Ripensare la Matrice RACI

Da strumento di gestione dei processi aziendali a strumento di facilitazione per migliorare la comunicazione interna.

La gestione di progetti e processi richiede spesso il coinvolgimento di persone diverse, ognuna con le proprie competenze, le proprie professionalità, i propri punti di forza. In un contesto aziendale che ha deciso di scardinare la struttura gerarchica può accadere che i confini dei campi di responsabilità possano essere labili. Può anche succedere che ci siano delle sovrapposizioni connaturate ai ruoli delle persone coinvolte nel flusso di un determinato progetto o dei processi aziendali.

Una definizione delle responsabilità di ogni persona coinvolta è inequivocabilmente la soluzione al problema (o ai problemi). Ma definire le responsabilità non è assolutamente una questione di lana caprina, non si risolve semplicemente con una lista di “chi fa cosa” sulla base delle competenze e del ruolo ricoperto in azienda.

L’effetto imbuto, inteso nel senso del “troppo gestito da poche persone”, è sempre dietro l’angolo.

Se l’obiettivo è quello di equiparare le responsabilità, o almeno alleggerire i fenomeni di sperequazione nella gestione di un progetto, una buona soluzione può essere fornita dalla Matrice RACI.

La Matrice RACI è uno strumento efficace che aiuta a assegnare e comunicare le responsabilità all’interno di un team o di un’organizzazione. Questo strumento fornisce una visione chiara delle persone coinvolte in un’attività, in che modo sono coinvolte e quale ruolo svolgono al fine di raggiungere gli obiettivi.

La Matrice RACI è un acronimo che sta per:

1. Responsible: La persona o le persone responsabili dell’attività o dell’azione. Sono responsabili dell’esecuzione pratica e dell’attuazione delle decisioni. Solitamente, c’è una persona Responsabile per ogni attività.
2. Accountable: La persona che è ultimamente responsabile del risultato dell’attività, che dovrà svolgere un ruolo di supervisione del lavoro dei/delle Responsible. Questa persona, univocamente individuata, dovrà prendere le decisioni finali e assicurarsi che tutto vada per il verso giusto. In genere, c’è una sola persona che ricopre il ruolo di Accountable per ogni attività.
3. Consulted: Le persone che forniscono input, consigli o competenze sull’attività. Queste persone vengono coinvolte per garantire che le decisioni siano basate su informazioni complete e accurate. Il loro ruolo consiste di supportate i/le Responsibile nello svolgimento del compito assegnato, fornendo informazioni utili al completamento del lavoro o a migliorare la qualità del lavoro stesso.
4. Informed: Le persone o le parti interessate che devono essere tenute al corrente dei progressi e delle decisioni, ma che non hanno un ruolo attivo nell’attuazione dell’attività stessa. Queste persone devono essere coinvolte nella progressione dell’attività, devono conoscere gli sviluppi del progetto perchè potrebbe avere un effetto sul loro lavoro ma non hanno un ruolo decisionale.

Creare una Matrice RACI

Per creare una matrice RACI bisogna prima di tutto identificare le attività e i processi che devono essere gestiti. Bisogna assicurarsi che tutte le persone coinvolte abbiano contezza di ciò che coinvolge ogni attività.

Si passa poi alla identificazione delle persone coinvolte: Per ogni attività, bisogna identificare chiaramente tutte le persone coinvolte. Questo può includere membri del team, responsabili, consulenti e parti interessate.

Una volta identificate si passa all’assegnazione dei ruoli RACI. Chi compila la matrice deve interrogarsi su chi copre il ruolo di Responsible dell’attività, chi è l’accountable, chi deve essere consultato e chi semplicemente informato. Conclusa questa fase bisogna comunicare la Matrice a tutte le persone coinvolte nell’attività assicurandosi che capiscano il proprio ruolo e le responsabilità proprie del ruolo assegnato.

La Matrice RACI è uno strumento dinamico e può cambiare nel tempo, specialmente se applicata in progetti complessi o in evoluzione. Chi compila la matrice deve assicurarsi di aggiornarla in seguito a modifiche nelle attività o nelle persone coinvolte.

