Running A Retrospective
วันนี้อยากจะมาพูดเรื่องการ Run Retrospective กับทีม
Retrospective มันคือการที่ทีมซึ่งทำงานด้วยกันมาเจอกัน และพูดถึงว่าเราทำอะไรดี ทำอะไรไม่ดี ปรับปรุงยังไงได้บ้าง ถ้าเทียบกับเกมส์ ที่ผ่านมา เกมส์ที่แล้ว เราเล่นยังไง ทีมเวิร์คดีไหม แต่เราไม่คุยเรื่องผลงาน ไม่คุยเรื่อง Score แต่เราพูดถึง Process เพราะต้องการปรับปรุงให้มันดีขึ้น
นี่คือการทำ Retrospective แปลง่ายๆว่า มองกลับหลัง ย้อนกลับไปที่ผ่านมาเห็นอะไรบ้าง
การทำ Retrospective ถ้าเราเข้าใจและทำมันดีเนี่ย เราสามารถทำมันได้หลายวิธีมาก ผันแปรไปได้เป็นร้อย แต่หลักๆ ผมสรุปออกมาได้ 3 อย่างง่ายๆ ลองดูกันก่อน
สเต็ปแรก คือ Before ก่อนการรัน Retrospective เราจะต้องรู้อะไรบ้าง
ต่อมาคือ 5 สเต็ป ของ Retro
และสุดท้ายคือ Follow Up คือจบไปแล้วต้องมาตามอะไรบ้าง
ก่อนอื่นเลยเนี่ย คือ Before Retro หมายความว่ายังไง
ในบางครั้งเราไม่ได้รันทีมของเราเอง จริงๆเป็นเรื่องที่ดีด้วยซ้ำ เพราะถ้าเราอยู่ในทีมและรัน Retrospective เอง บางทีคน Facilitate เนี่ย มีส่วนได้ส่วนเสีย มันจะทำให้ไม่เป็นกลาง
ดังนั้น ต้องทำให้คนในทีมรู้สึกให้ได้ว่าคนที่มา Run Retrospective จะต้องเป็นกลาง และสนใจในการแก้ปัญหา และทีม Improve จริงๆ จึงจะได้ผล
ก่อนจะทำ Retro เราจะต้องไปหาหรือ Context คือต้องรู้ว่าสถานการณ์ทีมเป็นยังไง อิโมชั่นของทีมเป็นยังไง แฮปปี้ เฉลิมฉลองงานเพิ่งออก หรือกำลังแซดอยู่
ถ้าแฮปปี้ แล้วเราไปเฉลิมฉลองเนี่ย มันก็ดี มันเป็นสัญญาณที่ดีแล้วว่าทีมพร้อมที่จะเติบโต และต้องเพิ่มความยากให้ทีมเก่งขึ้น สิ่งที่เราต้องทำคือการ SPIN DOWN คือไม่ให้ทีมได้ใจมากขนาดนั้น ด้วยการ Add Definition Of Done หรือเพิ่มความยาก เพิ่มความเก่งให้ เพิ่ม Acceptance Criteria มี Automate Code แล้วยัง อะไรก็ตามที่ทีมขาด เพิ่มเข้าไปเพื่อให้ทีมเก่งขึ้น ในขณะที่ทีมมีอิโมชั่นที่ดีอยู่
แต่ถ้าทีม Sad อยู่ เราอาจจะต้องมีรสชาติของ SPIN UP อยู่ในนี้ด้วย จบแล้วทีมรู้สึกดี มีความหวังถ้ามันไม่มีความหวังเนี่ย ทีมเนี่ยจะขาดกำลังใจ
