Kā pareizi rakstīt e-pastu?

Strādājot ar jauniešiem, esam novērojuši, ka īsziņu laikmetā skolēniem e-pasta sastādīšana prasa lielu piepūli un drosmi — Ko rakstīt e-pastā? Ar ko sākt?

Šķietami vienkāršais un ikdienišķais saziņas avots bieži vien kalpo kā mūsu iemaņu un pieredzes vizītkarte, tāpēc ir svarīgi, ka piesakoties darbam, rakstot organizācijām vai kompānijām, ievēro dažas ļoti svarīgas e-pasta izveides nianses.

Šajā rakstā esam apkopojuši ieteikumus profesionāla epasta izveidei.

E-pasta adresei vajadzētu būt gana nopietnai. Parasti tas ir vārds, vārds un uzvārds.

Ja privātā e-pasta adrese ir nenopietna, piemēram, „susuriņš”, nebūtu visai gudri ar šādu adresi sūtīt darba pieteikumu kādam uzņēmumam. Diezin vai šādā gadījumā potenciālais darba devējs jūs uztvers nopietni.

Atbilstoši e-pasta etiķetei nav pieņemts uzturēt vienu adresi darba un personīgajai sarakstei. Bezmaksas e-pasta sistēmas, piemēram, „Gmail.com”, ļauj izveidot tik epastu, cik nepieciešams — katru savai vajadzībai.

Nekādā gadījumā nedrīkst atstāt tukšu vēstules nosaukuma — priekšmeta jeb tēmas (Subject) — lauku.

Turklāt priekšmetam jābūt jēgpilnam, tāpēc tas norādāms pēc iespējas precīzi. Tas palīdzēs vēstules saņēmējam izvēlēties prioritātes, kā arī organizēt e-pastu.

Kodolīgs priekšmets palīdz izprast vēstules mērķi, tas ir kā atslēgvārds.

Pēc priekšmeta saņēmējs spriež par vēstules saturu. Ja priekšmets nebūs precīzi norādīts, cilvēkam, kurš ikdienā saņem ļoti daudz vēstuļu, būs grūti izvērtēt, par ko ir vēstījums.

Vēstules bez priekšmeta vai ar nekonkrētu priekšmetu adresāts var nepamanīt, nepievērst tām uzmanību vai pat noturēt par surogātpastu (spam).

Vēstules priekšmets nedrīkst būt arī pārāk garš. Apkopojiet ziņojuma saturu dažos vārdos. Jāizvairās no nekonkrētiem virsrakstiem.

Priekšmetam kodolīgi jāatspoguļo jūsu vēstules saturs un jāatbilst tēmai, par ko ir sūtījums.

Vēstule jāsāk ar sasveicināšanos un uzrunu un jābeidz ar atvadīšanos un parakstu.

Sasveicināšanās ir vēstules ievads. Parasti tas ir kāds sasveicināšanās vārds, kam seko adresāta vārds un/vai uzvārds.

Vēstules uzruna apstiprina, ka ziņa ir sūtīta tieši adresātam. Atkarībā no situācijas, personas vārdu un uzvārdu var arī neminēt, bet vēstuli sākt ar vārdiem „Sveicināti!” vai „Sveiki!”.

Etiķetes speciālisti neiesaka vēstuli sākt uzreiz ar pamatinformāciju, vismaz viens teikums veltāms draudzīgiem ievadvārdiem, piemēram, „izlasīju jūsu reklāmas materiālu laikrakstā „Diena””, „paldies par atsūtīto informāciju, taču man ir radušies daži jautājumi”.

Vēstules uzruna un ievads sagatavo lasītāju, pievērš un koncentrē uzmanību. Arī vēstules nobeigumam lasītājs ir jāsagatavo. Tā var būt pateicība, atvadīšanās, novēlējums.

Vēstules nobeigumā droši var lietot laba vēlējumus, piemēram, „Ar cieņu”. Etiķetes speciālisti gan iesaka labāk rakstīt vienkārši „Cieņā”.

Paraksts kā vēstules pēdējā, noslēdzošā daļa ir strukturēta atsevišķi un nodalīta no pārējā teksta. Parakstā norādāms sūtītāja vārds, uzvārds, iestādes un amata nosaukums, tālruņa numurs, epasta un tīmekļa vietnes adrese.

