IA Aplicada a Compras e Gestão de Fornecedores
Aplicação das principais perspectivas em Procurement 4.0
Por Tiago Almeida e José Santos
Introdução
Grandes e pequenas corporações possuem uma série de recursos responsáveis por fazer a operação funcionar. Enquanto alguns destes recursos impactam diretamente a operação e core business da empresa, como infraestrutura em uma empresa de TI, outros recursos não fazem parte do core business, mas são essenciais para a companhia operar, como o serviço de limpeza em um grande banco. Todos esses recursos são comprados pela empresa e podem refletir em uma relação duradoura e complexa com os fornecedores.
Compras e Gestão de Fornecedores (GFor) consiste na série de processos que envolvem o ciclo de estudo das operações e mercado fornecedor, evoluindo para a negociação e formalização dos contratos. Estes, uma vez implantados, necessitam ser geridos, garantindo que são eficientes, atendem as necessidades do negócio e estão de acordo com a visão de risco da companhia. Este ciclo evolui conforme as empresas conseguem melhor utilizar as informações geradas ao longo de todas as etapas e utilizá-las para planejar o futuro da organização.
No contexto das corporações, Compras deve possuir o papel de área de inteligência e integradora, gerando diferencial competitivo, garantindo relacionamentos seguros para a operação, processos bem definidos e aderentes para eficiência operacional e sendo uma área de referência em atendimento. Podemos citar quatro objetivos para esta área:
- garantia de compliance,
- prestação de serviços,
- gestão integrada dos gastos,
- Propagação do ESG
Sobre compliance, devem ser garantidos o cumprimento das boas práticas, contando com segregação de função, controle de alçada e imparcialidade. Sendo uma área de prestação de serviços, deve haver excelência no atendimento e um bom relacionamento junto às áreas solicitantes, praticando de fato uma parceria para a execução de boas contratações para a empresa. A gestão integrada dos gastos vem do conhecimento da demanda interna com a consequente atuação no planejamento e consumo, conhecimento da cadeia de suprimentos e do mercado e gerando impacto direto nos resultados da companhia. Por fim, no contexto de propagação do ESG, deve discutir e viabilizar novas oportunidades de negócios, além de atuar na governança ambiental, social e corporativa.
Tecnologia aplicada a Compras e GFor — Procurement 4.0
Alavancando a colaboração de Compras como ponto crucial da corporação, Procurement 4.0 é um tema bastante pautado na disrupção das categorias, digitalização da operação e evolução da informação nas atividades de Compras. A transformação, suportada por dados, tecnologia, inovação, gente e gestão, alavanca a execução das atividades de Compras e colabora para o sucesso nos principais desafios citados anteriormente.
Cada vez mais está ficando evidente os pilares desta revolução: Evolução das Informações, com a evolução dos KPIs e informações apoiando a tomada de decisão; Digitalização dos Processos, automatizando e otimizando as etapas operacionais da execução; e Digitalização das Categorias, relacionando o Strategic Sourcing com a transformação digital, através da revisão das cadeias apoiada em temas de tecnologia.
Ainda não há um consenso sobre o que será o Procurement 4.0, mas é possível fazer um paralelo com as revoluções industriais, especialmente com o que se acredita ser a chamada Indústria 4.0. Todas as revoluções dependeram de uma disrupção na tecnologia, onde os ganhos de imediato não eram claros, mas causando mudanças evidentes no modelo de como os negócios e processos viriam a funcionar nos próximos anos.
Por exemplo, na primeira revolução industrial, com o surgimento da máquina a vapor, não foi mais possível serem sustentadas fábricas descentralizadas, exigindo uma mudança para a centralização da produção. Da mesma forma, como exemplificado no frame acima, Procurement 4.0 será sustentado por habilitadores da mudança, que mudarão a forma como os negócios e operações são feitos e permitirá a alavancagem da contribuição de Compras na companhia.
