Como foi facilitar uma Design Sprint pela 1ª vez

Luciana Vidolin Martins
We are HeroSpark
Published in
12 min readJul 26, 2021

Antes de começar a contar como foi a experiência, gostaria de comentar brevemente sobre o que é uma Design Sprint para caso alguém que esteja lendo não esteja familiarizado com o termo.

A Design Sprint é um método desenvolvido no Google Ventures para testar e aplicar ideias e soluções em apenas 5 dias.
Em cada dia da semana a equipe da Design Sprint foca em um objetivo:

  • Segunda-feira: Mapear o problema
  • Terça-feira: Esboçar soluções
  • Quarta-feira: Tomar Decisões
  • Quinta-feira: Prototipar as soluções escolhidas
  • Sexta-feira: Testar com clientes.

A equipe de uma Design Sprint deve ser Multidisciplinar. Ou seja, é interessante ter pessoas que entendem da estratégia da empresa, de marketing, pessoas que são especialistas do consumidor (podendo ser do atendimento ou researchers), desenvolvedores e, claro, Designers!

Existem dois papéis muito importantes na metodologia: o Facilitador e o Definidor.
O Facilitador é como se fosse o Mediador da Sprint e suas dinâmicas. Essa pessoa terá que organizar as atividades, recrutar o time e os clientes, explicar as tarefas e se atentar ao tempo e horários.
O Definidor é uma pessoa que está mais ligada à estratégia da empresa. Ele está lá para tomar decisões e bater o martelo quando precisar. Seu objetivo é ter certeza que a Sprint e as ideias estão indo de encontro com os objetivos a longo prazo e as perguntas levantadas na Segunda-feira durante o mapeamento do problema.

No Livro Sprint você encontra como realizar os preparativos desse método, como aplicá-lo a cada dia. E ao final você ainda conta com um checklist para ajudar os Facilitadores a se organizarem.

Beleza, com todos na mesma página, podemos começar!

Preparação para a Design Sprint

A ideia de fazer uma Design Sprint surgiu em uma reunião que tive com o CPO e o Tech Leader do meu Squad na HeroSpark. Nesta reunião estávamos alinhando e passando para o Jira as oportunidades de melhoria na experiência do usuário que tinham surgido durante a Dinâmica de Árvore de Oportunidades. O CPO havia selecionado uma dessas oportunidades e comentou:

“Por que não fazemos uma Design Sprint com o foco em melhorarmos esse fluxo?”

Eu já havia participado de uma Design Sprint antes, mas nunca havia facilitado uma. Então eu prontamente disse:

“Sim! Eu tenho o Livro! Podemos planejar e fazer ela semana que vem!”

A Design Sprint não aconteceu na semana seguinte… Afinal, essa reunião aconteceu em uma quinta-feira, e havia muitos preparativos para serem feitos. Vamos dizer que fui com muita sede ao pódio, mas a semente estava plantada.

Na semana após a reunião, eu foquei em organizar o que precisava para a Design Sprint ocorrer:

  1. Peguei o Livro da Sprint e analisei todas as dinâmicas que ele apresentava e como poderia adaptá-las pro remoto, por conta da pandemia. Essa iria ser minha primeira vez aplicando essa metodologia, então achei melhor fazê-la “by the book”, assim como faço quando aplico qualquer outro método ou dinâmica de UX pela primeira vez. Para só então, com a experiência e lições aprendidas, ver como adaptá-la de uma forma que faça sentido para mim.
    A ferramenta escolhida para realizar a dinâmica foi o Miro, nele criei os boards e coloquei as explicações para as atividades.
  2. Recrutei o time de colegas para participarem. Como eu estava como facilitadora, convidei um colega UX Designer para participar. Além dele tínhamos 2 desenvolvedores, 1 pessoa de Marketing, 1 pessoa da operação e o Definidor que seria o CPO.
  3. Entrei em contato com alguns clientes para convidá-los para os testes de usabilidade que aconteceriam na Sexta-feira. Com a ajuda de uma colega de outra Squad consegui uma lista de clientes que se encaixavam no perfil que procurávamos.
  4. Como algumas pessoas que estavam participando não eram da minha Squad, recolhi também informações de pesquisas anteriores e métricas que tínhamos sobre o assunto para conseguir passar para eles o contexto e objetivos do projeto no primeiro dia.
Boards criados no Miro para a realização da Design Sprint

Como foi a semana da Design Sprint

No primeiro dia eu havia preparado uma breve apresentação para explicar o que era uma Design Sprint e também havia escrito uma lista do que precisava falar e das atividades.