พอรันเสร็จแล้วเนี่ย ทีมมีสถานการณ์เป็นยังไง ระหว่างนี้มีใครบ้างในทีมมีปัญหากัน เราอาจไปถามคนนั้นคนนี้ สัก 4–5 คน ในทีม เค้าพูดเรื่องเดียวกัน แสดงว่าปัญหาประมาณนี้ แต่ถ้ามีคน 2 กลุ่ม เริ่มชี้ใส่กัน ก็จะรู้แล้วว่าปัญหาคือการแบ่งกันภายในทีม คราวนี้เราจะต้องดูต่อว่า รันยังไงแล้วให้ทีมปลอดภัย และกล้าพูด
เช่น ถ้าทีมมีปัญหากับ พี่คนนึง หรือ PO คนนึง ถ้าทุกคนเข้าไปหมดแล้วมันจะเกิดการทะเลาะกัน อาจจะต้องเคลียร์ตรงนี้ให้หมดก่อนเพราะจะทำให้การ Run Retrospective หนึ่งชั่วโมงตรงนี้เสียไป ก็อาจจะไม่ได้ประโยชน์นัก
พอเราเริ่มคุยแล้วเนี่ย เราก็มาดีไซน์ว่าจะ Run Retro แบบไหน ซึ่งเบสิกฟอร์แมตในการรันง่ายๆ
ก็อาจจะเป็น Good Bad Try ก็อาจจะเคยเห็นมาแล้ว
คือ ‘อะไรดี อะไรไม่ดี อะไรต้องปรับปรุง’
Sail Boat Example
หรือถ้าทีมยังใหม่อยู่ กำลังจะสร้างโปรดักต์อะไร ก็อาจจะเป็น Sail Boat
แล้ว Sail Boat คืออะไร ก็วาดรูปเรือ วาดสมอ วาดรูปเกาะที่ทุกคนอยากไป
- หนึ่ง ให้ทีมมาพูดว่า เป้าหมายที่ทีมต้องการปิดเนี่ย โกล์ (Goal) ของแต่คนละคนเหมือนกันไหม
- โกล์ของทีมคืออะไร สิ่งที่จะนำพาทีมไปข้างหน้าคืออะไร
- แล้วก็มีอีกอันหนึ่งคือสมอ อุปสรรคของทีมที่ทีมเจอคืออะไร
นี่คืออีกตัวอย่างหนึ่งในวิธีการรัน ฟอร์แมตรันได้เป็นล้าน มีเว็บไซต์
https://www.tastycupcakes.org/tag/retrospectives/ ถ้าอยากได้ไอเดีย
แต่ถ้าเราไม่เคยรันมาก่อน ก็แนะนำให้ลองง่ายๆ
Good Bad Try
แต่ถ้าเราลองบ่อยๆ มันก็จะเริ่มซ้ำก็พยายามปรับนิดนึง ให้มันใหม่เสมอ
อีกอันหนึ่งที่ทำได้ คือ พวกอิโมชั่นกราฟ หรือพยากรณ์อากาศ ก็จะมีทีม นายเอ นายบี และนายซี
มีอาทิตย์แรก และอาทิตย์ที่สอง แล้วให้แต่ละคนติดโพสต์อิทมาเป็นแผ่น ในช่วงเวลานั้นๆ คุณรู้สึกยังไง เป็นพยากรณ์อากาศ ช่วงแรกอาจจะฟ้าใส หลังๆอาจจะมีฝนตกมืดมัว เป็นอีโมชั่นกราฟ แล้วเราก็ควรมองวันที่มืดมัว ว่าทีมตกทุกข์ได้ยากเหมือนกันหรือเปล่า ถ้ามันไม่ใช่ ก็ต้องคุยกันว่า ทำไมคนนี้ลำบาก แล้วคนนี้ไม่ลำบากล่ะ หรือมีการหลุดหายไปตรงไหนบ้าง
นี่ยกตัวอย่าง 3 อันที่ยกขึ้นมาเร็วๆ ว่าเราควรใช้แบบไหนที่มันเหมาะกับสถานการณ์ทีม
อันนี้เค้าเรียกว่าชนะศึกก่อนออกสงคราม
ถ้าเป็นไปได้ก็จะมีผู้ใหญ่ที่ดูแลทีมอยู่ ก็เล่าให้ฟังอีกรอบว่าทีมเป็นแบบนี้ ทีมมีปัญหาแบบนี้ ผมจะทำแบบนี้เพื่อให้ผลลัพธ์แบบนี้ พี่โอเคไหม ถ้าเค้า Endos แล้ว เราก็เริ่มได้เลย หรือถ้าเราบอกว่ามันตีกันแน่เลยพี่ พี่จะให้ตีกันเลยไหม จะได้ทะเลาะกันให้จบเลย เหมือนเด็กๆ แต่ถ้าพี่เค้าบอกว่าอย่าเลย ช่วงนี้น้องมันเปราะบาง
