Meu jeito de gerenciar a minha vida e ser mais produtivo

Uma mensagem de Whatsapp que virou artigo no Medium pra contar como busco ser mais produtivo

Participo de um grupo de Whatsapp sobre Lifehacks e outro dia um integrante pediu sugestões de como ele poderia ser mais produtivo, já que estava entrando em uma nova fase de vida e queria desenvolver essa habilidade.

Resolvi contar algumas das minhas táticas e publiquei uma enorme mensagem que replico aqui, adaptada.

Vou dar os meus 2 centavos também.

Também sou fã do Trello e organizo toda a minha vida nele.

Por que Trello? Porque é uma ferramenta genérica o suficiente para ser usada como quisermos, mas é especialmente boa para aplicar a metodologia Kanban (Tem um mini curso sobre kanban aqui)

Eu gerencio tudo no Trello, empresas, vida familiar, aspectos pessoais, to do lists, etc. Entre boards (quadros) ativos e inativos, meus e de terceiros, tenho mais de 130 boards. Mas mantenho alguns poucos boards que considero mais importantes.

Tenho um board chamado “Life design” que é um board dinâmico onde ativamente e deliberadamente gerencio e construo a vida quero ter. Nesse board tem listas do tipo to/doing/done de metas mais próximas, mas também de grandes metas e sonhos, coisas como “Pisar nos 7 continentes”, ou “Ter um filho”, meta que já atingi :). Esse board me acompanha a vida toda (desde que comecei ele, claro).

Todo ano crio o board anual de planejamento com minhas ideias, prioridades e hábitos que quero construir para o ano. A cada ano eu replico o board do ano anterior e faço mudanças profundas. Uso labels coloridos para categorizar tudo em família, Profissional e Pessoal. Listo todas as coisas que quero conquistar no ano. Atualmente eu ainda divido o board em períodos de 90 dias, ou seja, faço metas para serem atingidas dentro de 90 dias e não dentro dos 365 dias do ano. Assim tenho melhor capacidade de conquistar mais coisas ao longo do ano.

Tenho um board só com minha esposa. Nele tem documentos que podem ser acessados na rua quando precisamos (carteira de plano de saúde do filho, por exemplo). Tem também a to do list da casa. Ótimo para os maridos de tempos em tempos mostrarem a lista de done para esposa não achar que não mantivemos a casa em funcionamento .😂

E tenho um board de dia a dia . Nele listo todas as pequenas e medias coisas do dia a dia que tenho que fazer. Nesse board eu misturo tudo (família, profissional, etc). É minha to do list. Chamo esse board de “Real Life”, afinal é no dia a dia onde a vida real acontece. Divido ele da seguinte forma, em listas:

• Daily Tasks: Tarefas que tenho que realizar (quase) todos os dias.
• Backlog: coisas que tenho que tratar algum dia mas sem prioridade
• To do: lista de coisas a fazer mais prioritária
• Next to do: próximas coisas a serem feitas, execução eminente
• Doing: tudo que já comecei a fazer
• Week focus: as tarefas que planejo fazer na semana
• Today focus: as tarefas que foi focar hoje
• Following up: coisas não concluídas que aguardam definições externas, de terceiros
• On hold: coisas temporariamente paradas mas que precisam ser concluídas
• Lista de done para cada mês (Done 12/18, Done 11/18 e assim por diante onde vou colocando as tarefas feitas ao longo do mês. Essas listas são importantes dessa forma pois você consegue visualizar a sua produtividade.

Com esse board, não deixo nada passar. O app mobile do Trello me ajuda muito. Uso inclusive um atalho no iOS onde crio cards usando a função de ditado do iPhone de forma super rápida.

Para o trabalho diário, utilizo uma técnica de produtividade chamada Pomodoro onde você trabalha super focado por 25 minutos e descansa 5 minutos. Tem uma extensão pra Trello que funciona muito bem chamada Pomello.

Uso um app de construção de hábitos chamado Coach.me onde tenho listado todos os hábitos que quero construir e vou dando chech-in neles pelo app diariamente. Os hábitos ás vezes são meras afirmações diárias, coisas como “Sorria”, “Lembre-se: Você pode viver em paz”. Ao longo do tempo consigo ver um gráfico dessa evolução.

Falando em paz, tento meditar eventualmente e uso o app Calm.com.

Tenho um diário fisico, em papel mesmo, chamado “Five Minutes Journal”. É bem legal e tem app também. Você basicamente trabalha a gratidão e afirmações. Pela manhã você escreve coisas pelas quais se sente grato e as coisas boas que você gostaria que acontecesse no dia e a noite você para 5 minutos para perceber o que de bom de fato aconteceu e o que poderia ter sido melhor. Aliás, a mesma empresa que faz esse diário, faz outro só para produtividade, mas esse nunca usei.

Para leitura, uso Kindle no iPhone mas ultimamente tenho mesmo é escutado audiobooks. Tenho a assinatura do Audible.com. Também controlo toda a minha leitura, livros que li, livros que quero ler, pelo GoodReads. Meu bookshelf público está aqui. Baseio muito as escolhas de livro que vou ler pelo rating do GoodReads. A maioria dos livros que leio tem rating acima de 4.

Também assino o Blinkst, um app de resumo de livros, em inglês. Uso tanto para ver superficialmente se valeria a pena ler o livro completo com também uso para ver resumos de livros importantes que li no passado para manter as ideias vivas na mente. Alias, esse é o melhor uso desse app ao meu ver. Em português tem o 12 minutos.

Para trabalho em equipe em todas as minhas empresas e iniciativas uso o Slack sempre que posso pois também depende do time. É excelente. Existem alternativas boas também.

Ultimamente tenho buscado desenhar e criar uma rotina matinal, 4 ou 5 coisas que busco fazer todas as manhãs logo que acordo, mas confesso que ainda estou engatinhando nisso. Para entender melhor o assunto e se inspirar, recomendo o site MyMorningRoutine onde há depoimento de várias pessoas contando como gerenciam a sua rotina matinal.

E pra finalizar, sou adepto do Ho’oponopono, uma técnica havaiana de resolução de questões pessoais com a qual me identifiquei profundamente. O melhor livro referência sobre o assunto é o Zero Limits e tem em português também com o título, adivinha, Limite Zero.

Bem, essa foi a minha forma de gestão de vida que construí ao longo de vários anos me interessando por produtividade, qualidade de vida, desenvolvimento pessoal, etc. Vale a pena dizer que não existe bala de prata, que não existe uma solução que funciona para todo mundo. Você tem que descobrir o que funciona pra você. Espero que minhas dicas ajudem. Boa sorte!