180 dias como PM na Tribo Intralogística
Aqui compartilho os desafios superados como Product Manager na implantação de um sorter, integrando um WMS ao WCS, no maior CD da Via (Expedição: 2MM de itens/mês).
O que é um Sorter?
O sorter é uma automação para separação de mercadorias com base em regras de negócio, direcionando a movimentação dos produtos no CD de acordo os critérios estabelecidos.
Principais Outcomes:
Ampliação da eficiência;
Aumento de produtividade;
Redução no lead time de processamento dos pedidos.
Ok, por onde começar?
Após compreender o desafio, meu principal pensamento foi: “Tudo bem, mas por onde eu devo começar?”.
Acredito que o uso dos Frameworks de Produto devem ter como objetivo facilitar a evolução da jornada e as tomadas de decisões…
Então lá fui eu, montar a minha caixa de ferramentas, abri um Mural e comecei a rabiscar e conversar com as pessoas, até eu não entender mais o que estava desenhando, haha.
Botando ordem na casa…
Apliquei o “Double Diamond (descobrir, definir, desenvolver e entregar)”, com o objetivo de definir a jornada e organizar cada etapa da gestão do projeto (kick off, planejamento, execução, monitoramento e encerramento), definindo o troughput do que agregava valor e qual seria o escopo (começo, meio e fim).
📌 Aqui começo a vincular ferramentas de gestão de Produto, com a jornada de gestão de Projetos…
Descoberta - Início
Na fase da descoberta precisavamos ter claro qual era o principal problema a ser resolvido com essa implantação.
Etapa 1 - Benchmarking
Utilizamos o bench como pesquisa de boas práticas, nossa GPM Aline Almeida, influenciadora (e Hubeleza) viabilizou uma visita à operação automatizada da Multi em extrema, gerando muitos insights para definição de hipóteses e evolução da jornada.
Valeu Artur Silva (Gerente Logística Multi), pela parceria!!!
Etapa 2 - Brainstorming
Após o bench, realizamos um brainstorming, para consolidação da ideação, registrando as ideias e agregando valor na definição do nosso MVP.
Etapa 3 - Blue Print
Pós bench, construímos um blue print, para materializar as ideias e hipóteses, para evolução deste ecossístema e definição do fluxo de valor do projeto.
Etapa 4 - Kick Off
No kick off trouxemos todos os stakeholders do projeto e fechando a fase da descoberta, criamos uma matriz CSD, com propósito de endereçar as demandas e iniciar a etapa de validação de hipóteses.
Definição - Planejamento
Etapa de definição das priorizações, backlog, responsáveis e prazos..
Etapa 1 - Desk Research
Fizemos um deep dive na operação logística, para validação de todas as hipóteses da etapa anterior, com uma imersão in loco.
Etapa 2 - SWOT
Realizamos uma dinâmica SWOT para validar soluções que estavamos propondo e qual estaria mais alinhada ao nosso propósito e com isso apoiar na tomada de decisão.
Etapa 3 - Refinamento do Backlog
Nessa etapa criamos as tarefas no Jira, definindo os requisitos e a estimativa de prazos, com o time de engenharia. Como nem todas as atividades eram executadas pelo time de tecnologia, foi necessário a criação de uma planilha utilizando o template 5W2H para monitoramento de evolução junto aos times, onde alimentamos um backlog com 74 tarefas.
Etapa 4 - Roadmap
A partir das prioridades claras, criamos um roadmap para deixar claro quais eram nossos objetivos, qual seria a ordem de execução e quais as expectativas de conclusão de cada fase do Projeto.
Desenvolver - Execução
Nessa etapa é importante garantir que o time de engenharia tenha o máximo de informação e clareza, do que precisa ser feito, e contribuir para que eles consigam atender as expectativas dentro do prazo pleiteado, monitorando o WIP.
Etapa 1 - Kanban Daily
Um ritual de acompanhamento do WIP, rápido e objetivo, onde o time de engenharia detalhava o foco do dia anterior, o que seria feito no dia atual e se possuía alguma necessidade de intervenção, por exemplo algum bloqueio. Porém, em alguns momentos a daily acabava se tornando uma sessão de alinhamento também, devido a alguma especificação que não estava clara, ou falta de requisito de algum desenvolvimento.
Etapa 2 - FUP
Segregamos o follow up semanal em duas sessões, uma para apresentação da visão gerencial do Projeto à stakeholders, fornecedores, sponsors e diretoria. E outra com visão micro para monitoramento da evolução dos demais contribuintes do projeto que eram responsáveis por ações do backlog.
