Finanzas para Freelancers: 5 claves para organizar tu independencia

En busca de la factura perdida.

Nadie la tiene más difícil que el freelancer. 👨🏻‍💻 No sólo nos toca brindar un servicio: tenemos que hacernos cargo de marketing 📈, ventas 💵, legales ⚖️, administración 📑 y finanzas 💸 y de todas las áreas que hacen al desarrollo de un negocio, pero sin equipo. Probablemente es en todo lo vinculado con el dinero donde más se sufre. Van entonces 5 recomendaciones para poder surfear la ola de la libertad 🌊 sin colapsar financieramente.

#1. Tené bien en claro qué vendés y a qué precio 💲

Están quienes buscan la relación de dependencia para acomodar las finanzas del estilo de vida y quienes encontraron en la libertad de horarios y formatos de negocios una manera de equilibrar trabajo y disfrute. Estos últimos tienen como primer desafío definir cómo se ganan la vida si no van a disponer del mismo ingreso todos los meses.

Lo mejor que podemos hacer si formamos parte del “team freelancer” es armar una lista de todo lo que ofrecemos y el precio al que lo vendemos. Entender si estamos cerca de los valores de mercado o no, y en caso de que no, si nuestro precio es más bajo como resultado de una estrategia meditada para ganar clientes más rápido o si, por el contrario, somos estratégicamente más caros porque lo que sabemos hacer es mejor que lo que hacen nuestros competidores.

A veces alcanza con consultar a un colega, otras, con hacer inteligencia de mercado o hacernos pasar por un cliente y pedir un presupuesto.

En cualquier caso, si tenemos bien claro y definido todo lo que somos capaces de vender y cuánto nos podrían pagar en promedio, podemos darnos una idea de cuánto tendríamos que vender de cada tipo de servicio/producto por año para alcanzar el nivel de facturación que permita que nos cierren los números.

#2. Vos no sos tu negocio 🗄

Lo que más le cuesta a un freelancer es aceptar que de un lado está la lógica de su negocio (la venta de eso que sabe hacer) y, del otro, su estilo de vida y cómo gasta eso que gana. A diferencia de un asalariado, el freelancer la mayoría de las veces no tiene Ingresos Frecuentes. Y si bien es posible estimar cuánto podrían sumar sus ingresos anuales armando escenarios para poder planificar, hay algunas consideraciones extra para conocer los números reales de esta especie de “empresario unipersonal del rubro servicios”. Ese servicio profesional que brinda de forma independiente muchas veces tiene Costos y tiene Gastos, con lo cual no todo lo que ingresa puede destinarse para vivir.

Los Costos son la suma de todo eso que asumimos como pérdida sin las cuales no habría forma de concretar las ventas: servicios que tercerizamos, materiales específicos comprados para un proyecto, alguna comisión o finder’s fee, etc.

Los Gastos son la suma de todo eso que asumimos como pérdida para tener una estructura operativa, así facturemos $ 1.000 pesos por año o $ 1.000.000: el alquiler de una oficina, el monotributo, publicidad, un servicio de almacenamiento en la nube, etc.

Para saber si los números cierran, necesitamos hacer un registro de Ingresos, Costos y Gastos de forma de poder conocer el Resultado de nuestra actividad freelancer durante el año, como lo hace cualquier negocio.

El Resultado es lo que nos dice cuánto nos queda “limpio” por año en nuestra actividad Freelancer. Si es positivo (y debería serlo), tenemos Ganancias. Intentar vivir como freelancers tomando como referencia sólo nuestros Ingresos es un error: vivimos de nuestras Ganancias.

Luego se trata de entender los principios básicos de las Finanzas Personales para calibrar los Gastos que representan el nivel de vida a la par (o preferentemente por debajo) del nivel de Ingresos (que sería el Resultado del “negocio freelancer”).

#3. Cuentas claras conservan la paz mental 🙂

Otra de las cosas que ayuda mucho para poder llevar este registro es manejarse con una planilla de cálculo de Excel o Google Sheets que facilite la migración del cuadernito y la calculadora (en el mejor de los casos, porque muchos freelancers directamente no llevan registros). En cualquier empresa más o menos grande este trabajo lo hace el área de contabilidad. Pero si sólo tenemos a mano un contador (también freelance) que apenas devuelve los llamados y sólo nos ayuda con lo básico, esta tarea toca asumirla uno mismo.

Las planillas permiten juntar datos, como por ejemplo todo lo que se va facturando a lo largo de un período, y organizar esa información para saber cuánto suma por mes o por año, por cliente o por tipo de servicio.

Lo mejor que podemos hacer es llevar una planilla por año y, del 1º de Enero al 31 de Diciembre registrar en tres hojas diferentes: Ingresos, Costos y Gastos. Luego en una planilla Resumen, trabajar con los totales y ver cómo nos dan las cuentas.

