ИНСТРУКЦИЯ: Транспортные заказы
Существует несколько возможностей создания электронных накладных при помощи Waybiller: заказ на транспортировку может добавить отправитель, водитель или логистик — электронная накладная составляется системой автоматически.
Сегодня мы начнем с самого простого: познакомим Вас с возможностью перевозки и создания накладной при условии, что заказ на перевозку уже внесен в систему руководством (логистом) заранее. Единственное, что следует сделать водителю: выбрать машину, на которой перевозиться груз и отследить детали перевозки.
Транспортные заказы составлены индивидуально для каждого водителя, который перевозит груз следуя определенной накладной — другим водителям заказ виден не будут. Фирма-перевозчик может составлять накладные для водителя, также водитель может добавлять накладные для определенной фирмы. Данные накладной будут доступны всем сторонам перевозки, которая осуществляется с их помощью (отправитель, транспортная фирма, получатель). Отследить детали активных транспортных заказов можно в режиме онлайн.
После создания накладной, фирме-перевозчику отправляется уведомление на э-маим. При желании, копия уведомления отправляется и водителю, добавленному к перевозке.
Водитель может использовать Waybiller используя мобильное приложение (доступное для iOS и Android), либо войти в систему из браузера (https://waybiller.com). Перевозки с э-накладными только на первый взгляд могут казаться сложными. В действительности- это не так. Процесс принятие накладной также максимально упрощенным для водителя. В случае же, если вопросы или трудности возникнут-всегда можете связаться с нами по телефону: +372 555 31161 (Анна).
Как водитель совершает поездку на основании транспортного заказа?
Первым шагом для водителя будет вход в Waybiller через мобильное приложения или браузер. Для входа в систему водителю следует ввести свой э-маил и пароль от аккаунта. Следует использовать тот э-маил, который был использован для регистрации и куда отправлялось приглашение для присоединения к системе. Пароль для аккаунта водитель выбирает самостоятельно при регистрации.
1. Выбор типа работ
После входа в систему, водителю необходимо выбрать фирму, для которой он будет совершать перевозку. После этого, необзодимо нажать кнопку “”, чтобы увидеть все назначенные ему заказы в хронологическом порядке.
2. Выбор транспортного средства
Как правило, в машинном парке одной компании номера машин остаются неизменными. Поэтому, все номера добавляются в систему руководством еще до начала реального использования платформы э-накладных.После выбора верного заказа, водителю лишь нужно выбрать номер транспортного средства, на котором груз отправиться в место назначения.
В случае, если водитель не смог найти нужное транспортное средство — об этом следует сообщить логистику. Зайдя в систему в роли управляющего, логист сможет добавить транспортное средство, выбрав в меню “транспортные средства”
3. Начало поездки
После выбора средства передвижения, можно еще раз проверить детали заказа и, подтвердить создание дигитальной транспортной накладной, нажав на кнопку “Начать ехать к месту погрузки” (в данном случае, “начать ехать к месту погрузки еще раз”, т.к. данная машина и водитель уже совершали перевозку по указанному маршруту). После подтверждения, статус накладной меняется “По пути к месту погрузки” и водитель может начать движение к месту погрузки.
4. Погрузка груза
По прибытию к месту загрузки, водителю следует убедиться в погрузке груза и затем открыть приложение Waybiller. Необходимо указать вес погружаемого груза и нажать “Груз погружен”. После чего, заказ на перевозку перейдет в статус “На пути к месту назначения”. Так же системой будет создана электронная накладная, доступ к которой есть у всех сторон, связанных с заказом — отправитель товара, транспортная компания и получатель. Водитель может начать путь к месту назначения для передачи груза.
5. Прибытие в место назначения
Добравшись до места назначения, где груз будет выгружен, накладную необходимо завершить, нажав на кнопку “Завершить поездку”. Водитель сможет проверить (при необходимости, изменить) километраж поездки и нажать на кнопку “Далее”. В э-накладной будут указаны данные, введенные водителем, и данные, рассчитанные в соответствии с Google Maps. После чего, э-накладная и транспортный заказ переходят в статус “В месте назначения”.
К накладной возможно добавить комментарий или изображение.
К примеру, если в пути возникли отклонения от маршрута, простои и прочие непредвиденные ситуации- уместно добавить это в комментарии. К изображениям можно добавить фотографии чеков с заправочных станций.
6. Получение груза
Возможностей принятия груза в Waybiller несколько:
- В случае, если система бухгалтерского учета клиента синхронизируется с системой Waybiller, то принять груз можно прямо в системе клиента. Следует уточнить вес принимаемого груза в бухгалтерской программе клиента — данные о принятии товара будут автоматически перенаправлены и в Waybiller.
- В случае, если клиент сам использует Waybiller: необходимо зайти в систему Waybiller под своим паролем, добавить вес принимаемого груза и подтвердить принятие.
- Если клиент еще не является пользователем Waybiller, то водитель сможет принять груз за него (логисту следует добавить такую возможность в личных настройках водителя, который перевозит груз, заранее). В данном случае, необходимо указать вес принимаемого товара, добавить подпись и подтвердить получение. Подпись будет добавлена и в PDF форму э-накладной. Когда в месте назначения нет принимающего товар лица, водитель может добавить свою подпись.
Всем сторонам, связанным с транспортным заказом, в любой омент доступны статусы заказа:
- Новый: транспортный заказ создан, но поездка еще не началась.
- По пути к месту погрузки: транспортное средство перемещается в место погрузки груза.
- По пути к месту назначения: транспортное средство загружено грузов и перемещается к месту назначения. На данном этапе создана э-накладная.
- В месте назначения: транспортное средство прибыло в место назначения.
- Принято: груз выгружен и принят.
- Отменено: транспортный заказ отменен.
В следующих постах мы поговорим также и о возможностях создания интеграций, рассмотрим другие доступные функции и постараемся поделиться с Вами рекомендациями о том, как еще больше упростить использование.
Если у Вас возникнут дополнительные вопросы или Ваша компания хочет стать постоянным пользователем системы и упростить рабочие процессы — напишите нам уже сейчас. Мы с удовольствием проконсультируем Вас по всем вопросам и предложим лучшие решения.
Напишите нам на э-маил waybiller@waybiller.com или звоните по телефону +372 5397 0000 (Kert Kaspar).
