Aprendizados que melhoraram minha gestão do tempo como Tech Lead

Foto de Aron Visuals na Unsplash

Durante minha transição Dev → Tech Lead, identifiquei que os maiores desafios enfrentados foram o alinhamento de expectativas e a gestão eficaz do tempo. Recentemente, conduzi uma pesquisa na qual mais de 80% dos participantes apontaram a gestão do tempo como o principal obstáculo na liderança técnica. Esses resultados demonstram que esses desafios são comuns e não estão limitados apenas à minha experiência.

Compartilho aqui algumas dicas que me ajudaram muito, espero que te ajudem também!

1. Crie uma rotina e compartilhe-a com o time

Para otimizar a gestão do tempo, é essencial incorporar técnicas de gerenciamento em sua rotina diária. Por exemplo, logo no início do dia, antes de verificar minhas mensagens, eu costumo revisar minha lista de tarefas e qual é a prioridade para o dia. E ao final do dia eu anoto qual é a prioridade e o que precisará ser feito no próximo dia.

Manter rotinas é fundamental, pois as outras pessoas começam a contar com elas. Isso as ajuda a planejar seus próprios dias, resultando em benefícios para todos. Uma técnica que me ajudou muito é a de Plantões e Janelas.

Técnica de Plantões e Janelas

Essa técnica envolve dividir o tempo em “plantões” e “janelas” dedicadas a tarefas específicas, você cria blocos de tempo para essas atividades e comunica ao time. Seu objetivo é evitar interrupções constantes e permitir blocos de tempo dedicados a tarefas que exigem diferentes níveis de atenção.

• Plantões: Durante os plantões, você se concentra em tarefas que exigem foco e concentração, como: code review, planejamento de projetos ou solução de problemas complexos.
• Janelas: As janelas são períodos definidos para interações, como: reuniões com a equipe, suporte a desenvolvedores, pair programming, feedback e mentoring.

Também experimentei várias ferramentas populares de gestão do tempo e incorporei as que melhor se adaptaram à minha rotina.

Teste ferramentas de gestão do tempo

O objetivo aqui não é criar mais burocracia para o seu dia e sim identificar quais ferramentas podem te ajudar a otimizar seu tempo e garantir que o precisa ser feito seja feito da melhor forma possível e dentro do prazo.

Existem inúmeras ferramentas para ajudar a organizar o tempo e priorizar as tarefas, cada pessoa se adapta melhor com uma, então é importante testar por um tempo para que você consigue identificar quais funcionam melhor para você.

Aqui eu compartilho quais ferramentas e técnicas têm me ajudado, mas basicamente as que eu mais uso são:

Regra dos 2 minutos: se a tarefa leva menos de 2 minutos para ser executada e eu tenho condições de fazer no exato momento, então eu já faço para eliminar do meu backlog.

Matriz de Eisenhower: para priorizar as tarefas que requerem mais tempo eu distribuo numa matriz com os seguintes quadrantes:

• Quadrante 1 — Muito importante e muito urgente: alta prioridade, primeira tarefa que será feita.
• Quadrante 2 — Muito importante e pouco urgente: planejo e agendo um tempo de dedicação para elas depois.
• Quadrante 3 — Pouco importante e pouco urgente: primeiro analiso do porque está no meu backlog, dependendo do caso elimino, deixo para depois ou delego.
• Quadrante 4 — Pouco importante e muito urgente: aqui eu ajo da mesma forma que no quadrante 3.

Time blocking: para evitar ficar alternando entre contextos/tarefas muito diferentes eu crio blocos de tempo na minha agenda para tarefas similares, por exemplo, escrever ou fazer tarefas de casa.

Pomodoro: para manter o foco durante a execução das tarefas eu utilizo um timer e fecho todas as notificações que podem tirar meu foco. Depois de concluído o tempo setado eu faço uma pausa e depois retomo o trabalho.

2. Desenvolva o time

À primeira vista, pode parecer contraproducente, já que fazer muitas tarefas por si mesmo pode ser mais rápido. No entanto, isso resultaria em você mantendo o conhecimento e a experiência para si. Concentrar-se em ajudar e capacitar a equipe é um investimento valioso. Ao capacitar os membros da equipe a resolver problemas por conta própria, você também pode liberar seu próprio tempo no futuro, à medida que eles se tornam mais autônomos.

Dedique tempo para colaborar de perto com os desenvolvedores, oferecendo orientação, mentoria e ajudando a resolver quaisquer obstáculos que eles possam enfrentar. Você pode aproveitar suas janelas de tempo previamente definidas para se dedicar ao desenvolvimento da equipe.

Assuma menos tarefas críticas, deixe-as para o time

Priorizar tarefas críticas é essencial, mas assumir muitas delas pode resultar em esgotamento e redução da eficiência. Como o tempo disponível para programar diminuiu devido a outras responsabilidades, você pode se tornar um gargalo, causando frustração e ansiedade.

O segredo aqui está em identificar e focar nas tarefas mais importantes e impactantes, ao mesmo tempo que você delega ou adia aquelas menos críticas. Isso ajuda a manter a concentração nas prioridades de alto impacto e evita a sensação constante de estar correndo atrás do tempo.

Aprenda a delegar: níveis de delegação

A delegação não é uma abordagem binária, onde você precisa escolher entre delegar ou não delegar. Na verdade, existem vários níveis de delegação que você pode utilizar com sua equipe. Aqui estão as etapas do processo de delegação que você pode seguir:

• Etapa 0: Eu FAÇO tudo sozinho (não delego).
• Etapa 1: Eu te DIGO como fazer.
• Etapa 2: Eu FAÇO e você me ACOMPANHA.
• Etapa 3: Nós FAZEMOS juntos.
• Etapa 4: Você FAZ e eu te ACOMPANHO.
• Etapa 5: Você FAZ e eu REVISO.
• Etapa 6: Você FAZ e, depois de pronto, ME MOSTRA o resultado.
• Etapa 7: Você FAZ e não me comunica.

3. Revise regularmente os processos e compromissos do time

É importante que você, como líder do time, esteja atenta(o) e ouça as pessoas sobre as reuniões, os processos e tudo que envolve a dinâmica do time.

Não há nada mais frustrante do que a sensação de tempo desperdiçado, quem nunca participou de uma reunião que poderia ter sido facilmente substituída por um e-mail (comunicação assíncrona)?

Já vivenciei casos em que era crucial ter no mínimo 90%-95% de cobertura de testes, sendo que esta cobertura mínima não tinha muito sentido, e as pessoas não saberem mais onde enfiar teste para poder seguir o fluxo de pipeline (não estou aqui falando que não é para ter testes, peloamordaDeusa! Estou reivindicando pela coerência e embasamento nas decisões).

Avalie constantemente a efetividade das reuniões e compromissos do time, cuide do tempo e da energia das pessoas, garantindo que elas tenham tempo para aprender, para fazer o que as coisas que elas gostam e para focar nas suas tarefas de forma saudável.

Quando as pessoas estão bem e sentem-se valorizadas o bom resultado é consequência, não se esqueça disso!

Finalizando

Eu sei que você gostaria que eu trouxesse uma receita milagrosa que, num passe de mágica, resolveria todos os seus problema de gestão do tempo, mas a triste verdade é que isso não existe! Cada pessoa é única e funciona de uma maneira, logo cada pessoa terá a sua própria forma de se organizar e gerir sua agenda.

Com este texto, eu busquei te ajudar compartilhando aprendizados que eu tive ao longo do caminho. Espero que sejam úteis para você!

Quais dicas você incluiria na lista?

Compartilha aqui nos comentários, vamos conversar!

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