Organiser pour décoller
Chez Agricool, notre mission est ambitieuse. Nous voulons construire un système alimentaire durable permettant de produire localement et sans pesticides des fruits et légumes excellents et accessibles à tous.
Ce projet, dont l’enjeu social et technique nous dépasse parfois, nécessite que nous soyons débordants d’innovation. Nous devons concentrer nos forces et notre temps vers un but unique : apprendre toujours plus vite.
Pour y parvenir, la vision que nous portons doit être en parfaite adéquation avec notre organisation. Rien de plus frustrant que d’avancer, de travailler dur, et de comprendre qu’on est à côté de nos objectifs et qu’on s’éloigne de notre mission.
De mon point de vue, les trois notions essentielles pour être bien organisé dans une startup sont :
1- La concentration au service de l’exécution
2- La communication au service de la vision
3- La responsabilité au service de la mission
Dans cet article, je vais vous présenter quelques unes de mes habitudes de travail, et essayer de vous proposer des astuces à intégrer dans votre quotidien. Mon objectif ? Vous permettre d’optimiser la ressource la plus précieuse en startup : le temps de travail.
1- La concentration au service de l’exécution
Au démarrage d’un projet, quand l’équipe est encore assez réduite, il est facile de trouver des moments pour s’isoler et trouver de la concentration. Au fur et à mesure que l’équipe s’agrandit et que les interactions deviennent de plus en plus nombreuses, cela peut devenir un véritable défi quotidien.
👉 Voici quelques astuces que nous utilisons chez Agricool pour pouvoir rester concentrés, aller dans le détail, ne rien oublier, bien gérer notre temps et être les plus efficaces possible.
Les Notifications, la déconcentration incontrôlée
Slack, Trello, Inbox, sont des outils essentiels à notre système de communication et d’organisation. En revanche il est important de les configurer correctement, et ce n’est pas toujours évident à mettre en place.
Configurer les notifications : exemple de Slack
Quand on utilise Slack pour la première fois, le premier réflexe c’est de regarder systématiquement les messages reçus et les notifications. C’est un peu le syndrome des notifications Facebook. Quand on voit un petit point rouge, on a du mal à résister, on check immédiatement (souvent inconsciemment). Mais il existe quelques outils pour éviter de devenir addict des notifications.
Il est possible de désactiver les notifications issues de toute activité sur Slack.
On peut aussi choisir de recevoir des notifications uniquement pour les messages directs et des mots clés spécifiques liés aux sujets qui sont importants pour nous.
Slack permet également d‘activer les notifications en fonction des channels de discussion qui nous concernent. Et enfin, il existe une autre fonction, très pratique, “mute”. Elle permet de désactiver les notifications sur un channel Slack pour éviter de recevoir ses notifications d’activité par défaut.
Slack est le premier exemple mais il existe bien d’autres moyens. Chez Agricool par exemple nous avons l’habitude de prévoir dans la journée des plages horaires spécifiques pour se concentrer au maximum dans l’exécution d’une tâche. Sur ces plages horaires, il est possible d’utiliser la fonction “snooze” de Slack qui permet d’interrompre les distractions pendant une durée choisie.
⚠️ Pas de panique si quelqu’un cherche à vous joindre impérativement, il pourra toujours vous notifier.
Une fois que tout est bien optimisé sur Slack, l’idée est de faire la même chose pour tous les autres outils.
Petite astuce bonus pour ceux qui travaillent sur mac OSX : vous pouvez, via le panneau latéral droit, désactiver rapidement toutes les notifications. Cette fonction peut être activée pour le reste de la journée, ou pour un moment précis. Très pratique pour être rapidement dans votre bulle 👍
- Organiser vos outils de gestion du temps
Il est primordial de pouvoir être maître de son temps et de garder à l’esprit que chaque minute passée à faire une tâche est une minute perdue pour une autre. Tout est question de compromis. Chez Agricool nous essayons de minimiser au maximum les réunions. Le but ? Privilégier l’exécution.
🗓 Nous organisons nos agendas en prévoyant des plages de RDV externes, des moments de focus, des plages de mailing, etc… Par exemple : j’essaye de regrouper un maximum de RDV avec des personnes extérieures à AGRICOOL le matin et un jour sur deux en étant toujours flexible bien sûr. On ne refuse pas la visite d’Elon Musk parce qu’il a proposé le mardi après-midi… Je me garde tous les jours un moment de pur focus, je me mets en “DO NOT disturb”, et je peux me concentrer pour exécuter des sujets.
Sur le check des mails et des réponses nécessaires, j’essaie de m’y mettre deux à trois fois par jour à des moments bien précis. C’est plus efficace que de répondre au fil de l’eau et cela me permet d’éviter de me disperser.
