Iemesli, kāpēc jūsu kompānijai būtu jāizmanto e-pavadzīmes
Preču piegādes dokumenti ir nepieciešami, lai piegādātu gandrīz visa veida preces. Lai gan pasaule jau gadiem arvien vairāk virzās uz visu funkciju digitalizēšanu, kravu piegādei joprojām ir nepieciešamas fiziskas, uz papīra printētas pavadzīmes trīs eksemplāros: viena nosūtītājam, viena saņēmējam un viena pārvadātājam. Mēs, kompānija Waybiller, par savu misiju esam izvirzījuši vecmodīgo pavadzīmju aizstāšanu ar to elektroniskajām ekvivalentēm (e-pavadzīmēm). Turklāt mēs jau veiksmīgi esam sākuši implementēt šo risinājumu kopā ar tādiem Igaunijas industriju līderiem kā Nordecon un Kevili. Tomēr mēs bieži sastopamies ar jautājumiem par to, kā e-pavadzīmes ir pārākas un parocīgākas nekā vecmodīgās papīra pavadzīmes. Šajā rakstā mēs apskatīsim trīs vienkāršus aspektus, kurus uzskatām par svarīgākajiem.
Efektīvāka informācijas plūsma
Ja piegāde tiek veikta izmantojot papīra pavadzīmes, tad, kā minēts augstāk, tiek izveidotas trīs kopijas, kuras saņem katrs no procesa dalībniekiem: nosūtītājs, saņēmējs un pārvadātājs. Šīs pavadzīmes dalībnieki saņem tikai pēc tam, kad tiek veikts pārvadājums. Turklāt pavadzīme beigu beigās jāatgūst no pārvadātāja. Pastāv ļoti liela iespēja, ka kāds no papīriem šīs ķēdes laikā var tikt nozaudēts. Rezultātā rodas grāmatvedības kļūdas, nesaskaņas, galvassāpes un tiek pazaudēts laiks. Turklāt lielākajai daļai kompāniju arī jāievada šie dati savās grāmatvedības sistēmās, piemēram, Excel, manuāli. Pašlaik šis darbs ir jāveic trīs reizes. Manuāli.
E-pavadzīmes atrisina visas šīs problēmas. Jebkurš no ķēdes dalībniekiem var apskatīt elektronisko pavadzīmi tiešajā laikā. Tas nozīmē, ka kompānija, kas saņem preci, var iepriekš uzzināt, ka krava dodas viņu virzienā, un var aptuveni noteikt laiku līdz tās tiks piegādes brīdim. Gadījumos, kad saņēmējs jebkāda iemesla dēļ nevar saņemt preci, viņš to var paziņot pārvadātājam pirms piegādes — tā rezultātā ietaupot naudu un laiku abām pusēm. Nevienam no dalībniekiem nav jāievada dati manuāli. Tas viss ir pieejams tiešajā laikā, pēc pieprasījuma, digitāli. Ja starp kompānijām rodas nepieciešamība salīdzināt skaitļus, viena klikšķa attālumā visiem dalībniekiem ir pieejami vienādi dati par darījumu. Šie dati var arī tikt pārveidoti Excel atskaitēs, kas tiek veidotas atbilstoši jebkuriem izvēlētiem parametriem, kā piemēram, piegādes sākuma punkti, galamērķi, pārvadātāji utt. Ja nepieciešams, šīs e-pavadzīmes var tikt viegli pārsūtītas grāmatvežiem, lai ietaupītu laiku grāmatvedībā.
Padziļināts piegādātāju pārskats
Dati, kurus iegūst izmantojot e-pavadzīmes, padara pārvadātāju pārvaldību vieglāku. Pārvadātāju kompāniju menedžeri pavada ilgu laiku uzskaitot darbinieku nostrādātās stundas, nobrauktos kilometrus un kopējās pārvadātās preces. Šie uzdevumi, kas ir svarīgi efektīvai pārvadātāju menedžēšanai, ir vieglāk izpildāmi izmantojot standartizētu sistēmu, kas apkopo šādus datus. Waybiller uzskaita nobrauktos kilometrus, kā arī piedāvā vienkāršu pieeju informācijai par darba stundām. Tas nozīmē ka, tādu veiktspējas indikatoru kā degvielas patēriņa un darba stundu salīdzināšana var tikt automatizēta. Pie tam, šie ir dati, no kuriem ir atkarīgas vadītāju algas, tāpēc šāda caurspīdīga un viegli pieejama sistēma viņiem ir ļoti svarīga. Ieviešot e-pavadzīmes, šie dati var tikt apskatīti jebkurā laikā un digitāli — padarot šāda veida darījumus efektīvākus un ērtākus.
Papīra taupīšana un lielāka krava
Izmantojot elektroniskas pavadzīmes, vairs nav nepieciešams izmantot pārmērīgi daudz resursus papīrā. Ja ņemam vērā tikai mežsaimniecību, grants un smilšu transportu, tad, saskaņā ar Igaunijas Meža un kokrūpniecības asociācijas sniegto informāciju un Waybiller apkopotajiem datiem, tiek veikti vairāk kā 600 000 šādi pārvadājumi gadā uz Igaunijas ceļiem vien. Ja pārvadāšana tiek organizēta uz papīra, tad, kā minēts iepriekš, trīs papīra eksemplāri ir nepieciešami katram dalībniekam. Tas nozīmē, ka elektronisku pavadzīmju izmantošana ietaupītu vairāk kā 1,8 miljonus A4 izmēra papīra lapu gadā. Ņemot vērā visa cita veida pārvadājumus, šis skaitlis ir krietni lielāks. Papīra taupīšana nozīme ne tikai vides saudzēšanu, bet arī resursu ietaupīšanu. Pašlaik vienas pavadzīmes un trīs koppapīru izprintēšana izmaksā aptuveni 0,3 Eiro. Tādējādi ņemot vērā trīs augstāk minēto nozaru transportu, kompānijas ietaupītu krietni vairāk kā 180 000 eiro, samazinot vien izdevumus par pavadzīmēm. Turklāt, ja pievienosim ietaupītās darba stundas un palielināto efektivitāti, tad šis skaitlis būtiski palielinās. Kā arī Igaunijas valdība ir atļāvusi pārvadātājiem, kas izmanto e-pavadzīmes, pieteikties speciālai licencei, kas ļauj vadīt kravas mašīnas ar 52 tonnu kopēju masu pa Igaunijas ceļiem. Šo varētu īstenot arī citās valstīs, kā rezultātā samazinātos kopējo pārvadājumu skaits un izmaksas.
Ja jūs vēlētos lai jūsu kompānija kļūst par inovētājiem un implementē elektroniskās pavadzīmes, kontaktējieties ar Waybiller komandu rakstot uz e-pastu ivar@thorgate.eu (ENG) vai zvanot uz tālruni +37258081132 (ENG).