คือเราจะต้องไปถามความคิดเห็นกับเค้าก่อนนิดนึง มิฉะนั้น เราจะเดินเข้าไปใน Kill Zone เนอะ เดินเข้าไปมีการฆ่าแน่นอน
5 สเต็ป ของ Retro
หลังจากนี้ก็เป็นการเริ่ม เมื่อเราเข้าไปในห้อง Retrospective แล้ว จะต้องทำอะไรบ้าง อย่างที่บอกไป คือ มี 5 สเต็ป คือ
สเต็ปที่ 1 Safety Check
ปกติผมจะใช้โพสต์อิทเป็นประจำเนอะ ก็แจกโพสต์อิทและปากกาให้ทุกคน แล้วให้เค้าเขียนคะแนน 1–5 แล้วก็พับกระดาษส่งกลับมาให้ผม โดยไม่ให้เพื่อนเห็น
5 หมายถึง รู้สึกปลอดภัยที่สามารถที่จะแชร์ได้
1 หมายถึง ไม่ปลอดภัย ฉันรู้สึกว่าพูดในห้องนี้ไม่ปลอดภัยแน่นอน
อันนี้ได้ประโยชน์ 2 อย่าง คือ พอทำเสร็จปุ๊ป ทุกคนมีกระดาษกับปากกาพร้อม กระดาษเป็นกระดาษโพสต์อิท และควรเป็นปากาหัวใหญ่ เพราะจะไม่ทำให้เขียนละเอียดมาก เขียนสั้นๆ อ่านได้ง่ายเวลาติด มันจะเห็นภาพ
สำคัญเลยถ้ามันมีอันไหนออก เลข 1 ไม่ว่าอันใดอันนึง ทางที่เราต้องหยุด Retrospective ก่อน แล้วคนไหนรู้สึกว่าอยากมาคุย ให้มาคุยนอกรอบกับผมก่อน เคลียร์ปัญหาให้ได้ เพราะถ้าเราฝืนต่อมันจะมีปัญหา
เคยทำหลายครั้งแล้ว ก็มีการร้องไห้ ยกเว้นว่าเราตั้งใจให้มันเกิดขึ้น บางทีมันร้าวลึกไปอีก มันจะ กู้กลับมายาก
ดังนั้นถ้ามีเลข 1 อยากให้หยุดก่อน แล้วก็ Reschedule เป็นวันพรุ่งนี้ก็ได้ ให้มาเคลียร์กันนอกรอบก่อน และการ Safety Check ใช้เวลา 5 นาทีเท่านั้นเพราะไม่งั้นจะไม่จบภายใน 1 ชั่วโมง ทำบ่อยๆทีมจะล้า
สเต็ปที่ 2 คือ Gather Information
ส่วนนี้ก็คือ Good Bad Try หรือ Sale Boat หรือ Weather Report อันนี้คือต้องบิ้วท์ให้ทีมเขียนมาเยอะๆ ใช้เวลาประมาณ 20 นาที ไม่ควรเกินกว่านี้ ถ้าในทีมมีคน 10 คน ควรจะเขียนออกมาให้ได้ 10 แผ่นจับเวลาให้เค้าด้วย
สเต็ปที่ 3 Get Insight Grouping
ส่วนนี้ใช้เวลาเยอะสุด ประมาณ 30 นาที เราจะอ่านแต่ละใบ และให้เจ้าของโพสต์อิทอธิบายว่ามันคืออะไร และให้ใบที่เหมือนกันเอาไว้ใกล้กัน ถ้าเหมือนกันเป๊ะๆ ก็ติดทับไปเลยก็ได้ ถ้ามีไวท์บอร์ดจะดีมากเลย เพราะจะได้เขียนอธิบายกรุ๊ปว่า อันนี้คือ Communication หรือ Team Work
