Messenger-Überblick: Welche Software eignet sich für mein Unternehmen?
Der technologische Fortschritt erlaubt es uns schon seit über 20 Jahren, unmittelbar über das Internet miteinander zu kommunizieren. Zunächst waren wir über Instant Messenger an unsere Desktop-Computer gebunden. Heute können wir mit Hilfe von Messaging Apps über unsere Smartphones unterwegs und zu jeder Zeit Nachrichten senden und empfangen.
In der Arbeitswelt war die Nutzung von Messenger-Services bislang allerdings eher die Ausnahme. Jetzt, wo die Mitglieder von Generation Y (auch Millennials genannt) in die Arbeitswelt einsteigen, schwenken immer mehr Unternehmen auf Messenger-Services um. Jüngere Arbeitnehmer sind es aus ihrem Privatleben gewohnt, ohne große Umschweife miteinander zu kommunizieren, wieso sollten wir dies nicht auch im Büro tun können?
Der E-Mail wird schon lange ihr Tod vorausgesagt, trotzdem konnte sie sich weiterhin im Geschäfts- und Privatleben halten. Es ist nicht schwer nachzuvollziehen wieso, denn sie bringt viele Vorteile: Sie verbraucht nur wenig Datenvolumen (wenn man Dateianhänge nicht mitzählt). Man kann sie einfach archivieren. In den meisten Organisationen haben E-Mails einen relativ offiziellen Charakter, da sie wie eine nachvollziehbare Papierspur funktionieren können: Wenn jemand eine E-Mail Konversation weitergeleitet bekommt, kann dieser unten sofort nachlesen was der Ausgangspunkt des Gesprächs war und wo das Gespräch mittlerweile hingeführt hat.
Heute können wir jedoch ganze Projekte oder Arbeitsbereiche innerhalb von Team-Messengern verwalten. Diese Programme berücksichtigen, welche Anforderungen ein modernes Büro an den jeweiligen Messenger hat. Durch die Nutzung von verschiedenen Gesprächskanälen, Gruppenkonversationen oder Tags können verschiedene Projektmitglieder oder Abteilungen miteinander kommunizieren, ohne dabei von irrelevanten Nachrichten abgelenkt zu werden. Vorausgesetzt, man richtet die Kanäle, Gruppen und Tags sinnvoll und zielführend ein und optimiert sie fortlaufend entsprechend der Bedürfnisse der Teams.
Dieser Artikel gibt einen kleinen Überblick und stellt ein paar Tools für die Team-Kommunikation vor. Diese zeichnen sich dadurch aus, dass sie schon recht bekannt sind oder sich für unterschiedliche Arbeitsbereiche besonders gut eignen.
Slack, HipChat und Mattermost: Die Allrounder unter den Team-Messengern
Wenn wir an Bürokommunikation denken, kommen wir im Moment schnell zu Slack. Mit vier Millionen täglich aktiven Nutzern, ist es einer der größten Services. Diese Zahl ist besonders beachtlich, wenn man bedenkt, dass der Service erst seit Februar 2014 existiert.
Auf den ersten Blick überzeugt Slack durch eine ansprechende Benutzeroberfläche, die sich relativ intuitiv bedienen lässt. Bei Fragen kommt dem User der Slackbot zur Hilfe, um den Nutzern bestimmte Funktionen zu erklären.
Innerhalb des Gesprächsverlaufs kann man auch nach bisher erwähnten Stichworten oder Dokumenten suchen. Durch Drag and Drop lassen sich Dateien einfach vom Desktop, der Dropbox, iCloud oder ähnlichen Services bei Slack hochladen und teilen. Slack integriert mittlerweile über 70 Anwendungen, die innerhalb des Programms nahtlos genutzt werden können.
Ein weiterer Vorteil ist, dass bisherige Gesprächsverläufe von Slack archiviert werden. Allerdings kann dies auch ein Nachteil für Unternehmen sein, die besonders viel Wert auf Datensicherheit legen müssen und ihre E-Mails oder Nachrichten auf eigenen Servern aufbewahren sollten.
Ein Hauptkonkurrent von Slack ist das Programm HipChat, das sich im Wesentlichen nicht so sehr von Slack unterscheidet. Im Vergleich zu Slack hat es “nur” 60 integrierte Programme, dafür startete HipChat sofort mit der Möglichkeit für Video- und Voice-Gespräche, welche bei Slack erst später dazu kam.
Beide Programme sind zunächst kostenlos zu testen. Nur wenn in größeren Teams gearbeitet wird oder bestimmte Services genutzt werden möchten, muss das Unternehmen ein Abonnement abschließen.
Mattermost unterscheidet sich von den anderen zwei Services dadurch, dass es ein Open Source Client ist. Das bedeutet, dass theoretisch jeder den Code des Programms ändern und es somit an seine eigenen Bedürfnisse anpassen kann. Das Programm erfordert auch die Nutzung eines eigenen Servers, damit Nachrichten und Dateien über das Programm gesendet werden können. Das ist in der Einrichtung etwas umständlicher als Slack oder HipChat, da man dafür einen IT-Administrator mit den entsprechenden Kenntnissen benötigt. Dafür eignet sich Mattermost besonders für Unternehmen bei denen Datensicherheit eine große Rolle spielt oder die ihre Daten lieber auf eigenen Servern aufbewahren möchten.
