thành một nhóm và hiểu nhóm đang làm gì để cung cấp sản phẩm hoàn chỉnh, kết thúc sprint. Đó là cơ hội hằng ngày của team để kiểm tra và thích nghi. Chúng ta đã ở đâu? Chúng ta đã học được gì? Kế hoạch của chúng ta để đạt được mục tiêu? Có điều gì chúng ta phải thay đổi như một đội để đạt được mục tiêu? Có điều gì đang diễn ra đang cản trở hoặc làm chậm tiến độ của chúng ta đối với mục tiêu đó? Vào cuối cuộc họp, mọi người sẽ có một ý tưởng về tình trạng là gì và kế hoạch cho 24h tiếp theo là gì?
#2. Chạy dài, đi chậm
- Một lý do chính tại sao DM nhàm chán là không có cảm giác cấp bách. Cuộc họp này nên được thực hiện trong vòng 15 phút hoặc ít hơn. Nếu nhóm của bạn có thể chỉ ra kế hoạch của mình chỉ trong vòng 8 phút thì cuộc họp sẽ kết thúc trong vòng 8 phút. Bạn hoàn toàn không cần lâu hơn. Hãy quay trở lại làm việc.
- Như bạn có thể tưởng tượng, nếu bạn đang cố gắng để đạt được điều gì đó trong vòng 15 phút hoặc ít hơn thì cuộc họp này sẽ phải đi tàu nhanh. Nếu bạn xác định một vấn đề cần được giải quyết, bạn có thể nói rằng “ok … chúng ta hãy nói về điều đó sau DM”. Trừ khi vấn đề đó có một giải pháp siêu nhanh, hãy lưu ý và tiếp tục.
- Vì vậy hãy nhớ: nếu cuộc họp của bạn mất hơn 15 phút, bạn đang làm SAI!
#3. Bạn đang báo cáo tiến độ cho SM
- Bất cứ khi nào bạn nói chuyện hoặc bất cứ khi nào ai đó nói chuyện, họ sẽ nói chuyện với SM. Về cơ bản, bạn chỉ báo cáo tiến độ cho SM và bạn đang đối xử với SM như người quản lý dự án. Đừng làm thế. SM không phải là người quản lý dự án. SM cũng không được quan tâm nhiều đến việc bạn đã làm hoặc sẽ làm gì hơn bất cứ ai khác trong nhóm vì DM không vì lợi ích của SM.
- Hãy nhớ rằng, mục đích của DM là cho nhóm có được một sự hiểu biết về những gì đang xảy ra và những gì được lên kế hoạch. SM không phải là người quản lý dự án và không chỉ đạo những gì đang diễn ra trong đội. SM có mặt ở đó để giúp nhóm làm việc hiệu quả và có kết quả. Nếu bạn là SM và nhóm của bạn đang làm việc báo cáo với SM, bạn hãy thử liên lạc bằng mắt với người nói hoặc thậm chí cố gắng nhờ người khác điều hành cuộc họp.
#4. Mọi người làm việc trên product backlog của riêng mình.
- Một lý do phổ biến khác mà các đội đang chán trong DM là — chẳng có gì mà bất cứ ai khác đang làm đều có liên quan đến họ. Về cơ bản, bạn bắt đầu sprint, tất cả mọi người chọn một hạng mục trong product backlog để làm, và sau đó hoạt động trên đó. Bạn không quan tâm đến những gì người khác đang làm vì không có lý do để quan tâm. Không có sự phụ thuộc. Bạn đang ở trong thế giới nhỏ của riêng bạn.
- Hãy tự hỏi: nếu bạn làm việc theo cách này, bạn thực sự là một nhóm hoặc là nhóm của bạn chỉ là một nhóm người ngồi gần nhau và lẩm bẩm với nhau mỗi ngày một lần. Bạn không thực sự là một đội. Kanban lúc này sẽ giống:
- Kanban này nói rằng nhóm của bạn đang làm rất nhiều việc cùng lúc và hầu như không có gì được thực hiện. Bạn đã có một số công việc được thực hiện nhưng không phải là một product backlog duy nhất đã được hoàn thành. Nếu hôm nay kết thúc sprint, bạn vẫn chưa chuyển giao được gì. Nếu kết thúc sprint trong một vài ngày tới, bạn đang trong nguy hiểm là không chuyển giao được bất cứ điều gì.
- Tại sao các bạn không làm việc cùng nhau như một nhóm, và chắc chắn bạn sẽ quan tâm những gì người khác đang nói và suy nghĩ và lập kế hoạch tại DM. Không còn nhàm chán.
#5. Định dạng 3 câu hỏi
- Có lẽ lý do lớn nhất mà các cuộc họp DM nhàm chán và bạn không quan tâm những gì người khác nói là bởi vì định dạng của 3 câu hỏi. Định dạng 3 câu hỏi trong DM bao gồm việc đi quanh đội và yêu cầu tất cả mọi người trả lời 3 câu hỏi: 1) Bạn đã làm gì ngày hôm qua? 2) Bạn đang làm gì ngày hôm nay? 3) Có những khó khăn nào? 3 câu hỏi này dẫn đến việc nhàm chán trong DM, thường là vì những thứ mà mọi người nói thực tế không liên quan gì đến kế hoạch mà tất cả các bạn đã đưa ra trong cuộc họp lập kế hoạch (planning). Nếu bạn sắp đưa ra một kế hoạch (như sprint backlog) bao gồm các hạng mục trong product backlog mà bạn dự báo sẽ cung cấp cộng với danh sách các mục cần biết hoàn thành thì chỉ có ý nghĩa khi bạn có DM của bạn và nói về kế hoạch của bạn là gì trong 24h tới, những gì bạn nói cần liên quan đến kế hoạch ban đầu. Nếu những gì bạn nói không có liên quan gì đến kế hoạch, thì 1) kế hoạch sai hoặc 2) bạn lãng phí thời gian lên kế hoạch bởi vì bạn không sử dụng kế hoạch.
- Thông thường, kế hoạch của bạn đã được đưa trong cuộc họp lên kế hoạch (planning) là khá tốt và những gì đang xảy ra trong DM là bạn bỏ qua hoặc quên thông báo kế hoạch tồn tại. Điều này không chỉ gây chán nản mà còn làm nhóm không tập trung vào việc cung cấp các hạng mục hoàn thành.
- Có một kỹ thuật có thể thay thế cho 3 câu hỏi. Trong DM, bạn xem lại mỗi hạng mục trên kanban và hỏi nhóm “có ai làm việc trên hạng mục đó không?”. Đối với những ai nói “có”, hỏi họ xem làm việc gì cho hạng mục đó. Nếu họ đã làm một số công việc không tồn tại trên bảng, tạo một nhiệm vụ mới ngay lập tức và đặt nó lên bảng. Tiếp tục đi qua mỗi hạng mục cho đến hết. Điều này đảm bảo rằng kế hoạch có liên quan và chính xác và mọi người đều rõ ràng về những gì đã xảy ra trong 24h qua. Sau đó, hãy tiếp tục hỏi xem việc nào cần được làm ngay hôm nay và liệu có bất kỳ trở ngại nào liên quan đến việc trên bảng không.
TÓM LẠI
- DM của bạn không phải là nhàm chán nhưng nếu nó nhàm chán, hãy cố gắng tập trung lại vào mục đích của cuộc họp và tập trung lại vào mục tiêu của nhóm bạn trong việc tạo ra sản phẩm.
- Nguồn: https://www.benday.com/2015/04/06/5-reasons-your-daily-scrum-is-boring/
