Электронные транспортные накладные: зачем и почему?

Практически ко всем товарам прилагаются накладные листы. Хотя Эстонию и называют дигитальным государством, сегодня при перевозках большинства типов грузов (например, зерно, удобрения, молочную продукцию и т.д.), до сих пор используются бумажные накладные, составленные в трех экземплярах: один-отправителю, один-перевозчику и один-получателю.

В Waybiller, мы задались целью заменить бумажные накладные дигитальными.

Зачем менять привычную систему и чем же э-накладные так хороши? Мы приведем 3 аспекта, которые играют, на наш взгляд, ключевую роль.

Передача информации быстрее и эффективнее

Транспортная индустрия значительно стремиться к уменьшению транспортной документации, но мануальная работа с накладными при этом не уменьшается.

В каждой поездке водителя сопровождают накладные, которые подготавливаются и заполняются им вручную. Заполненная бумажная накладная станоситься доступной для всех участников перевозки только после того, как перевозка завершена. Транспортным компаниям нужно еще дождаться получения финальной копии от водителя. В добавок, существует большая вероятность что какое-то количество накладных будут утеряны. Позже, при подсчете, возникают несовпадения с последующими разногласиями и лишней тратой времени на выяснения. Все эти операции сопровождаются ручным вводом данных в компьютер (либо в Excel, либо в бухгалтерские программы) — сегодня эта работа выполняется трижды, чтобы каждая сторона получила свою копию.

С электронными накладными таких проблем не возникает: система синхронизирует данные и сознает необходимые документы, лишая пользователя необходимости делать всю работу вручную. Ни одна из сторон не должна вводить данные несколько раз — они доступны всем сторонам в реальном времени. Если возникнет необходимость сравнения данных, всем сторонам доступна одна и та же информация. Парой кликов можно получить отчет Excel, включающий различные параметры (например, происхождения, назначения, перевозчика и т.д.). При необходимости, накладные можно сразу отправлять в бухгалтерию, что позволит сэкономить время составления отчетов. В Waybiller с большинством бухгалтерских программ созданы интеграции для мгновенной синхронизации данных.

система синхронизирует данные и сознает необходимые документы, лишая пользователя необходимости делать всю работу вручную

Возможность перевозить большие количества одновременно.

Электронная накладная доступна в режиме онлайн для всех сторон — отправителю, перевозчику и получателю, т.е. еще до того, как груз прибудет в пункт назначения, получатель уже знает, какой именно груз находится в пути, и когда его стоит ожидать. Если по какой-либо причине пункт назначения не может принять груз, он может своевременно сообщить об этом перевозчику, сэкономив при этом топливо и время перевозчика. Возможность решить проблемы до их появления.

Начиная с 1 июля 2018 года на дорогах Эстонии стали доступным перевозки автомобильных поездов весом до 52 тонн. Программное обеспечение Waybiller значительно облегчает процесс подготовки документов для таких поездок. Если вы перевозите одновременно большее количество груза, стоимость каждой перевозки уменьшается, а количества перевозок становится меньше — что выгодно и для дорог Эстонии.

Экономие бумаги

Используя э-накладные пропадает необходимость печати бумажных накладных.

Если в качестве грузов брать только лес, гравий и песок, то ежегодно по дорогам Эстонии осуществляется более 600 000 таких перевозок. Для одной перевозки необходимо три копии бумажных накладных (отправитель, перевозчик и получатель). Электронная накладная же экономит более 1,8 миллиона листов бумаги в год только для этих трех видов транспорта. Только представьте, как возрастает количество используемой бумаги, если добавить и другие види перевозок. Экономия бумаги означает не только сохранение экологии, но и экономию средств.

Только представьте, на сегодняшний день, печать одной копии накладной на бумаге стоит около 0,3 евро за штуку. Фактическое экономие средств на печати достигает 180 000 евро в год — и это только на трех, ранее упомянутых, видах транспорта! Если прибавить время, сэкономленное работниками, и их большую производительность, это число возрастет в разы.

Если и Вы хотите стать иниатором больших изменений в своей компании, начав использовать электронные накладные, свяжитесь с командой Waybiller по электронной почте ivar@thorgate.eu или по телефону 58081132.