Der Umstieg auf Mattermost sollte den meisten Benutzern nicht schwer fallen, da man die eigenen, bisher auf Slack genutzten, Themes weiter verwenden kann. Ebenso können ganze Slack-Accounts, sowie archivierte Channel importiert werden.
Für MS Office Anwender: Skype for Business
Die Nutzung von Skype for Business bietet sich besonders für Teams an, die bisher schon mit Microsoft Office Outlook oder Microsoft Office 365 arbeiten. Die Preise für die Integration von Skype for Business beginnen dabei bei 1,70 Euro im Monat.
Durch die Verknüpfung mit Microsoft Office Outlook werden Gespräche auf allen genutzten Computern synchronisiert und man kann das Programm auch zur Kommunikation mit externen Partnern verwenden. Wie bei der kostenlosen Version für Privatpersonen ermöglicht Skype auch Videogespräche und Online-Telefonate, was sich z.B. für Konferenzen oder Verkaufsgespräche anbietet. Mit Hilfe von Skype for Business ist auch Screen-Sharing möglich und es können Dateien versendet werden.
Ein Problem von Skype for Business ist jedoch, dass seine Suchfunktion oft als umständlich empfunden wird und die Integration von (Nicht-Microsoft)-Apps relativ beschränkt ist.
Immer unterwegs: Avaamo und MindLink bieten mobile Lösungen
Der indische Anbieter Avaamo hat mit seiner App für Business Messaging die Bedürfnisse von mobilen Arbeitsteams im Blick. Im Grunde genommen funktioniert der Messenger wie jeder andere auch: Man schreibt Gesprächspartner an, bildet Gruppen und fügt gegebenenfalls auch Personen außerhalb der eigenen Firma dem Gespräch zu. So ist die Kommunikation mit Kunden, Verkäufern oder Partnerunternehmen möglich.
Mit den normalen Avaamo-Accounts haben Unternehmen die Möglichkeit die App kostenlos zu testen oder zu nutzen. Für besonders große Teams oder Unternehmen bietet sich Avaamo Premium an. Mit diesem Service werden zahlreiche Funktionen freigeschaltet und die Kommunikation über Avaamo kann besser kontrolliert und verwaltet werden. So erhält man Einsicht in die Nachrichtenstatistik und erfährt, ob Nachrichten nicht gelesen oder beantwortet werden. Eine Broadcast-Funktion ermöglicht es, eine Nachricht an bestimmte Gruppen oder Zielgruppen innerhalb des Unternehmens zu versenden. Im Notfall erlaubt Avaamo, dass Daten von einem Firmenhandy rückstandslos gelöscht werden können.
Neben Vorteilen wie dem Datenversand oder Screen-Sharing über das Smartphone, Lesebestätigungen oder sogar Navigationshilfen, sollte man bedenken, dass Avaamo ein mobile-only Produkt ist. Für klassische Büroaufgaben ist es daher weniger geeignet.
Mit MindLink gibt es einen weiteren Anbieter im Bereich Business Messaging. Hier handelt es sich wieder um ein Programm mit dem ein verstreutes oder sehr mobiles Team miteinander in Kontakt bleiben kann. Neben dem Messaging als Hauptfunktion können über MindLink auch Dateien versendet, Anrufe getätigt und Gruppenchats geführt werden. Durch einen abgesicherten Gastzugang können auch Dritte zu Gesprächen hinzugefügt werden, die Mitarbeiter können dabei stets bestimmen was diese Gäste genau zu sehen bekommen.
Sicherheit spielt für MindLink eine große Rolle, da es bisher schon von Unternehmen im Gesundheitswesen, der Finanz- oder Consultingbranche genutzt wird. Bei Bedarf kann ein Unternehmen seine eigene Infrastruktur nutzen und das Programm über eigene Server oder private Clouds nutzen.
Fazit
Bei der Auswahl eines Programms zur Team-Kommunikation (und eventuell Organisation?) sollte stets im Bewusstsein bleiben, welche Probleme oder Aufgaben mit einem Programm wirklich gelöst werden sollen. Bei der Vielzahl von Angeboten, die sich teilweise sogar stark ähneln, läuft man sonst Gefahr, sich im Produktdschungel zu verlaufen.
Ein mobiles Team braucht oft nur einen schlanken Messenger um sich unterwegs kurz auszutauschen. Für ein Team, das stationär an einem sehr großen Projekt mit verschiedenen Aufgabenbereichen arbeitet, macht ein umfangreicherer Messenger vielleicht mehr Sinn. Letztendlich sollten sich Unternehmen die Zeit nehmen um passende Messenger-Programme auszuwählen und diese während der angebotenen (kostenlosen) Testphasen ausprobieren.