Je rends mon agenda lisible par tout le monde et je privilégie une nomenclature claire sur mes RDV.
👉 [sujet]_lieu_personnes <> concernées
Exemples :
[Emp]_Factory_WR+GG <> Parc de Bercy
[RH]_Call_GG <> WR
[R&D]_Factory_NASA <> WR
[Dist]_Paris 1er_LRQDO <> WR
Le succès dans les détails
Nous avons tous déjà entendu l’expression : “le diable est dans les détails”. Nous comprenons cette philosophie mais chez Agricool nous préférons dire que “le succès est dans les détails”. Les petits points apparemment anodins peuvent ébranler toute la charpente construite autour d’un projet. Il est important de ne rien oublier et de maîtriser chaque sujet dans les moindres détails.
Tous les outils numériques sont un réel gain de productivité au quotidien. Mais pour compléter leur utilisation j’utilise un système plus “classique”.
J’ai mis en place un suivi de sujets, d’urgences, de points de vigilance, de tâches, de prises de décision, etc… Comment ? À l’ancienne, avec un carnet.
L’idée est que celui-ci puisse me suivre partout, et que si je dois parler à quelqu’un ou vérifier un sujet, je sache exactement sur quoi insister, questionner, challenger.
Pour plus de lisibilité, je divise les pages du carnet en 3 parties. De gauche à droite, la description du sujet (80% de la page), la nature du sujet (5%) et enfin les personnes concernées par le sujet (15%). La description commence toujours en indiquant l’occasion de discussion, un RDV, un point, un call, et la date. La codification de la nature des sujets peut être faite selon vos besoins.
Pour ma part :
- un ⚬ : est une tâche à effectuer
- un +: est une remarque
- un • : est une prise de décision
- un ✳︎ : est un point de vigilance
- un ✓ : est un point réglé
- un > : est un point à revoir lors du prochain échange
- Et enfin les initiales des personnes concernées.
Ce carnet donne plus de lisibilité sur la situation, mais ce n’est pas une “todolist”. C’est plutôt une photographie de mes journées, un journal de bord. Pour qu’il soit efficace, je veille à bien l’organiser, le mettre à jour, et à en prendre le plus grand soin.
- Planifier, contrôler, vérifier
De manière générale, il est important de s’imposer une rigueur dans la manière de gérer les problèmes, les aléas. En tant que Manager il existe 3 étapes de suivi qui nous semblent essentielles :
1- Planifier les tâches à réaliser avec votre équipe
2- Contrôler la réalisation et relancez si nécessaire
3- Vérifier la bonne exécution et corrigez si nécessaire
Plusieurs outils peuvent être utiles :
- Inbox est un gestionnaire de boîte mail qui propose un système de classement des mails assez pratique. Voici un aperçu des fonctionnalités : relancer un sujet attribué à quelqu’un mais qui n’a pas encore été traité, indiquer que le sujet a été traité et est terminé, se renvoyer un mail à une date déterminée pour le traiter ultérieurement.
Je cherche deux fois par semaine (Dimanche soir et Mercredi soir) à avoir le fameux “Inbox zéro”. Autrement dit, l’objectif est d’avoir une boîte mail vide. Cela signifie que tous les sujets sont soit traités soit à traiter plus tard car il manque des informations le jour J.
- Le Reminder de Slack est une ligne de commande que vous pouvez taper directement sur Slack (/remind ** at **) pour vous rappeler un élément :
Nous utilisons encore d’autres outils, comme un gestionnaire de mots de passe centralisé (1Password) ou un traking de mails avec d’autres fonctions (MixMax).
- Automatisez le maximum de tâches à faible valeur ajoutée
Nous utilisons le mail uniquement pour les échanges extérieurs. Nous devons être capables de répondre rapidement pour traiter efficacement tous les sujets entrants.
Il arrive que quelqu’un reçoive un mail mais qu’il ne soit pas la meilleure personne pour le traiter. Dans ce cas, le transfert de mail peut être envisagé comme une solution, mais nous y voyons un bon nombres d’inconvénients. Cela encombre les boites mails, c’est peu lisible, seules les personnes dans la boucle sont au courant du sujet, et le suivi du traitement de ces mails peut vite devenir infernal.
Nous avons voulu créer un système peu contraignant et dont le suivi peut se faire par n’importe qui. Zapier permet d’automatiser certaines interactions entre plusieurs applications. Dans notre cas nous avons lié la labélisation d’un mail pour lancer la création d’une carte sur un board Trello. Je vous explique tout un peu plus bas.
Un exemple du système en détails :
- Guillaume reçoit un mail qu’il ne sait pas traiter, il le labélise directement depuis sa boîte de réception par “À traiter”.