Primeiro dia (segunda-feira): Mapear

10h00 — Boas-vindas aos participantes.
Todos se apresentaram e expliquei para eles o que era uma Design Sprint e quais atividades iríamos fazer naquele dia.

10h15 — Comece pelo final.
Aqui nosso objetivo era responder as perguntas:

  • Por que estamos realizando este projeto? O que queremos responder nesse Sprint?
  • Onde queremos estar daqui a seis meses? Qual é o nosso objetivo a longo prazo?
  • O que precisa acontecer para alcançarmos o objetivo a longo prazo?
  • Imagine que possamos viajar no futuro e o projeto fracassou. O que poderia ter causado isso?

Com isso criamos o objetivo de Longo Prazo e criamos as perguntas que iriam guiar nossa Sprint.

11h00 — Mapeamento do fluxo do problema em um diagrama.
Aqui eu já levei o fluxo mapeado das telas e ações do cliente e da plataforma, então apresentei o fluxo e os participantes complementaram com alguns pontos.

11h30 — Pergunte aos especialistas.
Entrevistamos pessoas que entendiam e representavam a estratégia, a voz do cliente, o funcionamento do sistema e ou possuíam conhecimento das tentativas anteriores. Os participantes anotaram comentários interessantes em post-its utilizando o método “Como nós podemos… fazer X coisa?”

12h30 — Horário do Almoço.

13h30 — Retornamos e continuamos as entrevistas com os especialistas.

14h00 — Organizar os post-its em categorias para facilitar a votação.
Eu e meu colega UX Designer agrupamos os post-its de conteúdos similares e nomeamos as categorias.

14h15 — Votação dos post-its.
Cada participante tinha 10 votos e o Definidor tinha 20 votos para colocar nos post-its que achavam mais importantes. Os mais votados nós iremos encaixar no fluxo e iriam nos orientar em como melhorar a experiência.

15h00 — Lição de casa para o time.
Aproveitei para explicar a dinâmica que faríamos no dia seguinte que seria a “demonstração relâmpago”. Onde eles precisavam trazer ideias de soluções ou funcionalidades interessantes que poderíamos usar como inspiração, podendo ser de outros produtos, áreas diferentes e dentro da própria empresa. E até as 10h do dia seguinte eles precisavam colocar os prints no board do Miro.

15h30 — Nesse dia acabamos liberando os participantes mais cedo.

Segundo dia (terça-feira): Esboçar ideias

10h00 — Demonstração relâmpago.
Cada um dos participantes apresentou as telas e ideias que selecionaram. Enquanto isso, o participante escolhido para ser o escriba tomava notas sobre o que achava interessante das ideias.

12h00 — Horário do Almoço.

13h00 — Esboço em quatro etapas.
1ª etapa: os participantes tiveram 20 minutos para recolher informações chave antes de começar a desenhar as ideias.
2ª etapa: depois tiveram 40 minutos pra rabiscar as primeiras ideias no papel.
3ª etapa: na sequência tivemos 30 minutos da dinâmica Crazy’s 8 para explorar alternativas em suas ideias.
4ª etapa: Por último eles precisavam escolher a ideia que achavam mais promissora e deveriam refinar a ideia.

Aqui expliquei que cada página deveria ser em uma folha e era muito importante que eles explicassem o funcionamento da ideia na folha, pois no dia seguinte não começaríamos com uma apresentação.

16h00 — Até esse horário todos haviam me mandado fotos dos desenhos no privado. Pois assim mantemos a surpresa de ver as soluções pela primeira vez no dia seguinte.

16h10 — Ligação para confirmar a participação dos clientes no teste de usabilidade da sexta-feira.

Terceiro dia (quarta-feira): Decidir

10h00 — Museu de arte e mapa de calor.
Os participantes viram pela primeira vez todas as propostas. Todos analisaram os desenhos em silêncio e colocaram uma bolinha rosa nas telas ou características que acharam interessante.

10h30 — Crítica relâmpago.
A Facilitadora passou descrevendo as propostas e os participantes comentaram o que gostaram na proposta (onde colocaram as bolinhas coloridas) e também as preocupações e dúvidas que tinham. Para cada proposta isso foi feito em 5 min e no último minuto o criador da ideia explicou e tirou dúvidas dos outros participantes.

11h30 — Pesquisa de intenção de voto e super-votos.
Depois de passarmos por cada ideia, os participantes colocaram seu voto na ideia que acharam mais interessante e promissora para testar. Depois de os participantes apontarem suas “intenções de voto” o Definidor deveria colocar seus super votos na ideia ou ideias que seriam prototipadas no dia seguinte.

12h00 — Horário do Almoço.

