What I Wish I Knew: 如何做好一場學術簡報 (1),內容架構篇

IC.English自學筆記
Nov 2 · 8 min read

嗨,恭喜你考過雅思 / 托福,順利拿到 offer 了! 距離正式開學,還有好幾個月的時間,你打算怎麼安排呢? 這個專欄【What I Wish I Knew 那些我希望出國念書前就知道的事】,會從我的英國留學及教學經驗出發,與你分享學術英語技巧,一起體驗精彩的留學生活!

在上一篇文章裡討論了「該不該念語言學校?」👉 http://bit.ly/2P5WK7i

接下來幾周會針對「如何做好一場學術簡報」做一系列的介紹。


不論做商業簡報、募資簡報、或工作簡報,我們首先要釐清的,就是「目的為何」和「觀眾是誰」。以學術簡報來說,就是要向「領域內的專業同行」介紹你的「研究新發現」。

簡報,作為一種溝通形式,外人看來是「簡單報告」,但講者事先的準備過程,可是一點也不簡單,因為簡報是融合了這四種模式的語言綜合表達能力:

  1. 口頭語言
  2. 書面語言
  3. 肢體語言
  4. 視覺語言

有了這個清晰的目標,我們就可以適度地裁剪簡報內容,設計好這四種語言模式的呈現方式,讓聽眾快速了解你的研究內容。

在第 14 集裡,我會從「書面語言」和「視覺語言」的角度,來解析學術簡報的架構與內容設計。


學術簡報的架構,基本上就是依照論文的寫作架構走,頭尾再加上一些資訊頁面,就是一個完整的學術簡報投影片內容。

以下會以我 2018 年在英國應用語言學學會發表的學術簡報投影片,做詳細的講解。這是一場 20 分鐘的學術簡報,主題是東亞國家的雙語政策,總共有 15 頁。

以下是詳細的解析

  1. Cover Page 封面頁,目的是讓聽眾快速了解你的講題、你的學術背景。可以稍微做簡單的自我介紹,但每一句都要緊扣你的講題,不要東扯西扯,降低了聽眾的興趣。

2. Overview 目錄頁,目的是讓聽眾掌握接下來會聽到那些內容。但目錄頁卻也是最容易讓人覺得「食之無味棄之可惜」的地方,不講怪怪的,但講了又跟沒講一樣,因為學術簡報都是按照「簡介 - 文獻探討 - 研究方法 - 研究結果與討論 - 結論」的順序在走。

後來我參考了 Bill 老師的建議 (連結在此 http://bit.ly/2PEnsEs),把目錄頁看成講者「主觀地幫聽眾建立脈絡,對內容有合理的期待」並且「利用差別凸顯的手法,提高資訊傳達的效率」。所以我的大綱只提取該部分最重要的關鍵字做呈現。

另外,考慮到國際聽眾可能對亞洲的狀況不熟悉,所以我在這邊加入了地圖,用來說明我為什麼挑台灣、香港、南韓來做雙語政策的比較分析。

3. Introduction 介紹頁,就是論文裡面的緒論、文獻探討、研究問題的部分。但因為簡報只有 20 分鐘,只能挑重點講,目的是讓聽眾了解,為什麼這個題目很重要,為什麼它值得大家關注。

如何把大量資訊,轉化成簡潔好吸收的資訊,是簡報設計者必須不斷思考的課題。我看過的學術簡報累積超過 100 場,真心覺得可以讓人秒懂的資訊,大多會用表格、圖片、列點,來呈現其中複雜的脈絡關係。

另外,如果可以放一個畫龍點睛的圖片,也可以提高聽眾的資訊吸收率。比如說,我在這邊放了一個拔河的圖,用來凸顯台灣面臨的語言政策兩難。

圖片的目的不是為了填補畫面的空白,而是要時時問自己「這圖片可以幫助聽眾更有效率地理解我的內容嗎?」如果不是,那再精美的圖片,也都會淪為「資訊噪音」,徒增聽眾的認知負荷而已。

我在簡報上方設計了 Progress Bar,讓聽眾隨時都可以跟上我的報告進度。在這個人人隨時都會被郵件、即時訊息干擾的年代,有時聽眾真的不是故意要拿出手機來看,如果這時候講者可以貼心地提醒聽眾,我們現在到哪裡了,那聽眾就算中途被打斷,也可以快速跟上。

4. Methodology 研究方法,目的是在說明你的如何收集數據、如何分析的過程。

如何在一個頁面裡面,清楚地呈現不同資訊之間的主次邏輯關係?我們以下面這張圖做解析。

有三種方式可以在視覺上,做出資訊的階層關係:

  1. 字體大小:最重要的資訊,字體最大
  2. 字體顏色:不同等級的資訊,有不同的字體顏色。但整頁的顏色盡量不要超過 3 種。
  3. 縮排對齊:善用 Bullet Point 的功能,用對齊的空間感,製造資訊的層級。

5. Findings & Discussion 的部分,若是做定量研究的話,加入圖表數據會更好。定性研究的話,可以利用資訊的階層化,把複雜的結果有條理地呈現。

另外還有幾個排版的小建議:

  1. 字體大小:至少要在 20 以上。
  2. 字體選擇:微軟正黑體,中英文字通用,大方好看,不會有亂碼問題。
  3. 句子 vs. 片語:句子可以完整呈現句意,但一定要精心裁剪,不能太長。或者也可以把句子縮短成名詞片語或動詞片語,並用 Bullet Point 的方式呈現。
  4. 動畫、聲音特效不要用過頭,永遠都問自己「這樣做可以幫助聽眾更有效率地理解我的內容嗎?」
  5. 檢查拼字有無錯誤。

7. Reference list 參考文獻頁,通常只會短暫地在 1~2 秒之間閃過。但會後可能會有感興趣的聽眾來跟你要簡報檔,所以在製作上也是不能馬虎,要按字母順序排列喔!

8. Thank-you & QA Time Page,目的是在跟聽眾說:嘿,我的演講結束了,謝謝您的聆聽,有問題歡迎提出來討論,或者也可以 email 聯絡我。

最後一個排版小建議:在適當的地方做斷句,達到更好的感知流暢度 (perceptual fluency)。請看下圖說明:


以上是我個人的簡報經驗分享,僅供參考。我還有很多要學習的地方,若有更好的建議,也請跟我分享哦!

最後,建議各位朋友還是要依各自的領域、學科、或研討會常規做調整。如果時間允許,可以在簡報前約導師,請她幫忙看一遍,收穫會更多喔!

參考書目 (博客來購買連結)
1. 上台的技術
2. 懶人圖解簡報術
3. Presentationzen 簡報禪
4. Google必修的圖表簡報術


【What I Wish I Knew】下集預告: 如何做好一場學術簡報 (2),口頭表達篇。

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    有超過十年的英語教學經驗,現任英國華威大學應用語言所博士候選人,教育部留學獎學金受獎人。從英國留學、教學的經驗出發,分享學術英語與自學英語的技巧,希望讀者都能「用英語認識世界,也讓世界認識你」!歡迎追蹤我的臉書 https://www.facebook.com/ic.english.2019

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