Es importante entender que muchas veces vamos a tener Ingresos en un período porque ya brindamos el servicio y lo facturamos, pero no lo cobramos (o nos dieron un cheque a 90 días). La clave pasa por registrar lo que pasa a nivel económico (si el servicio se concretó y lo podemos dar por hecho) y no tanto a nivel financiero (si ya disponemos del dinero que se generó con ese servicio). Ganar plata y tener plata son dos cosas distintas.

Y hablando de lo financiero, otra cosa que viene bien además de tener claras las cuentas contables es tener separadas las cuentas bancarias.

#4. Convertite en tu propio Gerente Financiero 👨🏻‍💼

Para organizarnos con el dinero no hay nada mejor que tener una cuenta bancaria personal (con sus tarjetas de crédito si así nos viene bien) y otra para el giro del negocio (las cobranzas y pagos relacionadas con nuestra actividad).

Las cajas de ahorro son gratuitas y podemos depositar plata o cheques, disponer de esos fondos y transferirlos entre cuentas sin costos.

Para facilitar la prolijidad, periódicamente conviene transferirse plata de la cuenta profesional a la personal, como si estuviéramos pagándonos un sueldo a nosotros mismos. Pero no son sueldos: en realidad se tratan de adelantos de las ganancias del año. Recién al finalizar el período es posible saber cuánto suma el Resultado y si lo que nos llevamos a cuenta a lo largo del año cubrió el total o podemos retirar más (¡y si alcanzan para vivir como queremos!).

A nadie le gusta facturar, recibir mails donde nos piden el formulario A-206 para completar el alta como proveedor para luego llamar por teléfono a Pagos en horarios imposibles que siempre nos olvidamos de agendar.

Pero tampoco nos gusta hacer malabares con el dinero.

A menos que hayamos comenzado una carrera freelancer con inversores que apostaron fuerte por nosotros o con sponsors generosos, en general nuestro flujo de fondos es el reflejo de una relación de fuerzas desequilibrada.

No tenemos fondos de emergencia y cobramos mal porque es muy difícil imponerle condiciones a los clientes. Si son chicos, porque son intermediarios dentro de un proyecto más grande o dependen de una cadena de cobros extensa. Si son grandes, porque tienen una burocracia engorrosa.

Tenemos que entender que cada día que demoremos de nuestro lado la preparación de una factura, su envío, su seguimiento, etc., equivale al menos a 2 días de demora en disponer del dinero más adelante. Esos fondos además de necesitarlos para funcionar, los necesitamos para vivir.

Llevar un control de qué facturas cobramos, cuáles no pero están en fecha, qué fondos deberíamos tener disponibles para pagar gastos de nuestra actividad y cuándo tendremos (¡y cuánto!) disponible para repartirnos para vivir es fundamental.

De lo contrario, vamos a estar manoteando billetes por ahí o endeudándonos irremediablemente.

#5. Armáte un buen Fondo de Reserva 💰

Cuando los plazos de cobro se estiran como un chicle pisado un día de mucho calor, empezamos a desesperarnos. ¿De dónde sacamos plata para pagar la factura del celular?¿Cuánto me cobra de intereses AFIP por pagar tarde el monotributo?¿Seguirá cubriéndome la prepaga si acumulo 3 meses sin pagar?

El Fondo de Reserva es lo mejor que podemos tener para estos casos. Sobre todo si estamos pensando en pasarnos del mundo de 9 a 18 al mundo de los libres.

Los freelancers “nativos”, a fuerza del montoncito de dinero que se genera cuando se cobran proyectos importantes o cuando empiezan a “pegarla”, deberían evitar gastar todo el dinero disponible para remunerarse después de tanto esfuerzo. Es recomendable que una parte quede separada para tener a mano en esos casos típicos donde arranca un cliente nuevo que paga a 120 días o se cae un cliente histórico y se interrumpe el flujo de fondos.

Y para quienes siempre disfrutaron del placer de tener una entrada de cash cada 30 días pero están pensando en sumarse a la aventura de escriturar su tiempo, vale una recomendación similar: antes de dar el salto, empezar a acumular una cantidad de dinero que permita transitar el recorrido hasta el despegue de la facturación (y la cobranza), que permita mantener en equilibrio el nivel de vida elegido (aún cuando el plan implique achicar gastos al mínimo posible). Tomando como parámetro al menos 1 mes de gastos, si es posible 2, siempre va a ser mejor que nada.

Obviamente tener plata disponible pero no usarla es una tentación enorme. Muchas personas tienen serios problemas para tener dinero a mano y no gastarlo. ¡Es todo un arte que requiere mucha disciplina!

Ahora toca poner en práctica estos consejos para ver si logramos vivir haciendo lo que nos gusta ¡y que las cuentas cierren!