1 on 1 ミーティング

Boleh VELTRA!! ナオユキです。

あなたの組織では1 on 1(以下1:1)ミーティングをしていますか?

私はマレーシア=50%, 日本=50%で仕事をしていますが日本にいる時は役員や他のチームとのコミュニケーションに時間を使っており部下とのコミュニケーションの時間が限られてしまいます。

その為、毎週1:1を行なっています。(マレーシアは十分時間が取れるので現段階では行なっていません)

ここからは効果的な1:1を行うために必要なことを書いていきます。(少し自社向けの内容かもしれませんが)

以下、1:1の登場人物は上司・部下とします。

事前準備

1:1をする上で一番大事なことは1:1が誰の為&何の為にやるのかを、上司・部下の相互が同じ理解を持つことです。

簡単なことです。このブログを両者が読んでください(笑)

「1:1は部下のために行う」

これが一番大事であり、この理解なしでは意味がありません。

普段のミーティング(特に上司から呼ばれた場合)は上司からのインプットがメインではないでしょうか。1:1は全く逆であり、アジェンダは全て部下が決めるのです。

「上司は8割聞く」と書かれている本もありますが、回答に時間を要する場合もあります。イメージとしては「部下から8割の会話が始まる」と思ってください。

「カレンダー設定を行う」

お互いのスケジュールが空いた時にやろうとすると、必ず出来ない週が発生します。半年先までスケジュールを入れましょう。

部下から見た1 : 1

よくある質問が「何を話せば良いか分からない」です。

しかし、考えてみてください。自分の事や会社の事、仕事・人間関係・プライベート・体調など一週間で必ず変化があるはずです。内容は報告・相談・連絡のどれでも良いのです。逆に「聞いちゃダメなことはない」くらいで思ってください。

例えば・・・

・現在の仕事の進捗報告、問題相談
・自身の部下の事、マネジメントについて
・将来のキャリアプラン
・チームの方向性など上司との認識合わせ
・会社、他部署の動きや考え方について情報収集
・上司への依頼
・上司には見えていない現場の共有
・悩み(プライベート含む)の報告や相談
・時間が余れば、上司に対して何かありますか?と聞くのも良い

また、部下はデスクトップに1:1用のメモを作ることをお薦めします。

毎日の業務の中で、聞きたいことや疑問が出たらすぐにメモに書き込んでください。1:1当日朝に見直し、1:1前にアジェンダとして上司に共有してください。

上司から見た1 : 1

一番大切なことは1つだけです。「部下との信頼関係」を必ず築いた上で1:1を行なってください。(もしくは1:1を通して築いてください)

考えてもみてください。「1:1で何でも言って良いよ!」と言われても、答えが返ってこない、動いてくれない上司に話をしますか?

具体的には・・・

・最優先で必ずすぐに動く(その日に何かしら行う)
・答えられることはその場で回答する
・答えられないことは自身の上司と1:1でクリアにして、翌週回答する
・2人以上から同じ質問が出た場合はチーム全員が同じだと思う

逆にダメな例として・・・

・ただのインプット会になる(いつもの会議と一緒)
・タスクリストを作ってチームで別途会議をする(それなら最初からチームミーティングで話せば良い)
・回答ではなく、言いくるめて終わる(言っても意味がないと思われる)

最初は1:1を利用してお互いに自分の事を話すことから初め、相互理解を深めていくのも良いかと思います。表情・声色も毎週行なっていると少しの変化にも気がつける様になります。まずは型にはめず、自分なりの1:1を行なってみてください。

GPTWの観点から

ベルトラではGPTW(働きがいのある会社 Great Place to Work)に参加していますが、1:1をやっていないチームのコメントを見ると、私のチームでは1:1の場で既に質問されている内容が多かったです。

例えば「労働環境は衛生的ですか?」と言った内容に対して、もし衛生的でないと感じた時は1:1でアップデートがもらえるので、すぐに対応ができます。しかし、言う機会が他になければ非衛生のままとなり、GPTWなど言える機会でオープンになるわけです。

その意味でも、言える機会・知れる機会が毎週あることは双方にとって大変メリットがあります。

ちなみに私はGPTWの内容をデスクトップに置いており、毎月1回は1:1の前に内容を確認しています。

プチ1 : 1

私の上司はCEOになるのですが、定期的に1:1はしていません。私が必要なタイミングで強制的に1:1の場を作っています。

それはSkypeなどミーティングを設定することもありますが、ちょっとタバコを吸う時に付いて行って15分の1:1をついでにしたり、コンビニにドリンクを買いに行く時など休憩時間とミックスしたりしています。慣れるとこう言った短い時間を利用してプチ1:1を行うこともできます。(毎回トイレに一緒に行くのはちょっと嫌ですが・・・)

多い質問

時間は?

15分〜30分が適切かと思います。毎週行っていると、何もない週は5分程度の場合もあります。

周期は?

毎週をお薦めします。

忙しい時は?

忙しくても中止ではなくリスケしてください。それくらい大切な会だとお互い認識しましょう。

話すことがない時は?

それでもやりましょう。話すことがない=問題ないと伝えることも立派なコミュニケーションです。

会議室が良いのか?

場所はどこでも良いですが、プライベートな話が出来る環境が良いと思います。コーヒーを飲みながら、外を歩きながらなど場所を変えるのもたまには良いかと思います。

いかがでしたでしょうか?

ベルトラでは多くの部署が開始した事で会議室がないと言う新しい問題にぶつかっています(笑)

みなさんの会社でも上司と部下がお互いにリスペクトし、風通しの良い組織作りのきっかけになればと思います。