
Time Tracking: tracciare il tuo tempo non è mai stato così facile.
Sapresti dire quanto tempo spendi nello svolgere le task di lavoro?
Sapresti dire quanto tempo impieghi effettivamente, ogni giorno, su un determinato progetto?
Se la risposta è “no” ad entrambe le domande allora questo articolo può aiutarti.
Così come è difficile valutare quanto tempo abbiamo impiegato per terminare un compito, così è difficile stimare il tempo che ci vorrà per completare una task.
Tenere traccia del proprio tempo, per quanto possa sembrare un’attività in più da fare ogni giorno, in realtà porta vantaggi enormi al tuo modo di lavorare.
Tenendo traccia del tuo tempo puoi sapere, ad esempio, quanto tempo impieghi per effettuare una task e potrai calcolare al meglio quanto tempo ti ci vorrà per effettuare una task simile: un vantaggio per la pianificazione del tuo lavoro.
Non ha senso fare stime del tempo necessario per completare un compito, basandosi su statistiche e dati falsati.
“Quindi perché non usare un sistema di time tracking?”
I sistemi di real-time tracking sono gli unici metodi efficaci e affidabili per tenere traccia del tempo in modo da aumentare la propria produttività.
“Timbrare il cartellino” Vs Time tracking
In molti lavori ci viene richiesto di lavorare 8 ore al giorno. A tutti sarà capitato di arrivare in ufficio prima o di restare più tempo per finire un progetto. In alcuni lavori viene anche chiesto di timbrare il cartellino, in modo da sapere quanto effettivamente una persona abbia lavorato.
“Ma timbrare il cartellino è davvero un sistema utile per capire quante ore si lavora ogni giorno?”
La risposta è no!
Timbrare il cartellino non dice quante ore, minuti ho speso per lavorare ad un compito, quanto ci metto per portare a termine un progetto.
Timbrare il cartellino dice soltanto quante ore sono stato ufficio, che non corrisponde a quante ore ho lavorato.
Questo sistema di sicuro non è utile per aumentare la propria produttività. Spesso viene percepito che, chi sta più tempo in ufficio, lavora di più e di conseguenza riceve, da parte dei colleghi, una sorta di ammirazione per l’etica del lavoro.
La realtà invece è che rimanendo di più in ufficio, siamo semplicemente meno produttivi. Non sapremo mai quanto abbiamo impiegato per finire un compito, e non possiamo capire perché siamo dovuti rimanere di più in ufficio per terminare una task.
Sapere come spendiamo il nostro tempo e quali task sono più difficili da completare, ci dà una visione chiara di come passiamo il tempo, ci dà un’indicazione su come migliorare la nostra organizzazione e stimare il tempo di esecuzione di un compito.
Si deve passare da lavori dove è richiesto di “timbrare il cartellino” a lavori in cui la cosa più importante sono i risultati. Non è necessario lavorare 8 ore al giorno, si può lavorare di più o di meno, ma l’importante è tenere traccia del tempo effettivo impiegato a lavorare ad un progetto o ad un compito. In questo modo potremmo essere effettivamente produttivi.
E’ importante ricordare che il time tracking non è un sistema di controllo. Bisogna invece basarsi sui risultati, non sul tempo impiegato per raggiungerli.
La cosa più importante
Una delle cose che spesso accade a chi usa un sistema di real-time tracking è che ci si dimentica di far partire il contatore di tempo. Se questo accade, tenere traccia del proprio tempo, non ha più molto senso.
Una volta deciso di usare un sistema che possa tenere traccia di come spendiamo il tempo, bisogna fare uno sforzo per ricordarci di far partire il contatore.
All'inizio potrebbe essere difficile abituarsi ma il ritorno, dal punto di vista dell’organizzazione del lavoro è molto alto, quindi vale la pena impegnarsi per farlo funzionare.
Per facilitarci in questo compito, possiamo cercare un sistema che integri l’ambiente di lavoro con il time tracking.
In questo modo, possiamo sapere anche su che cosa sta lavorando ogni membro del team, poichè il lavoro è strutturato in una certa maniera e ogni compito ha il proprio contatore.
E tu, tieni traccia del tuo tempo?