Telefona numuru uzrāda tālab, lai vēstules saņēmējs varētu nekavējoties iegūt papildinformāciju. Korekti ir vēstules parakstā uzrādīt arī e-pasta adresi. Jāņem vērā, ka paraksts nedrīkst būt pārāk garš, speciālisti iesaka to veidot ne garāku par 4 rindiņām. Daudzās e-pasta sistēmās parakstu (Signature) var izveidot un vēstulei pievienot automātiski.

Lai gan e-pasts lieliski noslēpj ķermeņa valodu, balss intonāciju un emocijas, sūtot nepārdomātu vēstuli, nereti var rasties pārpratumi vai pat konflikti. Tāpēc pirms vēstules rakstīšanas vienmēr jāizvēlas tās tonis —neformāls draugam, kolēģim vai oficiāls priekšniekam, mazāk pazīstamai personai, klientam.

Vēstules stilu vēlams pielāgot katram individuāli un veidot to personisku.

Pat lietišķu e-sūtījumu var uzrakstīt tā, ka adresātam liksies — vēstule rakstīta tikai un vienīgi viņam. Šāda pieeja sekmē ātrāku atbildes saņemšanu un pozitīvu attiecību attīstību.

Būtiski ir rakstīt lakoniski, konkrēti un saprotami, jo lasīšana datorekrānā ir samērā apgrūtinoša.

Lai arī e-pasta ziņojumu garums nav ierobežots, e-pasts galvenokārt ir paredzēts ātrai saziņai. Daudzi ik dienas saņem vairākus simtus e-ziņojumu, tāpēc garas vēstules apgrūtina.

Jo vēstule garāka, jo lielāka iespēja, ka saņēmējs to neizlasīs. Un otrādi — jo īsāka vēstule, jo lielāka iespēja, ka tā tiks izlasīta līdz galam.

Vienota e-vēstules garuma standarta nav. Daži speciālisti iesaka vēstules tekstu iekļaut vienā, augstākais divos datorekrānos , citi kā maksimālo teksta apjomu min ~ 50 vārdus, un, ja paredzams, ka vēstule būs garāka, rekomendē to veidot kā piesaistni (Attachment). Pavisam gariem izklāstiem un skaidrojumiem piemērotāka ir saruna pa telefonu vai klātienē.

Rakstot e-vēstules, ievērojamas gramatikas normas, pareizrakstība un valodas kultūra.

Pavirši sagatavots e-pasta ziņojums rada neprofesionālu iespaidu. Tāpat valodas kļūdu dēļ var rasties dažādi pārpratumi, piemēram,

nepareizi saliktas pieturzīmes un citas kļūdas var traucēt teksta uztveri un pat pilnībā mainīt tā nozīmi.

Ja nav pārliecības par savām gramatikas zināšanām, lielisks palīgs teksta koriģēšanā ir pareizrakstības pārbaudes programmas.

Nav vajadzības pārspīlēt ar pieturzīmju lietošanu uzmanības piesaistīšanai: pilnīgi pietiek ar vienu jautājuma vai izsaukuma zīmi. Tas pats attiecas uz daudzpunktes izmantošanu — latviešu gramatikā daudzpunkti apzīmē ar 3 punktiem (…).

Īpaši svarīga ir e-vēstules struktūra.

Strukturēšanai izmantojami īsi paragrāfi, kas atdalāmi ar tukšām rindām.

Iedalījums paragrāfos atvieglo saņēmējam pareizi uztvert informāciju.

Tradicionāli tiek uzskatīts, ka katrs jauns paragrāfs atspoguļo jaunu domu, taču e-vēstulē to var neievērot. Līdzko rindkopā ir 5–6 teikumi, ieteicams sākt jaunu, kaut tēma vēl turpinās.

Atkāpes un pārskatāmi uzskaites punkti padara vieglāk lasāmu arī apjoma ziņā garāku vēstuli. Lietišķas vēstules ieteicams rakstīt ar melniem burtiem uz balta fona, atturoties no jebkādiem rotājumiem.

Nav ieteicams izmantot sarežģītus, mākslinieciskus, grūti salasāmus burtveidolus, spilgtas krāsas, raibus fonus utt. Tas var apgrūtināt teksta izlasāmību programmu nesaderības dēļ.

