Como atingir metas e acompanhar seu desempenho
O que você precisa para começar a usar OKR
Empresas de todos os tamanhos e segmentos compartilham a mesma dificuldade: definir e acompanhar métricas de performance. O que faz isso ser difícil é que nem sempre é tão óbvio quanto parece — fora que depois de começar um projeto, a dificuldade só aumenta.
O fato é que todo mundo quer saber se está indo bem (ou mal) e, mais importante, o quanto. Mesmo quem já tem clareza do que medir, costuma bater cabeça em como fazê-lo. Não é tarefa fácil coletar, compilar e interpretar métricas.
Aqui na VTEX a gente trabalha com times independentes, cada um cuidando de um produto diferente, com suas próprias metodologias, tecnologias e road-maps. Já discutimos muito se valeria a pena unificar ou manter essa independência extrema: não para burocratizar, mas sim dar visibilidade aos avanços de cada time e fazer da transparência uma espécie de “prestação de contas” natural.
Uma das metodologias adotadas por alguns times aqui foi o OKR: Objective & Key Results. Essa metodologia foi criada na Intel, mas só ficou popular mesmo quando o Google começou a adotar internamente (desde o comecinho). E o sucesso faz sentido, já que o OKR pode ser aplicado em várias escalas/projetos: para a empresa, para o time, individualmente, para eventos, viagens e até festas.
Do que é feito?
Esse é um resumo visual de todos os componentes organizados num slide de OKR da forma como a gente usa no meu time. Se você quiser acompanhar com uma versão editável e mais detalhada em mãos, pode copiar e usar esse template! Agora, vamos aos componentes!
Objetivo
Esse é o principal componente do OKR. Ele deve ser ambicioso e inspirador. Um bom objetivo é um pouco desconfortável: te força a ir um pouco além e deixa aquela dúvida se você vai mesmo conseguir alcançá-lo. Algumas perguntas que podem ajudar a definir seu objetivo:
- Por que estou fazendo isso?
- Por que esse projeto é mais importante que os outros?
- Onde quero chegar?
- O que me encanta nesse projeto?
- Vai ser difícil alcançar esse objetivo?
Key Results
Os Key Results (KRs) têm relação direta com o objetivo, são como passos para que ele seja alcançado. O mais importante é que sejam mensuráveis — só assim você poderá dizer, com certeza, se alcançou ou não o resultado esperado. Para ajudar a definir seus KRs, responda essas perguntas:
- Quais resultados preciso obter para atingir meu objetivo?
- Como esse KR me ajuda a alcançar o objetivo?
- É possível medir e/ou quantificar esse KR?
- Qual é o número que me diz que o resultado foi alcançado?
Nível de confiança
Nas reuniões de acompanhamento, cada KR recebe uma porcentagem que representa o seu nível de confiança de que ele será completado. Rever esse número com frequência é bom porque ajuda a priorizar, fica mais transparente e fácil de acompanhar. Na dúvida, faça essas perguntas:
- Estou perto ou longe desse resultado?
- Quais as chances de cumprir esse KR?
- O quanto acredito que vou completá-lo no prazo?
Tarefas
Os KRs são resultados que você quer alcançar, mas não são tarefas. É importante não confundir as duas coisas. Pense no que precisa ser feito para atingir os resultados que você definiu e liste as tarefas que você precisa fazer para chegar até lá. Esse é, literalmente, seu to-do list.
- O que preciso fazer para alcançar esse resultado?
- Quais são as tarefas que eu tenho agora e terei que fazer em breve?
- Isso é uma tarefa ou um resultado? (essa é boa para testar os KRs)
Health Check
O Health Check serve pra dizer se o projeto está saindo como o esperado. Por exemplo, se a qualidade for importante pra você, ela deve ser um item nessa lista. Se algum processo precisa ser respeitado, ele pode estar lá também. Quando for definir o seu Health Check, se pergunte:
- O que é importante acompanhar para saber que o projeto está indo na direção certa?
- Tem algum processo que precisa ser respeitado?
- Quais são as limitações do projeto?
Riscos
Não importa o quanto a gente planeje, não dá pra evitar imprevistos. O que a gente pode fazer é se prevenir, tentando listar as ameaças que já soubermos de antemão. A pergunta aqui é:
- O que pode ser uma ameaça para o meu objetivo?
- O que pode dar errado num futuro próximo?
- Tem algum fator externo que possa ter um impacto negativo no projeto?
Caminho crítico
O Wikipedia tem uma boa definição. O conceito, contudo, é bem auto-explicativo: basta pensar na sequência de atividades que precisam ser concluídas para que seu objetivo seja alcançado. Uma coisa muito comum no cenário de empresas médias/grandes é a interdependência entre times, por exemplo.
- Quais atividades impactam diretamente na conclusão do OKR?
- O que não depende de mim e é fundamental para concluir meu objetivo?
E agora? O que eu faço com isso tudo?
Não existem regras definitivas para se usar o OKR. Aqui na VTEX mesmo, cada time usou da forma mais conveniente para o próprio workflow. A boa notícia (🙌) é que existem algumas boas práticas e formas de saber se está dando certo ou não.