14h00 — Storyboard da Ideia A e B.
Na nossa Design Sprint, duas ideias foram selecionadas para o teste. Então aqui começamos a criar os Storyboards de cada uma delas. Definimos onde iríamos começar a “história” e o que nosso cliente teria que fazer para realizar o teste. Como usamos o Miro, achamos melhor descrever o que aconteceria em cada cena ao invés de desenhar em um papel e colocá-la posteriormente.

16h00 — Começamos a desenhar os protótipos.
Como terminamos um pouco antes eu e o outro designer começamos a criar os protótipos das ideias e separar as ilustrações e componentes necessários no Figma.

Quarto dia (quinta-feira): Prototipar

10h00 — Nos reunimos para que eu pudesse explicar como seria o dia e quem ficaria responsável pelo que.
Para os participantes que não estavam construindo o protótipo foi um dia mais tranquilo em que puderam focar em tarefas e trabalho fora da Sprint.

10h10 — Construção dos protótipos e em paralelo criação do roteiro do teste de usabilidade.

13h00 — Horário do Almoço.

14h00 — Últimos ajustes do protótipo.
Mostramos como estavam ficando as telas e o fluxo do protótipo até o momento, os participantes puderam dar sugestões e revisar o conteúdo.

15h00 — Testamos o roteiro e os protótipos com o tester.
Um dos participantes já havia nos notificado que ele só poderia participar da Sprint a partir das 15h00 então aproveitamos para testar o protótipo e roteiro do teste que havíamos escrito com ele. Foi super útil, vendo que pegamos alguns erros e pudemos fazer melhorias para o dia seguinte.

Quinto dia (sexta-feira): Testar

Em nosso cronograma planejamos 1h para cada teste e um intervalo de 30min entre um e outro para termos um breve respiro e podermos nos organizar para o próximo. Infelizmente o teste que seria às 12h30 não pode ser realizado por ser um horário complicado na agenda dos clientes.

09h00 — Teste de usabilidade 1# pessoa usuária

10h30 — Teste de usabilidade 2# pessoa usuária

14h00 — Teste de usabilidade 3# pessoa usuária

15h30 — Teste de usabilidade 4# pessoa usuária

16h30 — Encerramos o dia de testes.
Aqui recolhemos as anotações dos participantes. Iríamos fazer uma última dinâmica sobre os padrões encontrados, mas por conta da agenda dos participantes e do Definidor, optamos por fazer pela manhã de segunda-feira uma análise dos resultados e apresentar a proposta às 15h para o Definidor.

Sexto dia (segunda-feira): Apresentação do resultado

09h00 — Análise das anotações do teste de usabilidade.
Realizei a leitura das anotações e passei os insights encontrados para a apresentação junto as telas que eles referenciam. Com base nos insights, vimos que seria necessário fazer uma mistura entre as duas propostas para atender as expectativas e necessidades dos clientes sobre aquele fluxo.

15h00 — Apresentação dos padrões encontrados e proposta.
A proposta que juntava as qualidades dos dois protótipos foi apresentada para todos os participantes e o Definidor bateu o martelo sobre algumas dúvidas que tínhamos sobre a inclusão de componentes e funcionalidades. A proposta foi aceita e foi marcada uma outra reunião com o Tech Leader do time para que pudéssemos encaixar as tarefas no Roadmap.