Utilizzare la Matrice RACI come strumento di facilitazione

Abbiamo utilizzato la Matrice RACI inserendola in un’attività di facilitazione a cui hanno partecipato le persone che in weBeetle sono coinvolte nella gestione dei processi aziendali interni.

L’idea era quella di disambiguare situazioni in cui si notava una sovrapposizione di responsabilità, reale o percepita, favorendo il dialogo e stimolando l’adozione di una partecipazione proattiva alla gestione del processi aziendali.

Ad ogni partecipante è stato chiesto di indicare al massimo 3 processi che valutava “attività da analizzare”. Queste attività sono state inserite nella matrice come oggetto di analisi.

Per fare in modo che tutte le persone coinvolte si esprimessero senza sentirsi condizionate, abbiamo creato un “campo da gioco” su cui muovere degli avatar (credibilissimi). Per ogni flusso preso in esame, ognuno doveva posizionare il proprio avatar in corrispondenza del ruolo che sapeva o sentiva di ricoprire.

Dopo ogni movimento si compilava la riga della matrice corrispondente l’attività presa in esame e si discuteva avendo chiaro davanti agli occhi le opinioni di tutte le persone che stavano partecipando.

Posso prevedere facilmente una domanda che chi è arrivato fino a questo punto dell’articolo si sta ponendo:

A quale necessità risponde l’utilizzo di una cornice ludica quando si ha a disposizione una matrice che può essere compilata senza spostare pupazzetti su un foglio di carta da imballaggio?

La risposta è semplice, forse banale. Utilizzare una “cornice ludica” consente ad ogni persona coinvolta di esprimere la propria opinione, prima di tutto perché non è necessario parlare — e quindi anche le persone più timide riescono a partecipare parimenti alle altre — e poi perché inserire una “regola del gioco” aiuta a fare in modo che emergano dinamiche che non emergerebbero se ci limitassimo a parlare.

Se è vero che anche non scegliere è una scelta, allora non spostare il proprio avatar sul campo da gioco può indicare diversi danni al sistema: la persona che non ha mosso il proprio avatar non si sente abbastanza coinvolta? C’è una falla nel flusso di comunicazione interna? C’è un problema legato alla percezione del proprio ruolo e delle responsabilità connaturate a questo?

Spunti fondamentali per affrontare la fase successiva, che è quella del dialogo. Il dialogo che porta all’azione.

Quali i vantaggi, dunque:

1. Rende chiare le responsabilità: Utilizzare la Matrice evita confusione e ambiguità riguardo a chi è responsabile di cosa. Questa chiarezza riduce il rischio di errori e incomprensioni.
2. Migliora la comunicazione: La Matrice RACI aiuta a definire chi deve essere informato e chi deve essere coinvolto nelle decisioni e si sa che una comunicazione chiara ed efficace è essenziale per il successo di qualsiasi progetto.
3. Distribuisce la responsabilità: Assegnando un ruolo di “Accountable” per ogni attività, si garantisce che ci sia sempre qualcuno che sia responsabile del risultato finale.
4. Contribuisce a risparmiare tempo ed energie: consente di evitare discussioni interminabili sulle responsabilità e sul coinvolgimento delle persone, consentendo al team di concentrarsi sull’attuazione.

Riassumendo, la Matrice RACI è uno strumento potente per la gestione delle responsabilità in progetti e processi complessi. Assicura una chiara definizione dei ruoli e delle responsabilità, migliorando la comunicazione e la trasparenza all’interno di un gruppo di lavoro.

Nella nostra esperienza, farlo insieme ha reso possibili discussioni realmente fruttuose che stanno apportando cambiamenti positivi nella gestione dei flussi di lavoro. Il processo è chiaramente lento ma solo i processi lenti portano cambiamenti sostanziali. Lo abbiamo imparato.

Questo articolo è stato scritto ascoltando Will Anybody Ever Love Me? di Sufjan Stevens