อันนี้เราไม่ควรคิดเอง ควรจะถามคนในห้อง อาจจะมีการแกล้งติดผิดบ้าง เพื่อดูว่าคนในทีม Engage กับเราอยู่มั้ย แล้วก็ให้ทีมโหวตว่าอันนี้ Pain สุดๆ อาจจจะให้คนละ 2–3 โหวต
สเต็ปที่ 4 คือ Action Point
คือการเอาท็อปโหวต แล้วถามทีมอีกครั้งหนึ่งว่าคืออันนี้มั้ย ถ้าสุดท้ายเราสรุปอีกรอบหนึ่งได้ว่าคือ Communication เนี่ย มันไม่ชัดเจนได้ว่ามัน Communicate อะไร มันจะต้องมีสิ่งที่ทำให้เสร็จได้ภายใน 2 อาทิตย์ ซึ่งตรงนี้ เราก็จะหยิบสิ่งที่ทีมต้องการ Improve มา
- ถ้าเป็น Good Bad Try เราก็หยิบ Try มา
- ถ้าเป็น Sale Boat ก็หยิบสมอ สิ่งที่ทำให้ทีมไปต่อไม่ได้
- ถ้าเป็น Weather Report ก็หยิบส่วนที่ทีม Down หรืออารมณ์ไม่ดี มันคืออะไร ก็หยิบขึ้นมา
ก็จะได้ Action Point ออกมาแล้ว
ซึ่งทีมหนึ่ง และอาทิตย์หนึ่งเนี่ย ไม่ควรเกิน 1–2 อัน
เราหยิบออกมา 3 อันก็จริง แต่มันจะเสร็จ 3 อันจริงๆหรอ ก็ใส่ชื่อไปเลยว่า นายเอ รับผิดชอบ อันนี้ก็ต้องดูดีๆ ถ้าเรา Put ไปเลยเนี่ยก็อาจจะบังคับทีมมากไป แต่ถ้าไม่ Put เลยเนี่ย ก็อาจจะไม่มีใครทำ ก็ต้องดูหน้างานอีกครั้งหนึ่ง
สเต็ปที่ 5 Closing
คือ การปิด Retrospective ปิดด้วยความศักดิ์สิทธิ์นิดนึง ให้หัวหน้าทีมกล่าวอะไร หรือให้คนในทีมซึ่งทุกคนเคารพกล่าวก็ได้ หรืออีกอันนึงที่ง่ายคือ การขอบคุณสำหรับ 2 วันนี้ที่ผ่านมา ให้ฟีลลิ่งว่าเป็นการปิดพิธิ อาจจะเป็นการรีแคปว่าทำอะไร
อันสุดท้าย คือ
การ Follow Up ให้เกิดแอคชั่นได้จริง
ข้อดีของการ Retrospective คือการที่คนในทีมพูดออกมา ค่อนข้างมีน้ำหนักมากกว่าคนๆเดียวพูดออกมา ค่อนข้างศักดิ์สิทธิ์กว่า
แล้วเราก็เอาสรุปนี้ไปให้ผู้ใหญ่ดู หรือเอาไปให้คนที่มี Resource ส่วนมากก็จะเป็นคนที่มี Resource ก็จะทำให้ปลดล็อก Resource บางอย่าง ไม่ว่าจะเป็นเวลา หรือ เซิร์ฟเวอร์ หรือจำนวนคน หรือการปัก Requirement
ก็จะนำไป Utilize ไปใช้ให้เกิดประโยชน์ได้
มันสำคัญมาก เพราะพอมาเจอกันอีก 2 อาทิตย์แล้ว มันทำให้รู้สึกว่าฉันพูดไปแล้วได้เห็นมีการเปลี่ยนแปลงนะ
ถ้าเป็นไปได้เวลาเลือกปัญหาท็อป 2 ข้อ ให้เลือกปัญหาที่ง่ายไว้สักหนึ่งอัน มันเป็นเทคนิค แม้จะเลือกไว้ 2 อย่าง และเป็นไปได้ 1 อย่างเนี่ย มันมีความศักดิ์สิทธิ์และความหวังที่จะไปต่อได้
‘ก็อยากให้นำไปปรับใช้กันกับทีมนะครับ เพื่อให้มันดีขึ้น’
— Pondd —