Ja ir vēlēšanās, lai saņēmējs vēstuli izlasa, nav jāizmanto retas un specifiskas programmas. Vēstules pamattekstam nevajag pievienot tabulas, diagrammas, kartes un cita veida zīmējumus, attēlus un grafikus, jo vēstules saņēmējs visdrīzāk šo informāciju nevarēs apskatīt vai pat tiks bloķēta viņa e-pasta sistēma. Labāk šo informāciju adresātam nogādāt piesaistnes veidā. Tāpat vēlams vienā vēstulē runāt par vienu jautājumu vai tēmu un dot tam atbilstošu priekšmetu jeb nosaukumu. Ja tēmas ir vairākas, katrai veltāma sava vēstule. Tas atvieglos gan atbildes sūtīšanu, gan vēstuļu kārtošanu un grupēšanu.

Lielos burtus ieteicams izmantot nosaukumos vai atsevišķu vārdu izcelšanā. Vēstules pamatteksts rakstāms ar mazajiem burtiem.

Teksts, kas rakstīts ar LIELAJIEM BURTIEM, internetā nozīmē KLIEGŠANU.

Daudzi šādus ar lielajiem burtiem rakstītus tekstus uzskata par uzbrūkošiem un agresīviem.

Saprātīgi izmantojamas abreviatūras, saīsinājumi un emocijzīmes.

Bez atšifrējuma lietojamas tikai vispārzināmas un kontekstā saprotamas abreviatūras, piemēram, LNB (Latvijas Nacionālā bibliotēka), LU (Latvijas Universitāte). Ja tekstā izmanto kādu mazāk zināmu abreviatūru, tad tā, pirmo reizi pieminot, ievietojama iekavās pēc pilnā nosaukuma.

Lai izvairītos no pārpratumiem, tekstā ieteicams atšifrēt visas abreviatūras. Oficiālajā korespondencē ieteicams izmantot tikai vispārpazīstamus saīsinājumus: u. c. (un citi), utt. (un tā tālāk), sk. (skatīt), š. g. (šī gada), lpp. (lappuse).

Darījumu vēstulēs nemēdz lietot ikdienā īsziņās un personīgajā e-sarakstē ierastos neoficiālos saīsinājumus un apzīmējumus.

Jokojot un izrādot emocijas, jābūt ļoti piesardzīgiem. Ar e-pastu emocijas pilnībā pārsūtīt nevar, tāpēc adresāts var jūs nesaprast. Var (un reizēm arī vajag) lietot emocijzīmes (emoticons), taču arī tās vēlams lietot ar mēru un tā, lai nevarētu pārprast. Emocijzīmes piešķir tekstam emocionālas nianses un spilgtina to, taču, ja vēstule ir nopietna un kontaktpersona mazāk pazīstama, labāk tās nelietot. Lietišķajai vēstulei jābūt pēc iespējas neitrālākai, tā nedrīkst paust liekas emocijas.

Pirms sūtīšanas e-vēstule rūpīgi jāpārlasa un jāpārbauda.

Jāatceras, ka vēstuli lasīs cilvēks ar citu uztveri un uzskatiem, tāpēc novēršams viss, kas varētu traucēt skaidrai domas izpratnei.

Slikti strukturēta un gramatiski kļūdaina vēstule saņēmējam liek domāt, ka sūtītājs viņu neciena, jo ir veltījis maz laika ziņas rakstīšanai.

Īpaši uzmanīgi pirms vēstules nosūtīšanas pārbaudāma saņēmēja e-pasta adrese. Viena kļūdaina rakstzīme var to piegādāt citam adresātam. Ja ziņojumu sūtāt vairākiem adresātiem, pārbaudiet visas adreses, lai nevajadzīgi neizsūtītu atbildi kādam, kam tas nav vajadzīgs.

Ja tiek sūtīta vēstule ar piesaistni (Attachment), vienmēr jāpārliecinās, ka piesaistne vēstulei patiešām pievienota. Pirms katras ziņojuma sūtīšanas apdomājiet.

E-pasta ziņojumu rakstīt un sūtīt ir viegli, dažreiz pat pārāk viegli. Pārliecinieties, vai ziņojums ir pārdomāts. Izvairieties no rakstīšanas, kad esat dusmīgs. Pēc ziņojuma nosūtīšanas to vairs nevar atsaukt.