Entrevistei pessoas de diferentes times aqui na VTEX para investigar os pontos mais complicados, o que deu certo, o que deu errado e o que cada um aprendeu e compilei uma lista de três tópicos unânimes para um bom uso do OKR:
1. Ritmo
As equipes que obtiveram mais sucesso com o uso do OKR e acharam que ele foi mais eficiente se reuniam toda semana para rever o que foi produzido e ajustar os pontos. Algumas equipe se reuniam uma vez por semana e revisavam tudo. Outras, se reuniam uma vez na segunda-feira de manhã para definir os goals da semana e outra na sexta para avaliar o progresso.
Talvez, o mais importante com relação a esse tópico seja estabelecer uma periodicidade que caiba na sua agenda e na do seu time para revisitar seus OKRs com frequência. Essas reuniões, nos times que conversei, são tratadas como as reuniões mais importantes da equipe.
2. 70% é o ideal
O objetivo tem que ser ambicioso, lembra? Então, se você completa seus OKRs com frequência, significa que não está sendo ambicioso o suficiente. Cada empresa e time tem seu sweet spot para definir o que é aceitável. Aqui na VTEX o acordo foi de que 70% é o ideal.
Esse número aponta que você chegou perto o suficiente do objetivo para ver a luz no fim do túnel e agora está mais maduro com relação a que caminho seguir daqui pra frente. Perfeito para definir os próximos OKRs. Ah, muito importante: performances ruins não devem ser punidas, devem ser encaradas como aprendizados. 😉
3. OKR é público
Um dos objetivos de termos implementado o OKR aqui na VTEX foi alinhar a equipe, tanto do projeto quanto as outras em relação ao projeto. Também queríamos dar mais transparência ao que está sendo produzido por todos e acompanhar a evolução dos projetos.
Como usamos o Slack para comunicações internas, colocamos um link para o nosso OKR no tópico do canal público do time. Assim, todo mundo da empresa pode acessar e visualizar facilmente em que estamos trabalhando:
Por essência, o OKR deve sempre ser público. A empresa inteira deve ter acesso ao que todo mundo está desenvolvendo, já desenvolveu ou ainda irá desenvolver. E essa ferramenta se mostrou muito eficiente para isso.
Prática. Quero ver prática.
Para agilizar alguns processos e ser publico, criamos uma apresentação de slides no Google Presentations. Fiz um template que você pode copiar e usar à vontade para começar, se quiser.
Quando a gente começou a usar no meu time, queríamos aprender rápido e entender melhor como funciona, então aplicamos mensalmente. Isso significa que a cada mês a gente revisava tudo, embora normalmente se faça trimestralmente. Fizemos isso até estarmos seguros o suficiente para definir um único objetivo para os próximos três meses, o que aconteceu naturalmente.
Nas reuniões semanais, a gente duplica o slide e faz as alterações na cópia — uma forma fácil de manter um histórico, semana a semana, do progresso que estamos fazendo. Para diminuirmos a duração das reuniões, fazemos uma na segunda e uma na sexta-feira. Segunda a gente define as tarefas que serão feitas por cada um durante a semana e define o nível de confiança para cada KR. Na sexta a gente marca o que foi e não foi feito, atualiza o Health Check e revê a lista de tarefas para a próxima semana.
Uma última dica.
Depois que você definir seu primeiro OKR, olhe pra ele e se pergunte:
- É inspirador?
- É mensurável?
- É transparente?
Se você responder um “sim” convicto para essas três perguntas, meus parabéns: é provável que você tem em mãos um excelente OKR. 🙌
O que mais?
Mais nada. Agora você já tem um template e já sabe como funciona. Vai lá e começa a testar! Se quiser se aprofundar, tem muitos outros artigos e vídeos sobre o assunto na internet (claro). Aqui vão dois links interessantes para mergulhar:
How Google sets goals: OKRs. Um artigo aqui no Medium do Rick Klau, fundador do Blogger e sócio na Google Ventures. Tem um vídeo detalhando como eles usam no Google e com um pouco de contexto histórico também.
The OKR Guide. Um link com várias fontes sobre como implementar, com exemplos, histórias, slides e outras coisas.
Se você curtiu mas tiver alguma dúvida, questão ou experiência, fique à vontade pra compartilhar! Fala comigo por aqui ou lá no Twitter.
Muito obrigado Robyn Steinberg por ter me inspirado a escrever esse artigo. Espero que os OKRs ajudem aí no Wix Lounge! 😊
Por fim, um agradecimento especial ao time da VTEX que está sempre testando coisas novas, experimentando e crescendo junto. Meus companheiros de OKR: Anderson Moreira, Rodrigo Dumont, Felipe Castro, Bruno Abreu, Breno Calazans e Gustavo Giserman.
Agradeço também aos que contribuíram para esse artigo: Wellington Fabrício, Fabio Caldas, Augusto Barbosa, Daniel Fosco, Gabriel Galc e Luiza Breier.
Já que você tá aqui: também escrevi uma versão em inglês desse artigo, caso você queira dar uma olhada ou compartilhar. 🙌
