Tips para Tener Juntas Productivas
La comunicación dentro de un equipo de trabajo es clave para lograr una distribución eficiente del trabajo, identificar y solucionar aquellos problemas que impiden el progreso de algún miembro del equipo, y coordinar esfuerzos para lograr metas colectivas. Sin embargo, las juntas suelen ser, por lo general, un tiempo muy poco productivo y el sitio adecuado para soñar despierto, tomar una siesta, contestar correos, arreglar asuntos personales, etc.
En Worky, como empresa desarrolladora de un software que automatiza la gestión de recursos humanos, sabemos perfectamente que el tiempo es el recurso más valioso de cualquier empresa. Por eso, hemos diseñado un método para que tus juntas sean productivas y efectivas:
1. Establece un objetivo
Identificar la necesidad de organizar una reunión es clave. Tener un objetivo en mente al iniciar una reunión asegurará que sea ésta meta sea alcanzada y también que ningún punto importante se quede en el olvido.
2. Crea una agenda
Después, con base en esta necesidad concreta podrás desarrollar una agenda de puntos que deben ser discutidos en la junta.
3. Establece las reglas de discusión
Define los lineamientos que deberán ser seguidos para tener discusiones productivas y eficaces. Es importante que tengas en cuenta: la duración máxima de cada junta y de participación de cada persona, el máximo de asistentes por junta, el formato de discusión (presentación, discusión, etc.).
4. Crea roles para la junta
Designa roles a diferentes personas dentro de tu junta para que ellos se aseguren de que la junta cumpla con estándares de calidad y eficiencia. Considera crear los siguientes roles:
· Un moderador: si el formato de tu junta lo permite, tener un moderador te ayudará a asegurarte de que todas las voces sean escuchadas. De igual manera, para poder crear un ambiente colaborativo, es importante que evites que el director de esa área de la empresa sea el moderador de la junta. Esto abrirá la puerta a escuchar opiniones e ideas valiosas de personas que no están tan enfrascadas en un asunto de trabajo y tienen una visión fresca del tema.
· Un note-taker: una vez que se haya acordado un plan de trabajo en la junta, es importante que alguien tome nota de los siguientes pasos a seguir para evitar que lo discutido solo quede en palabras.
5. Establece una lista de asistentes
Pregúntate quiénes son aquellas personas que necesitan estar allí. Esto hará que solo aquellas personas con mayor capacidad de contribución al diálogo puedan participe en la junta mientras que los demás avanzan con sus responsabilidades laborales.
6. Usa PowerPoint cuidadosamente
Evita usar una presentación solamente para leer los puntos que están en ella. Aprovecha este recurso de una mejor manera usándolo como una ayuda visual y una guía de los puntos a tocar en la junta.
6. Evita las computadoras
Reduce el uso de tu computadora al mínimo posible. En una junta se deben conectar ideas y tocar muchos puntos importantes, y ésto requiere un gran nivel de concentración. Por ello, evita, dentro de lo posible, agregar distracciones como un correo entrante o una notificación de Facebook.