É possível destacar algumas inovações tecnológicas na quarta revolução industrial, como, sistemas cibernéticos, computação em nuvem, internet das coisas (IoT), analytics, inteligência artificial e M2M (machine to machine communication). Para muitos pesquisadores, estas tecnologias conduzirão às inovações organizacionais mais disruptivas da história da humanidade. Para Compras, alguns casos de uso têm sido implementados nas empresas, principalmente no uso de dados e inteligência artificial.
Compras mantém o foco em obter uma maior eficiência e qualidade, de maneira a diminuir os riscos em seus processos. Sendo a obtenção de dados, analytics (IA), sistemas e outras tecnologias a base para impulsionar a transformação digital da empresa através do sourcing, e automatizar ao máximo a cadeia P2P (procure-to-pay), além de gerar insights para auxiliar decisões estratégicas. Dessa maneira, se torna possível manter uma gestão por indicadores e avaliação contínua dos fornecedores e equipe de compras.
Por isso, é necessário buscar constantemente a inovação e estar conectado a startups que surgirão focadas em suprimentos e, em paralelo, capacitar cada vez mais as equipes para conhecer as novas tendências.
Aplicações de IA em Compras e GFor
A Inteligência Artificial é uma das principais apostas para Compras operar em um patamar avançado, permitindo a transformação de massas grandes e complexas de dados em informação útil para sucesso nos 4 objetivos já mencionados:
- garantia de compliance,
- prestação de serviços,
- gestão integrada dos gastos,
- propagação do ESG
A geração de relatórios e indicadores com inteligência em conjunto com a automação de processos e decisões geram diferenciais competitivos (eficiência em negociação) e eficiência operacional, com a IA habilitada a tomar decisões e executar ações pautadas em análises feitas em dados volumosos, desestruturados e complexos (Big Data).
Como exemplos, a utilização de IA para monitoramento de notícias de fornecedores pode ser bastante útil para a gestão de riscos e identificação de oportunidades. O monitoramento de preços e índices de mercado e a sugestão do melhor momento de negociação pode garantir preços menores para as contratações. Em contratos, a aplicação de IA para detecção e estruturação de informações como vigência, preços, partes envolvidas, entre outras informações, pode ser útil na criação de dados para geração de indicadores, relatórios e automações. Estes são apenas alguns dos inúmeros exemplos de aplicação de IA em Compras e GFor.
A seguir, entraremos no detalhe de dois cases de aplicação de IA neste contexto.
Smart Purchase
Para determinados processos de Compras é possível a aplicação de procedimentos totalmente automatizados: desde a seleção de fornecedores, que inicia com as etapas de RFXs (Request for Information, Proposal, Quotation, etc), até a premiação da melhor oferta e, posteriormente, geração automatizada do pedido no ERP da companhia. Ainda, muitos materiais frequentemente adquiridos por Compras são padronizados e possuem baixo valor agregado, embora com um alto volume de itens por contratação, exigindo uma alta demanda operacional em Compras, que centraliza e organiza todas estas informações e processos.
Desta maneira, automações inteligentes capazes de identificar possíveis fornecedores a partir de dados de texto, fabricante e histórico de Compras do material podem ser bastante aplicáveis para a diminuição de esforço operacional e enriquecimento da busca através de dados e IA. Posteriormente, são enviadas e recebidas RFQs (Request for Quotation) pelos canais de comunicação, podendo haver etapas de negociação automatizadas com o fornecedor.
A obtenção do melhor valor de desconto é feita tomando como referência o histórico de descontos do fornecedor e as metas de saving das categorias. Por fim, com todas as propostas consolidadas, é identificada a melhor oferta, considerando o melhor preço, o prazo de pagamento, distância das parcelas e o saving. A oferta escolhida segue para outra automação inteligente que irá gerar o pedido no ERP da companhia. O Follow-Up posterior com o fornecedor é feito através de um software de E-Procurement.
O uso de RPA juntamente com IA pode potencializar os ganhos em todas as Compras, desde operacionais até estratégicas — podendo auxiliar na tomada de decisão e liberando tempo dos compradores para conseguirem focar em análises e atividades mais estratégicas.
