Agile è chi Agile fa!

Da dove siamo partiti.

Qualche giorno fa sono stato intervistato a proposito del nostro approccio all’Agile Marketing da una studentessa che sta facendo ricerche per la sua tesi. Dopo aver risposto alle domande che mi ha rivolto, mi sono trovato io stesso a chiedermi: “Da dove è iniziata la mia passione per l’Agile Marketing?”

Sono tornato parecchio indietro con la memoria per ricordare quando abbiamo iniziato a considerare questa metodologia una soluzione intelligente per Webeing.net e, di conseguenza, a trovare un’applicazione tagliata al meglio per lo scheduling delle nostre attività di Content Marketing.

Kanban + Scrum = …

Provenendo da una cultura legata allo sviluppo di soluzioni web, il primo approccio fu approfondire Kanban, uno strumento proveniente dalla cultura Lean: semplice, flessibile ed efficiente per la gestione del flusso di lavoro, consente di organizzare e gestire i processi visualizzando ogni fase del workflow su una lavagna chiamata “Kanban Board”.
Alla board si attaccavano i post-it di carta — però, il fascino dei post-it appesi al muro… e la tecnica per non farli cadere! — che raccontano le attività in corsa per “risolvere un problema”.

I post-it hanno sempre il loro fascino nelle riunioni di team.

Ben presto dai post-it si passò a Trello: in caso lo abbiate usato sapete di cosa sto parlando.

La vera svolta, però, c’è stata quando abbiamo iniziato a ragionare su Kanban con più cognizione e abbiamo capito che:

• migliorava la tracciabilità di progetti e delle attività correlate
• migliorava (velocizzava) i tempi di produzione e il valore erogato al cliente
• rendeva trasparente l’operato del team, che poteva organizzare il proprio lavoro sulla base delle priorità
• incrementava la soddisfazione del cliente grazie a tempi di consegna più brevi e maggiore adattamento al cambiamento
• migliorava la comprensione qualitativa e quantitativa dello stato delle singole attività e della commessa.

Facendo ulteriori prove e approfondimenti, abbiamo poi pensato che Scrum potesse rispondere meglio alle nostre esigenze.
Questa tecnica, che spesso identifica l’Agile, propone una serie di accorgimenti più complessi e obbliga il team a ricorrenze fisse, definisce ruoli, dà tempi regolari:

• i Product Owner (PO) - figure di responsabilità con competenze di accounting, media planning, project management, facilitazione e… psicologia;
• le cerimonie - momenti chiave nei quali il team si confronta per allinearsi e migliorare;
• le stime delle attività - utili a dare un peso al lavoro da svolgere per cercare di non sovraccaricarsi troppo;
• lo sprint - la suddivisione delle attività in componenti più piccole, da chiudere in una settimana di lavoro.

Ben presto ci siamo accorti che alcuni dei vincoli dettati da Scrum erano (e sono) troppo stringenti per chi lavora in un contesto variabile come il marketing: a volte alcune situazioni sono imprevedibili.

Ho già ecceduto con il lato tecnico, per cui rimando ad approfondimenti come questo di Atlassian per chi desidera saperne di più sul metodo.

Così abbiamo proseguito per circa un anno con tante idee, prove ed errori frequenti, due coach in azienda e alcuni workshop.

Alla fine, tante esperienze ci hanno condotto verso un approccio diverso e Agile al marketing e abbiamo trovato una “nostra dimensione” perché né Kanban né Scrum erano perfettamente tagliati per il nostro tipo di lavoro:

• Kanban aiuta a visualizzare e limitare il lavoro in corso, ma il workflow avanza con meno allineamento sui tempi dei clienti: la dura realtà quotidiana del nostro lavoro è dover battere dei tempi, che spesso sono dettati da obiettivi, stagionalità, deadline, eventi.
• Scrum guida con un metodo più ferreo e cadenzato, ma complica la nostra risposta al cambiamento, perché richiede di stimare attività non stimabili o formulare una promessa di planning — che deve rimanere tale — fissato per tutto lo sprint.

Cosa scegliere? La decisione per noi è stata agile.
Abbiamo scelto Scrumban! :)

Scrumban: il meglio dai due

Un esempio elementare di Scrumban Board da usare nel team Marketing.

Kanban fornisce una board, un limite massimo di attività da fare in corsa — il famoso WIP limit (Work In Progress) — , ci permette di spostare il focus sulla chiusura di quanto è in corso, prima di passare ad aprire altri capitoli. Così si mantiene un ritmo al passo con la nostra capacità produttiva.

Kanban ci consente anche di essere liberi di accogliere il cambiamento, sia nelle specifiche del lavoro che nelle priorità del cliente (chi ha clienti che non cambiano idea durante le campagne scriva nei commenti questa buona novella!).

Scrum ci permette di organizzare il lavoro, revisionarlo e gestirlo in tempi regolari e definiti — internamente, insieme al cliente e con i tempi del cliente — , attraverso una struttura di cerimonie iterative che rimuovono i colli di bottiglia e sono volte al miglioramento continuo — Kaizen in giapponese.

Scrum mette a disposizione, inoltre, alcuni ruoli utili alla responsabilizzazione e al coinvolgimento, che si aggiungono a KPI di misura che stabiliscono un grado di efficienza e definiscono una guida del nostro operato.

Un metodo integrato con il Content Marketing

Scrumban è un metodo ibrido che si adatta perfettamente al workflow tipico del Content Marketing

Infatti:

• è iterativo, incrementale e avanza a step continui;
• accoglie il cambiamento, anche quando le attività cambiano velocemente;
• tende al miglioramento e all’apprendimento costante, anche grazie alla misura delle performance che guida il planning delle attività di marketing;
• aiuta a dividere attività di grandi dimensioni in blocchi più piccoli concordati con il cliente;
• coinvolge direttamente cliente, team marketing e utenti finali, cercando di mantenere un ritmo uniforme di azioni, che nel digital marketing significa anche rimanere top-on-mind (TOM).

Quindi perché non si diventa Agili?

Quando l’intervistatrice mi ha chiesto:

In Italia il concetto di agilità, al di là dello sviluppo software, sembra essere, oltre che poco conosciuto, anche raramente utilizzato in altri dipartimenti (es. marketing). Secondo lei, a cosa è dovuto?

ho pensato subito:

È dovuto alle cerimonie! :)

E qui però mi fermo. Sei curioso di saperne di più? Te ne parlerò a breve!
Ora vado, mi aspettano per lo #sprintplanning… intanto metti un “follow”.