Zapier — eller hvordan jeg automatiserede mit arbejde

Lad det være sagt med det samme; jeg er stor fan af Zapier. Nogle apps har ændret eller forbedret den måde jeg arbejder på. Men ligefrem overtage dele af mit arbejde, gøre det bedre og mere stabilt end jeg selv kunne have gjort, sker (alt) for sjælent. Netop derfor kan jeg lide Zapier.

Hvad er Zapier?

Mange kender sikkert app’en IFTTT, der går over formularen; hvis A sker i én app, sker B i en anden. Det kunne være hvis jeg poster en besked på Facebook, bliver den også postet på Twitter. Zapier fungerer på præcis samme måde som IFTTT. I Zapier laver du Zaps, når du vil knytte to apps sammen.

Den store forskellige ligger i antallet af apps og tjenester som de hver især understøtter. Her en lille liste over nogle af fordelene ved Zapier over IFTTT:

• Over 350 apps tilknyttet
• Flere profesionelle apps, såsom Exchange, Gmail, Basecamp, Podio, Zendisk, MailChimp, Amazon S3 (find alle apps her)
• Avancerede indstillinger for dine Zaps (dvs. stor kontrol over input og output)

Det eneste minus over IFTTT er at du “kun” har 5 gratis Zaps til rådighed pr. account (du kan betaler dig til flere Zaps). Selvom 5 Zaps lyder af utroligt lidt, så kan du få utroligt meget ud af dem. De følgende 5 Zaps har betydet væsentlig mere for mit arbejde, end alle mine IFTTT recipies tilsammen.

Hvad Zapier har gjort for mig

Jeg vil i senere blogindlæg gå mere i dybden med Zaps, så dette bliver bare en lille aperitif.

En del af mit arbejde består i at låne video- og lydudstyr til undervisere på Aarhus Universitet. Det sker i så lille en skala, at et reelt bookingsystem ville være en dårlig forretning. Men hvordan holder jeg så styr på hvem der booker hvad og hvornår de afhenter og afleverer? Mine mulighed var altid forbundet med en stor del manuelt hestearbejde, og når der gik lang tid imellem en booking var det svært at holde en fast procedure. Så derfor lavede jeg nogle Zaps, der sørgede for at ordne tingene for mig.

Mine Zaps

Første skridt er at en underviser udfylder en formular (google form) med booking af udstyr. På baggrund af dette sker følgende:

• Der sendes en bekræftigelse af booking ud pr. mail til underviseren (cc til mig)
• En besked bliver postet i Slack i channel #udstyrsbooking
• Der bliver oprettet en kalender event
• Dagen før afhentning sendes en reminder ud pr. mail om at udstyret skal afhentes (cc til mig).
• Dagen før aflevering sendes en reminder ud pr. mail om at udstyret skal afleveres (cc til mig).

Derudover har jeg oprettet en afleveringsformular, som jeg udfylder når udstyret er afleveret. Underviserne får herefter en kvittering pr. mail om at de har afleveret og jeg får en besked på Slack i channel #aflevering.

Ved at bruge en formular sikre jeg mig de samme og korrekte oplysninger fra underviserne hver gang. Gennem Zapier sikre jeg mig at disse oplysninger kommer de rigtige steder hen på de rigtige tidspunkter hver gang.

Jeg gør intet udover at sikre mig at udstyret er hjemme, aflevere til underviser og at modtage det igen. Det sparret mig måske for 5–10 min. pr. booking at gøre det på denne måde. Det lyder måske ikke af meget, men det kan hurtigt løbe op. Samtidig har det frigivet energi hos mig til at lave andet. Med andre ord spare jeg en masse tid og bekymringer, og kan til syvende og sidste levere et bedre stykke arbejde.

Zapier er gratis op til 5 Zaps. Der er intet der afholder dig fra at oprette flere brugere hos Zapier. Man kan efterhånden oprette en del Gmails;)

Apps brugt i Zaps:

• Google Form
• Gmail
• Google Calendar
• Slack

Originally published at melmosen.postach.io on January 13, 2015.