5 pasos para realizar un reporte de incidencias
Un reporte de incidencia es un formato en el que se dan los detalles de un acontecimiento que irrumpe el desempeño normal de una empresa. En cualquier tipo de empleo es normal que se presenten este tipo de situaciones que deben ser reportadas de la manera más clara y detallada posible. Esto puede incluir faltas, retardos, incapacidades y omisiones en entrada y salida. Si no sabes cómo hacer un reporte de incidentes, te damos estos cinco consejos para que quede lo mejor posible y te permita mantener un mejor control de los empleados.
- Obtén el formulario correspondiente
Muchas empresas e instituciones ya tienen un formato establecido de cómo se realiza un reporte de incidentes. Es importante que preguntes dónde se puede descargar para que comiences a llenarlo de la forma más clara y sencilla posible. Empieza el reporte lo más rápido que se pueda, ya que si dejas pasar muchos días podrías olvidar información importante, es decir trata de que no pasen más de 24 horas para realizarlo.
Los datos básicos más importantes a incluir son: la hora, la fecha, el tipo de incidencia que se presentó y cuál fue el motivo. El reporte se le entregará y deberá ser firmado por el responsable de recursos humanos o por el jefe directo de la persona que lo entrega.
2) Mantén un control claro del personal para medir absentismo
Para poder calcular las incidencias de la empresa, es importante que se tenga un control del personal. Para esto se debe saber la presencia, puntualidad y desempeño de los trabajadores de una empresa. Si se lleva un control de entradas y salidas el personal tendrá mayor disciplina de cumplir su horario de trabajo, hay varias maneras de medir esto, por ejemplo: un reloj checador o sistema de reconocimiento, cámaras de seguridad o incluso listas de asistencia.
3) Establece cuál es el tipo de incidente
El incidente puede ser previsto o imprevisto, por ejemplo, las vacaciones de un trabajador ya deben estar consideradas, así como bajas médicas o bajas por maternidad. Sin embargo, hay incidentes que no pueden preverse como accidentes laborales, enfermedades o incluso faltas de un trabajador que no tengan justificación. En el caso de accidentes, bajas por maternidad o enfermedad y permisos y licencias específicas, el trabajador podrá contar con su remuneración económica normal. En dado caso la ausencia se de por sanciones o conflictos laborales o incluso por cuestiones personales, no se le dará retribución.
4) Haz un reporte general de incidencias
Para medir las incidencias a nivel general se debe hacer un listado de todos los trabajadores que han presentado ausencias, retrasos o salidas imprevistas. Se hace un resumen que considere el nombre del trabajador, el tipo de incidencia y los datos importantes de cuál fue el problema.
Estos datos tendrán que guardarse en el expediente laboral de cada trabajador.
5) Realiza estadísticas e índices
Es importante que después de que se tengan los reportes generales estos tengan datos estadísticos de cómo afectaron las incidencias en la empresa, por ejemplo, las horas perdidas que se tuvieron por accidentes de trabajo, licencias de maternidad, licencias de enfermedad, retrasos, etc. Esto permite calcular los índices de absentismo en la empresa y también ver cuál fue el principal problema para encontrar una solución que permita reducir este tipo de contratiempos.
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