RETO: ¿cómo definir tareas del día a día de forma simple?

Esta es una metodología que creamos para nuestro equipo de trabajo 100% remoto, donde lo primero que entendimos es que es un reto para muchas personas trabajar desde casa o desde cualquier lugar fuera de la oficina, por eso quisimos que su nombre fuera definido de esta manera.

Nos ha funcionado como equipo aún cuando pocas veces nos vemos en persona y queremos compartirla, para que sea usada a discreción, pero debo resaltar que esto nos funciona a nosotros, y cada persona es un mundo.

Relevante

Siempre hay que ser partidarios de la planificación, todo proyecto, tanto personal como profesional tiene una meta u objetivo definido, por eso procura siempre listar las tareas del día encaminadas a lograr tus objetivos.

Específico

Las listas de tareas están para ayudarte a ser más productivo, no para hacerte pensar, así que intenta ser lo más claro y enfático posible al crear tus tareas del día.

Temporal

Recuerda que estás definiendo las tareas de un día de trabajo, intenta pensar que si tienes algunas que consideras épicas que pueden tardar mucho más, llévalas a la mínima expresión partiéndolas en mini-tareas que puedas medir en el tiempo, nuestra sugerencia es que no desarrolles tareas de más de dos horas a la vez.

Optimizado

Dale prioridad a las tres más importantes que puedan impactar tus objetivos sustancialmente. Siempre vas a poder agregar más durante el día cuando vayas marcando como realizadas las primeras.

Algunos ejemplos de tareas R.E.T.O:

— Dejar la bandeja de correos en 0

— Hacer seguimiento a los 5 principales clientes potenciales (llamadas, emails)

— Reunión con Alejandro para definir las piezas gráficas de la nueva campaña

Basamos esta metodología en la regla de 3 + 2.

¿Qué es la regla de 3+2?

En la mañana crees que puedes hacer a, b, c, d, e. Pero entonces algo sale mal con b y pasas mucho más tiempo del que esperabas. Posteriormente no puedes terminar c y d y sientes que no has hecho lo suficiente. Déjalo ser, en lugar de tener expectativas poco realistas, reconoce que sólo puedes hacer 3 cosas grandes, 2 cosas pequeñas y con esto tendrás un día productivo.

Así, estarás tranquilo de haber terminado tus tareas 3 + 2 en lugar de estar descontento de no haber podido terminar 7 de ellas.

Cada mañana te sientas y escribes 3 cosas principales que quieres resolver, luego durante el día otras 2 pequeñas. Los elementos principales deben tomar de 2 a 3 horas, los menores no más de 20 minutos. ¿Y los resultados?

• Logras más, porque no postergas tanto como solías hacerlo.
• Estás mucho más enfocado en lo que sea que hagas.
• Cambiar de contexto es ridículamente fácil de esta manera sin que pierdas el enfoque.
• La regla 3 + 2 previene el agotamiento mental y físico.
• Vida laboral versus equilibrio de la vida personal.

Recuerda, la lista de tareas siempre es tu amiga, pero ojo: es muy fácil convertirla en tu peor enemigo, y en una fuente constante de frustración — como cuando no llegas a marcar como “hecho” todos los elementos que has incluido en ella, por eso no la hagas interminable, sige la metodología y toma pausas entre tareas que te permitan aclarar tu mente.

Por último, no dejes terminar tu día sin escribir sobre cómo te sentiste y qué obstáculos encontraste, esto te ayudará a mantenerte saludable y poder identificar problemas que te podrían generar frustraciones futuras.

¿Algo que quisieran agregar?…