Etapa 3 - Comunicação Assíncrona
Além das (eternas) reuniões, o que apoiou muito a dar velocidade na evolução do backlog foi a comunicação assíncrona, criamos canais de comunicação (via Teams), para que o time pudesse ir atualizando evolução das ações, ou necessidade de apoio (e isso demanda grande nível de maturidade e comprometimento do time para acompanhar o chat, portanto, tome cuidado para não deixar escorregar temas que necessitam de priorização). E com os fornecedores utilizamos muito a comunicação através de e-mail para formalidades e um grupo no Whats app para comunicação rápida.
Entregar - Monitoramento
A etapa principal para o usuário, onde finalmente vamos entregar valor ao processo e confirmar se a jornada foi bem executada, mas se não for bem planejada, organizada e testada, pode se tornar um caos para o negócio.
Etapa 1 - QA
Além da importância de envolver o time de QA (Quality Assurance), desde a fase de ideação e descoberta, o time de qualidade (Quality Assurance) foi de grande importância para realização de testes junto ao usuário, e avaliações de requisitos, problemas identificados e plano de correção para cada issue.
Etapa 2 - Planejamento Go Live
Essa etapa foi importante para revisitar o planejamento, alinhar e comunicar, à todos os stakeholders e sponsors a data de implantação, a necessidade de paralização da operação por um determinado período, quais atividades seriam executadas, plano de comunicação e (que ninguém quer, mas é imprescindível) plano de rollback.
Etapa 3 - Go Live
Criamos uma sala War Room no Teams, para centralizar a comunicação, e divulgar a evolução da implantação de acordo com a execução de cada atividade.
Etapa 4 - Pós Go Live e Ramp up
Já em Produção os primeiros cenários foram feitos de forma assistida (com nosso time de negócios a todo vapor) end 2 end, evoluindo com um check list sobre cada etapa, redatando todo fluxo e em caso de anormalidade, de imediato eram registrados “Incidentes” (através da ferramenta corporativa, para gerenciamento de dados) e nosso time estava de prontidão para corrigir, testar e atualizar a versão em PRD.
Durante a evolução acompanhamos a curva de ramp up de volumes no sorter, e seguimos monitorando as métricas de sucesso do produto, para saber se atingimos nosso objetivo e já identificando oportunidades de melhoria para as próximas releases.
E tudo isso em apenas 6 meses de casa, atuando como Product Manager na Tribo Intralogística…
Créditos
Um agradecimento especial a toda Tribo Intralogística e a todos os stakeholders envolvidos.
We are on the way!!!
Glossário
Backlog: Lista de tarefas e pendências na construção de um produto ou projeto.
Benchmarking: Comparação entre empresas para avaliar o nível de serviço ou de seu produto.
Brainstorming: Dinâmica onde todos os participantes contribuem com ideias que possam alavancar o processo ou projeto, portanto o nome vem do termo “chuva de ideias”.
Blue Print: Ferramenta de gestão para compreender e mapear os processos e fluxos do serviço.
Desk Research: Pesquisa de experiência do usuário, com bases quantitativas ou qualitativas.
End2End: É uma cadeia de processos integrados do início ao fim.
Feature: Funcionalidades ou recursos que são desenvolvidos.
FUP: Follow up é uma cerimônia para acompanhamento da evolução do projeto, junto a stakeholders do projeto.
Go Live: Momento de um lançamento em Produção.
Kanban Daily: Cerimônia diaria, de alinhamento das demandas, priorização e conhecimento de impeditivos.
Kick Off: Reunião de alinhamento entre membros de um projeto ou CIA.
Métricas de sucesso: Método quantitativo de medir o progresso de um produto ou serviço.
Outcome: No universo de Produto é sinônimo de resultados.
QA: Quality Assurance corresponde a equipe de qualidade de software, responsável por realizar testes posterior ao desenvolvimento e validar qualquer nova feature antes do deploy.
Ramp up: Período de maturidade e alavancagem de demanda, até que comece a trazer resultado.
Roadmap: É uma declaração de intenção e direção das ações de desenvolvimento do Produto.
Stakeholder: Partes interessadas ou envolvidas no projeto.
Sponsor: São os patrocinadores do projeto.
SWOT: Análise utilizada na validação de hipóteses, levantando os pontos positivos e negativos, internos e externos, sobre alguma ideia.
Troughput: O valor que a empresa consegue entregar em um determinado período, seja através de um produto ou serviço.
Waterfall: Trata-se de uma metodologia que são seguidas de forma vertical, abrangindo as fases básicas de projeto: planejamento, execução, validação e entrega.
WCS: Warehouse Control System.
WIP: Work in progress caracteriza o andamento de um projeto até a sua conclusão.
WMS: Warehouse Management System.
