Kodėl jūsų kompanija turėtų naudoti elektroninius važtaraščius?
Dokumentų pristatymas yra reikalingas beveik visų prekių judėjimui užtikrinti. Nepaisant to, kad laikui bėgant pasaulis tampa vis labiau skaitmenizuotas, tokie kroviniai, kaip pasėliai, trąšos, pienas bei konstrukciniai agregatai turi būti pristatomi su popieriniais važtaraščiais. Šie turi būti paruošti trimis kopijomis. Viena iš jų siuntėjui, kita vežėjui, o trečia asmeniui, kuris priima krovinį. Mes iš ,, Waybiller“ atlikome savo užduotį, kurios tikslas pakeisti senosios technologijos popierinius važtaraščius į tokius pačius — elektroninius. Iš tikrųjų, mes jau pradėjome šio sprendimo būdo įgyvendinimą kartu su Estų industrijos lyderiais, tokiais kaip ,,Nordecon“ ir ,,Kevili“. Nepaisant to, mes dažnai susiduriame su tokiais klausimais, kaip: kuo elektroniniai važtaraščiai yra pranašesni už poperinius? Šiame straipsnyje mes pateiksime tris, mūsų nuomone, svarbiausius aspektus, padėsiančius atsakyti į šį klausimą.
Efektyvesnis informacijos judėjimas.
Kaip ir minėta ankstesnėje pastraipoje, jeigu pristatymui naudojami popieriniai važtaraščiai, tuomet kiekviena iš trijų kopijų yra atiduodama krovinio pristatymo proceso dalyviams. Po prekės pristatymo siuntėjas , vežėjas ir asmuo, kuris priima krovinį, gauna tik popierinę faktūrą. Be to, važtaraštis taip pat turi būti paimtas ir iš vairuotojo. Yra didelė tikimybė, kad viena arba keletas faktūros kopijų gali būti pamestos krovinio gabenimo metu. Dėl šio nesusipratimo gali kilti daug nesutarimų, keliančių bereikalingą galvos skausmą ir neproduktyvų laiko išnaudojimą. Todėl daugelis kompanijų visus važtaraščių duomenis išsaugo naudodami ,,Excel“ arba kitą duomenų apskaitos programą. Šiomis dienomis šį darbą reikia atlikti tris kartus. Rankiniu būdu.
Šios problemos neegzistuotų, jei naudotume elektroninius važtaraščius. Elektroninės faktūros gali būti peržiūrimos realiu laiku siuntėjo, vežėjo ir gavėjo. Tai reiškia, jog krovinį priimanti įmonė, nesvarbu ar tai būtų statybvietė, ar sandėlis, galėtų iš anksto matyti, kada bus atgabentas krovinys ir tai leistų jiems tinkamai įvertinti galimybes bei lengviau planuotis laiką. Elektroniniai važtaraščiai padėtų sutaupyti abiems šalims, t.y vežėjui ir gavėjui, pinigų bei laiko tais atvėjais, kai dėl vienos ar kitos priežasties gavėjas negali priimti krovinio. Nei vienas iš šio proceso dalyvių neturi įvesti duomenų rankiniu būdu. Visa tai yra pasiekiama skaitmeniniu būdu, realiu laiku, pagal porekį. Jeigu kompanijoms atsiranda poreikis palyginti tarpusavio duomenis, tai visi šių kompanijų atstovai turi prieigą prie tos pačios sistemos, vienu mygtuko paspaudimu. Šie duomenys taip pat gali būti pateikiami į „Excel“ ataskaitą pagal bet kokius įmonės norimus parametrus, pvz., Pradinius taškus, paskirties vietas, vežėjus ir kt. Taip pat šie elektroniniai važtaraščiai gali būti persiųsti buhalteriams, siekiant sumažinti apskaitai skirtą laiką.
Optimalesnė vairuotojų darbo apskaita.
Vertinga informacija, prie kurios priėjimą užtikrina elektroninių sąskaitų naudojimas, palengvina ir duomenų tvarkymą. Kujerinių kompanijų vadovai turi praleisti itin daug laiko skaičiuodami savo darbuotojų, t.y vairuotojų, darbo valandų skaičių, nuvažiuotus kilometrus ir bendrą atlygį už šį darbą. Visas šias užduotis, kurios yra svarbios kuruojant vairuotojų darbą, galima lengviau atlikti naudojant standartizuotą sistemą, kuri renka tokius duomenis. ,, Waybiller“ funkcija yra rinkti duomenis apie nuvažiuotus kilometrus bei palengvinti prieigą prie informacijos apie vairuotojų darbo valandas. Tai reiškia, kad veiklos rodiklių, tokių, kaip degalų sąnaudos ir darbo valandos, palyginimas gali būti automatizuotas. Be to, šios sistemos patikimumas yra ypač svarbus aspektas vairuotojams, nes nuo to priklauso jų atlyginimas. Įdiegus elektroninius važtaraščius, šie duomenys gali būti matomi skaitmeniniu būdu, realiu laiku, pagal poreikį, todėl jie tampa efektyvesni.
Taupomas popierius, tačiau transportuojama daugiau.
Elektroninių važtaraščių naudojimas pašalina būtinybę nepagrįstai naudoti lėšas popieriui. Jei transportavimo organizavimui yra reikalingas popierius, tada, kaip minėta anksčiau, kiekvieną kartą visoms susijusioms šalims yra sunaudojomos trys kopijos. O atsižvelgiant vien tik į sausumos, miško ir žvyro transportą , pasak Estijos miškų ir medienos pramonės asociacijos ir „Waybiller“ surinktų duomenų, tokių kelių Estijoje yra apie 600000, kas lemia plačią transportavimo sferą, tačiau ir ypatingai didelį kiekį bereikalingai sunaudojamo popieriaus. Tai reiškia, kad naudojant elektroninius važtaraščius per metus būtų galima sutaupyti daugiau nei 1,8 mln. popieriaus lapų. Atsižvelgiant į visas kitas transporto rūšis, šis skaičius yra gerokai didesnis. Popieriaus taupymas prisideda ne vien prie gamtos saugojimo, bet ir prie išteklių taupymo. Spausdinant vieną važtaraštį su trimis kopijomis kasdien mokama apie 30 euro centų už kiekvieną iš jų. Taigi, naudojant elektronines faktūras, kiekviena iš trijų transporto rūšių kompanijų galėtų sutaupyti daugiau kaip 180000 eurų, sumažindamos išlaidas skirtas popieriniams važtaraščiams paruošti. Be to, jei šalia sumažintų kaštų važtaraščiams dar pridėsime ir sutaupytą faktinį darbo laiką šis skaičius bus eksponentiškai didesnis. Be to, Estijos vyriausybė leido transporto kompanijoms, kurios naudojasi elektroninėmis faktūromis, prašyti specialios licencijos, leidžiančios eksplotuoti 52 tonų transporto priemones Estijos keliuose. Šis sprendimas galėtų būti įgyvendintas ir kitose šalyse siekiant sumažinti įmonių kaštus.
Jeigu norite, kad jūsų įmonė taptų elektroninių važtaraščių pradininke susisiekite su „Waybiller“ komanda „ivar@thorgate.eu“ (ENG) arba paskambinkite mums telefonu +372 58081132.