- La carte correspondante est automatiquement créée sur le Board Trello “Management Overview” dans la colonne “sujets entrants” et avec toutes les informations nécessaires (contenu du mail, objet, destinataire, émetteur…).
- Sur ce tableau, nous avons ajouté l’ensemble des personnes pouvant répondre aux sujets sur lesquels nous sommes sollicités. Par défaut Gonzague ou moi, attribuons cette nouvelle carte Trello à la personne la plus à même de traiter le message. Si quelqu’un d’autre juge qu’il a les informations nécessaires pour y répondre il peut également le faire. La carte est alors répartie dans la colonne correspondante (Déploiement, technique, RH, Relations externes, Administratif).
- Une fois le sujet traité, par la personne désignée, la carte est archivée.
La colonne “Sujets entrants” doit toujours être vide le plus rapidement possible, en distribuant les responsables pour leur traitement.
Nous nous servons de Zapier pour automatiser des notifications de livraison, de commandes urgentes, de gestion de candidatures, de collecte d’informations, d’alertes de stock, etc.. C‘est un outil très utile qui propose des centaines d’applications permettant de faire gagner du temps et de l’efficacité. C’est magique. La seule limite est votre imagination 🚀
Enfin, nous avons l’habitude d’externaliser les tâches sans valeur ajoutée qui ne peuvent pas être automatisées dans un premier temps. Pour ça, le mieux est de faire appel à des prestataires (exemple: Side).
2- La communication au service de la vision
Il est essentiel que chaque membre de la team soit imprégné à 300% de la mission d’Agricool. Il doit la maîtriser, la comprendre et l’incarner.
Qu’est ce qui motive quelqu’un à se surpasser ? La réponse est simple. Il faut que la mission que l’on porte soit claire et essentielle. Il faut que la personne sache ce que l’on fait, pourquoi on le fait, et en quoi elle va pouvoir contribuer à la réussite de ce projet. Dans ce cas uniquement, elle pourra être totalement investie.
N’hésitez donc pas à intégrer cette mission sur tous vos supports, sur vos tableaux Trello, sur votre site, sur vos réseaux sociaux, et sur de superbes affiches que vous mettrez dans vos bureaux 😉
“Your work is going to fill a large part of your life, and the only way to be truly satisfied is to do what you believe is great work. And the only way to do great work is to love what you do.” — Steve Jobs
Il est important d’entretenir un lien proche de communication avec tout le monde. Il ne faut pas qu’une seule personne soit l’oreille attentive de tout le monde. L’idée est plutôt que chacun puisse trouver une personne avec qui échanger. Au tout début d’Agricool, on se parlait en direct et à 3 ou 4 cela se faisait très facilement. Mais aujourd’hui on est plus de 30 dans la team. Il a donc fallu mettre en place quelques évolutions, fixer des créneaux dans l’agenda et s’y tenir.
Nous organisons des sessions en “one to one”, que nous appelons “ShakeUp”. Ce moment de 50min qui a lieu au minimum 1 fois toutes les 3 semaines, a pour but de rapprocher chaque manager avec les membres de son équipe. Objectifs :
- Pour le manager : créer une relation de confiance avec le managé, anticiper l’émergence des problèmes et réaligner les membres de la Team avec la mission d’Agricool et l’équipe.
- Pour le managé : obtenir un temps exclusif avec son manager, obtenir du feedback, être accompagné dans sa progression, prendre du recul sur le quotidien, confier ses problèmes.
3- La responsabilité au service de la mission
Le gros challenge, quand une équipe grandit, c’est d’être capable de conserver l’autonomie de chacun et d’éviter les process inutiles. Nous pensons qu’il faut laisser à chaque personne la possibilité de prendre ses propres décisions et de faire face à ses problèmes. C’est avec ce type de fonctionnement que l’on peut mettre en place une relation de confiance totale et réciproque, avec chaque membre de l’équipe.
Comment faire face à un problème ? Nous avons une approche assez claire la dessus. La personne concernée prends 15 min pour comprendre et analyser si elle peut le résoudre elle-même ou si elle peut limiter son impact avant de prévenir quelqu’un. Bien sûr, hors situation critique, après ce petit moment, elle communique à l’équipe la situation soit en signalant le problème qui est resté insoluble soit pour informer ce qu’il s’est passé et que cela a été réglé. La “sur”-communication serait de faire l’inverse, signaler le problème et demander de l’aide sans avoir cherché à le résoudre soi-même.
Devant les défis technologiques que nous surmontons, notre exigence nous impose cette rigueur pour proposer une nouvelle solution de production de fruits et légumes excellents sans pesticides au coeur des villes.
“Because the people who are crazy enough to think they can change the world are the ones who do” — Steve Jobs
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