Contract Analytics
A aplicação de IA em contratos geralmente surge para atuar em três desafios:
1) mineração e estruturação de dados
2) monitoramento
3) suporte a negociações
Soluções de IA baseadas em Natural Language Processing (NLP) são as grandes apostas para a solução destes desafios. Em resumo, NLP é uma área da IA aplicada a formas de comunicação humana, como fala e texto, e pode ser aplicada sobre os documentos contratuais.
Mineração e estruturação de dados se torna a pauta principalmente em empresas com volumes de centenas a milhares de contratos. Existem diversos sistemas de gestão desses conteúdos, onde informações como datas de vigência, valor, partes envolvidas e cláusulas existentes no contrato são adicionadas na criação do documento, criando dados estruturados sem precisar do uso de AI.
Apesar de existirem softwares capazes de cadastrar contratos estruturando seus dados básicos, dentro de um contrato há uma grande quantidade de informações que podem ser utilizadas no dia-a-dia da equipe e dificilmente uma ferramenta de gestão de contratos será tão completa a ponto de conseguir mapear e estruturar todas estas informações. Ferramentas de IA entram como complemento a estes sistemas de gestão de contratos, enriquecendo seus dados com mais informação e apoiando a tomada de decisão, além de serem extremamente úteis para a mineração de dados em documentos legado, muito antigos ou não cadastrados nas ferramentas de CLM da companhia.
Além disso, monitoramento contínuo dos contratos também é uma dor das equipes de Compras. Após fechado o contrato com um fornecedor, não basta apenas consumir os serviços e produtos contratados até o fim da vigência. É preciso um monitoramento constante do contrato para garantir que aquela contratação não esteja gerando risco e identificar de forma proativa oportunidades de eficiência.
O monitoramento manual do contrato é bastante oneroso e complexo: além das informações do documento em si, é necessário acompanhar o mercado e o próprio fornecedor. A equipe de Compras e GFor geralmente possui uma série de outros processos acontecendo no dia-a-dia, assim, a inclusão do monitoramento pode ser algo extremamente oneroso e uma atividade não prioritária para o time.
Suporte a negociações é outro grande desafio no qual a IA pode ser aplicada. Além de NLP sobre documentos contratuais, há uma gama de outras ferramentas de IA que podem ser utilizadas sobre dados como índices e preços de mercado, indicadores da empresa sobre crédito do fornecedor, histórico de eficiência de contratações antigas, contratos semelhantes, entre outros. Estes dados podem ser combinados em um modelo de recomendação que suporta a negociação indicando quais condições podem ser incluídas no contrato em confecção.
Modelos que correlacionam dados diversos do contrato com suas condições comerciais e jurídicas e recomendam termos a serem incluídos ou excluídos são ferramentas que auxiliam muito na confecção do contrato pela equipe através da identificação de oportunidades, captura e consolidação de conhecimento e otimização de tempo da operação. Por exemplo, um modelo de IA pode aprender que, historicamente, contratos com a condição de reajuste dizendo que os preços serão ajustados apenas mediante negociação tiveram maior eficiência e recomendar esta condição em novas contratações.
Conclusão
Se você chegou até o final do artigo, deve ter notado como o uso de Inteligência Artificial em Compras pode potencializar os ganhos em todas as etapas na cadeia de Compras e Gestão de Fornecedores e esperamos que tenha tido algumas ideias para aplicar estes conceitos apresentados no seu próprio contexto. Existem alguns casos de uso já implementados, mas há muito espaço para inúmeras inovações e ganhos ainda não alcançados.
Quando o tema Procurement 4.0 é abordado, não há uma definição clara de quais serão as mudanças organizacionais em Compras para efetivar o uso das novas tendências tecnológicas. No entanto, é um consenso que IA será uma das principais bases para habilitar essa disrupção, aumentando ainda mais a eficiência, a qualidade dos dados e operação, e diminuindo os riscos envolvidos.
