Como a utilização do Value Stream Mapping nos permitiu escalar o plano de implantação do WMS Manhattan

Neste artigo compartilho como a utilização da ferramenta VSM -Value Stream Mapping, nos permitiu mapear o fluxo de valor relacionado ao projeto de implantação WMS Manhattan nos Centro de Distribuição da Via.

A JORNADA:

Nosso principal desafio era modernizar a tecnologia de gestão dos 28 Centros de Distribuição da Via gerando o menor impacto possível na estratégia de distribuição da companhia. Com a expectativa inicial de conclusão em 5 anos.

Realizar uma implantação desse porte em uma companhia do tamanho da Via, por si só já é um desafio. Quando se fala de um Centro de Distribuição, as relações do projeto é ainda maior pois o Stakeholder não é apenas a área Logística mas todas as áreas estratégicas da Empresa, Pontos de Venda, Financeiro, Fiscal, Supply e todo o Backoffice da companhia.

O PROBLEMA:

Iniciamos o projeto em 2021 pelo 5º maior CD da Companhia e tínhamos a expectativa de conclusão em 4 meses. Porém desafios foram encontrados que não permitiram que esse planejamento fosse atendido, terminando a implantação em 8 meses 😲.

🚨Ao dobrar esse tempo, encontramos o nosso problema!

Com base nessa experiência a relação: Roadmap de CDs a serem implantados X Capacidade de CDs Implantados no ano, a projeção de conclusão do projeto atingiria o ano 2034.

Definitivamente, isso não atenderia o direcional estratégico da Companhia. E também não seria uma entrega que nosso time se orgulharia de realizar. #IntralogisticaInconformada 🤓

E por fim, qual problema precisávamos resolver?
Eliminar todos os problemas identificados na 1ª implantação afim de reduzir a projeção de conclusão do roadmap do projeto.

A FERRAMENTA:

O que é o VSM?
O VSM (Value Stream Mapping ou Mapeamento do Fluxo de Valor).É um método de mapeamento das etapas do fluxo para identificar oportunidades de melhorias na cadeia de valor de um processo.

Por que decidimos utilizar?
A implantação do WMS segue uma jornada waterfall, com uma sequência lógica fases e atividades, estabelecemos assim uma analogia a uma linha de produção.

Etapas lógicas do projeto

AS ETAPAS:

• ESCOPO: Identificar os maiores gargalos de tempo, durante as etapas de implantação para utilização de ciclos Kaizen.
• TIME: Meeting com o time para mapeamento dos tempos de execução e espera.
• FLUXO: Estruturação do Fluxo atual, baseado no desenho construído com o time.
• MAPA DE CALOR: Em quais processos concentravam os maiores gargalos.

Etapas Gerenciais da Implantação

MÃOS A OBRA🐱‍👤:

Mapeamento do Fluxo de Valor:
Identificação dos micro processos, de cada etapa, necessários para implantação do WMS e o tempo de execução e espera de cada um.

Mapa de Calor:

Análise:
1- Processos com maior tempo de espera.
2- Processos que poderiam ser antecipados sem esperar a definição do roadmap das implantações.
3- Melhoria qualitativa dos processos.

A partir das análises realizadas foram identificados os primeiros micro processos a serem trabalhados:

Plano de ação:
1- De cada Micro processo, os pontos com gap de melhoria.
2- O plano de ação de cada ponto
3- O responsável.
4- O prazo para entrega

PRINCIPAIS RESULTADOS 🚀🚀:

Com base nas ações implementadas em todos os estágios, atingimos os seguintes resultados:

1- Redução de 24h de espera na liberação dos acessos dos times técnicos para a utilização do sistema.

2- Zeramos o tempo de espera pela construção barramento.

3- Eliminação dos incidentes na aplicação do WMS na fase de pré implantação

Evolução da Jornada

4- Redução do tempo de conversão dos dados de estoque no Go Live

5- Resultados Qualitativos 🥇:

• 3000 usuários ativos em 2 anos a bordo da jornada, ampliando nossa capacidade de change
• Somos o melhor benchmarking do mercado em implantação de WMS.
• Case Viahub de Melhoria Contínua.

CONCLUSÃO:

O VSM nos permitiu, identificar e evoluir os principais tempos de espera, nas tarefas necessárias para a evolução de uma implantação.

Com as melhorias aplicadas, no período de 2021 a 2023 concluímos a implantação de 11 Centros de Distribuição, atingindo os objetivos estratégicos propostos para evolução do projeto.

Nova projeção do roadmap:

GLOSSÁRIO:

REFERÊNCIAS:

• Value Stream Mapping: How to Visualize Work and Align Leadership for Organizational Transformation
• Lean Thinking: Banish Waste and Create Wealth in Your Corporation, Revised and Updated Capa dura — Ilustrado, 10 junho 2003
• Learning to See: Value Stream Mapping to Add Value and Eliminate MUDA (English Edition)