Thoả thuận Làm việc Nhóm: Tại sao cần, Là gì và Làm như thế nào?

Tác giả: Lane-Sawyer

Mỗi Nhóm đều cần một thỏa thuận làm việc bằng văn bản. Nếu không có, chắc chắn Nhóm sẽ đối mặt với sự hỗn loạn, đổ máu và chết chóc.

Hoặc ít nhất Nhóm có thể cảm thấy như vậy.

Thoả thuận làm việc Nhóm là bước đầu tiên để xây dựng một đội ngũ tốt. Nếu không có một danh sách cụ thể các quy định về cách tương tác giữa các thành viên, các thói quen vô hình sẽ bắt đầu len lỏi vào quy trình làm việc của Nhóm. Thói quen thì không phải lúc nào cũng tốt.

Nếu bạn là đang thành viên của một Nhóm không có thỏa thuận làm việc, hãy đọc tiếp. Bạn sẽ hiểu lý do tại sao nó quan trọng, nó bao gồm gì và làm thế nào để tạo ra nó.

Tại sao Thoả thuận làm việc Nhóm lại quan trọng?

Thỏa thuận làm việc Nhóm giảm thiểu mâu thuẫn giữa các thành viên. Nó cũng giúp các thành viên hiểu rõ hành vi được mong đợi trong công việc hàng ngày của họ. Một thỏa thuận làm việc hiệu quả có thể giúp ngay cả những Nhóm hay mâu thuẫn nhất cùng nhau tạo ra kết quả công việc tuyệt vời. Nó cũng có thể được sử dụng để giới thiệu và giúp cho các thành viên mới của Nhóm hiểu về văn hóa Nhóm nhanh hơn, vì khi đó họ sẽ có một danh sách để tham khảo.

Lợi ích chính của thỏa thuận làm việc là tính ép buộc. Khi mà các thành viên đã đồng ý thực hiện các quy tắc chung, việc áp dụng các quy tắc đó trở nên dễ dàng hơn khi xảy ra vi phạm.

Ví dụ, Nhóm của tôi có một quy tắc là trong các cuộc họp, mọi người nên tập trung và không sử dụng điện thoại. Vì đã có thỏa thuận này, việc yêu cầu một thành viên không sử dụng điện thoại dễ dàng hơn rất nhiều. Chúng tôi đều biết về thoả thuận này nên khi có người sử dụng điện thoại, không ai cảm thấy ngại khi nhắc nhở người đó. Người đó sẽ nhận ra rằng họ đang vi phạm thỏa thuận và sẽ thay đổi hành vi cho phù hợp.

Bằng cách định ra và đồng thuận về các hành vi mong đợi ​​từ tất cả các thành viên trong Nhóm, chúng tôi có thể hạn chế các vấn đề về hành vi. Các hành vi tốt theo thỏa thuận cuối cùng biến thành thói quen thúc đẩy Nhóm tiến lên phía trước, trong khi các thói quen xấu bị loại bỏ.

Thoả thuận làm việc bao gồm những gì?

Mỗi cá nhân là những cá thể độc nhất, do vậy các Nhóm có thể sẽ đưa ra các thỏa thuận làm việc khác nhau. Trong khi các quy tắc có thể hiệu quả cho Nhóm này nhưng không hiệu quả đối với Nhóm khác, nhiều thỏa thuận sẽ có các quy tắc tương tự như sau:

• Giờ làm việc khi các thành viên có mặt ở văn phòng hay trực tuyến

• Cách thức báo nghỉ phép hoặc nghỉ ốm

• Địa điểm và thời gian họp cố định

• Ai nên tham dự cuộc họp nào

• Các hành vi được mong đợi trong ​​trong các cuộc họp Nhóm

• Các hành vi được mong đợi trong phần còn lại của ngày làm việc

• Phần mềm nào được sử dụng để theo dõi công việc và để giao tiếp

• Thời điểm và cách sử dụng các phần mềm đó

• Ai đóng vai trò gì trong Nhóm

• Ngày nào Nhóm ăn trưa cùng nhau

• v.v

Thỏa thuận làm việc Nhóm là một hợp đồng giữa tất cả các thành viên. Nó phải phù hợp với tất cả mọi người và công việc mà Nhóm đang thực hiện. Hãy coi nó như một tài liệu sống bằng cách định kỳ xem lại nó và cập nhật khi cần thiết. Hãy thử nghiệm! Nếu một bổ sung nào đó không hiệu quả với Nhóm, bạn luôn có thể sửa lại.

Làm thế nào để tạo ra một bản Thoả thuận làm việc?

Phần quan trọng nhất của việc tạo ra một thỏa thuận làm việc là nó phải được thực hiện bởi toàn bộ Nhóm. Nếu bạn là người ra quyết định hoặc người có ảnh hưởng trong Nhóm, điều này rất dễ thực hiện. Nếu không, bạn sẽ cần phải thuyết phục các thành viên của Nhóm mình về lợi ích để tạo ra nó.

Hãy đảm bảo rằng các quy tắc trong bản thỏa thuận không bị quản lý cấp trên chỉ định - chỉ duy nhất nhóm của bạn thực sự biết những gì nó cần, do đó, nên tránh xa ảnh hưởng từ bên ngoài.

Một thỏa thuận làm việc có thể được tạo ra trong một cuộc họp duy nhất, thậm chí chỉ trong 30 phút. Hãy yêu cầu các thành viên Nhóm chuẩn bị sẵn các ý tưởng, sau đó thảo luận về từng ý tưởng và xem xét liệu nó có nên được thêm vào thỏa thuận hay không. Cuối cùng, bản thoả thuận đã sẵn sàng để áp dụng.

Bất kỳ cập nhật nào trong tương lai cũng cần được cả nhóm đồng ý. Tùy thuộc vào mức độ thay đổi, bạn có thể tổ chức một cuộc họp khác hoặc đơn giản là trao đổi qua qua email hoặc trò chuyện trực tiếp để có được sự đồng thuận.

Hãy nhớ rằng, thỏa thuận làm việc Nhóm của bạn chỉ là quy trình đầu tiên trong số nhiều quy trình mà các nhóm phát triển cần áp dụng để làm việc hiệu quả. Nó xác định các quy tắc của trò chơi và tạo ra một ngôn ngữ hành vi chung. Việc tìm ra điểm chung giúp tạo ra nền tảng để có thể áp dụng cho các quy trình khác trong tương lai.

Nào giờ thì hãy mang kiến ​​thức mới của bạn về Thỏa thuận làm việc Nhóm trở lại Nhóm của bạn và bắt đầu thay đổi cách Nhóm bạn làm việc!

Nguồn: https://shift.newco.co/2017/07/23/team-working-agreements-the-why-what-and-how/