O que aprendi com a experiência

  1. Apesar de não termos conseguido fazer a Design Sprint presencial por conta da pandemia, o Miro foi uma ferramenta extremamente útil para a dinâmica. O time estava conversando pelo Google Meets e todos estavam escrevendo e fazendo as dinâmicas ao mesmo tempo na Miro. E as partes que precisavam ser feitas no papel foram postadas depois.
  2. Mesmo que você reserve a agenda das pessoas, imprevistos podem acontecer e tirar alguns dos seus participantes.
    Sugestão: Aqui você pode tentar negociar horários com as pessoas ou tentar conseguir novos participantes. É interessante também comunicar os gestores dos participantes para que todos estejam alinhados e tentar assim diminuir a chance de terem que sair por imprevistos ou para que os gestores consigam ajudar a alocar outras pessoas na dinâmica.
  3. Sempre tenha alguém de UX Design / Design em uma Design Sprint! Sempre!
  4. Ser UX Designer e Facilitar a dinâmica para um produto do seu Squad é difícil, pois seu trabalho é tentar ser o mais neutro possível.
    Sugestão: Caso Designers facilitem, é melhor facilitar para outros Squads, assim o Designer do time poderá participar ativamente na proposta de solução.
  5. Demorou um pouquinho para os participantes se sentirem à vontade para falar ou anotar coisas.
    Sugestão: Propor um quebra gelo antes de começar a Sprint.
  6. Marcar horário com o cliente para 12h30 é bem complicado. Acaba fazendo com que só de tempo para 4 testes.
    Sugestão: Mudar o cronograma de sexta-feira para caber 5 testes. Por exemplo: 9h00 / 10h30 / 13h00 / 14h30 / 16h00 e passar a apresentação e o encerramento para a segunda-feira.
  7. Acabei agendando com os clientes uma semana antes, e senti um pouco de desengajamento por parte das confirmações deles, o que me gerou medo de acabarem não aparecendo. Então na semana da Sprint aproveitei para ligar para todos novamente e confirmar presença.
    Sugestão: Talvez se o agendamento fosse na segunda ou na terça-feira da semana da Sprint tivesse um engajamento mais palpável.
  8. Clientes com NPS positivo e que marcaram como tendo interesse em participar de entrevistas e testes são bem mais engajados.
  9. Acabamos terminando muitos dias mais cedo e aproveitamos para adiantar atividades da tarde ou do dia seguinte, mas não diria que dá para diminuir a quantidade de dias da Sprint.
  10. Tentem não esquecer dos intervalos… Esse foi um dos motivos que acabamos terminando mais rápido as atividades, mas sugiro não esquecer dos intervalos, afinal a Sprint é uma atividade cansativa, e os participantes precisam fazer lanches e ir ao banheiro.
  11. Ter um Definidor é muito importante para o sucesso da Sprint! Caso a pessoa não consiga participar da Sprint inteira, combine os horários que a participação dele será necessária (como na manhã de segunda-feira, na manhã de quarta-feira e para a apresentação e encerramento). Outra coisa que você pode fazer é ao final de cada dia marcar uma reunião para alinhar o que foi feito, ou como no livro sugere, o Definidor pode indicar alguma pessoa que ele confie para ser o segundo definidor para representá-lo e tomar decisões.
  12. No livro acabam colocando diversos papéis para o time da Design Sprint como Executores, Costureiro, Escritor, Coletor de recursos e Entrevistador. Nem sempre as pessoas se sentem confortáveis ou têm experiência com certas tarefas.
    Sugestão: Nesse caso você pode ver se alguém do time tem conhecimento e se sente confortável em acumular papéis ou até mesmo o Facilitador pode puxar algumas responsabilidades para si.
  13. No dia de construir o protótipo é interessante fazer um teste do teste com uma pessoa do time que não chegou a vê-lo ou com alguém de fora da equipe.
  14. Como comentei acabamos fazendo a apresentação e o encerramento da Sprint na Segunda-feira seguinte e acho que isso, apesar de não seguir a orientação do livro, foi muito positivo! Pois conseguimos analisar melhor os insights dos testes de usabilidade e na Segunda apresentar uma proposta mais completa do fluxo de telas.

No geral considero que a Design Sprint foi um sucesso. Nesse momento a proposta já foi fatiada e está no Roadmap do Squad. Porém, eu sei que só vamos saber se a Sprint e o fluxo proposto realmente deram certo depois que eles subirem para produção.

Por que a Design Sprint funcionou para esse projeto?

A Design Sprint é indicada para ser realizada com projetos de média para alta importância dentro da empresa, com o objetivo de fazer rapidamente e falhar/aprender rapidamente. Mas acredito que o projeto possuía também outras características que contribuíram para que esse método funcionasse.

O primeiro é pelo fato de ele não ser um Design de Serviço e sim de Produto. Não que uma Design Sprint não daria certo para um Serviço, mas a pandemia e o fato de termos que fazer tudo remoto com certeza dificultaria a parte de testar com os clientes.

Outra coisa que contribuiu foi que o objetivo envolvia melhorar um fluxo de telas sequenciais. Ou seja, eram telas que eram uma seguida da outra, sem intermediárias no meio. Esse fluxo também não dependia de uma quantidade de tempo para o fluxo se completar e, também, não acontecia simultaneamente em plataformas para públicos diferentes, por exemplo: plataforma do aluno e do produtor.

Além disso, já havíamos alguns dados e entrevistas sobre aquele fluxo, caso fosse um projeto que necessitasse de um Discovery mais aprofundado, não indicaria para uma Design Sprint.

Gostou desse texto sobre a Design Sprint? Já participou ou facilitou alguma? Conte nos comentários como foi :)

Se interessou pelo time de Design da HeroSpark? Conheça mais sobre a gente no Medium da HeroSpark ou acesse nosso site. Caso queira fazer parte do nosso time, veja nossas vagas.

--

--

Luciana Vidolin Martins
We are HeroSpark

Olá, eu sou a Luciana, atuo na área de UX Design desde 2017. Já atuei como UX/UI, Product e Interaction Designer. Sigo aprendendo mais a cada novo desafio.