Getting Things Done ทำงานให้เสร็จ

เทคนิคการบริหารเวลาจากหนังสือGetting Things Done ของเดวิด อัลเลน (David Allen) 2002 (พ.ศ. 2545) 

ช่วงนี้กำลังสนใจวิธี GTD หรือ Getting Thing Done เป็นพิเศษ

เทคนิคการบริหารเวลาที่เรียกว่า GTD นี้มีมานานแล้ว เดวิด อัลเลน (David Allen) เขียนหนังสือชื่อ Getting Things Done ไว้ตั้งแต่ปี 2002 (หรือ พ.ศ. 2545)

ที่สนใจเรื่องนี้เพราะช่วงสอง — สามปีที่ผ่านมาทำงานร่วมกับคน 20 คน และเพิ่มเป็น 25 คนในปีนี้ ทำให้ลองหาหนทางวิธีคุมเวลาการทำงานจึงได้พบกับวิธี GTD ของเดวิด อัลเลน แต่น่าเสียดายที่หาหนังสือของเดวิด อัลเลนมาอ่านไม่ได้ ลองหาที่เอเชียบุ๊คสาขาแฟชันไอส์แลนด์และเซ็นทรัลลาดพร้าวแล้ว ก็เลยได้แต่เสาะหาข้อมูลทางอินเตอร์เน็ทไปเรื่อย ๆ

ตามที่เข้าใจ GTD คือการบริหารเวลา โดยจัดลำดับการทำงานดังนี้

1. รวบรวม
2. กระบวนการ
3. บริหาร
4. ตรวจทาน
5. ทำ

รวบรวม

ขั้นตอนแรกที่ต้องทำคือ รวบรวมงานทุกอย่างที่ต้องทำ รวมเอาไว้ในกล่องขาเข้า หรือ Inbox หลักสำคัญคือให้กล่องนี้มีจำนวนน้อยที่สุด เช่นถ้าจดลงสมุดโน้ตก็จดลงเล่มเดียว อย่าจดหลายที่ หรือถ้าใช้คอมพิวเตอร์ ก็ควรมีแค่ไฟล์เดียว หรือใช้บริการ Cloud แบบ Evernote

กระบวนการ

มาพิจารณาว่างานแต่ละอย่างมีรายละเอียดอะไรบ้าง

ทีนี้เมื่อเราจดบันทึกงานหมดแล้ว เราก็คว้าเอาคาถา 4D ที่ผมเล่าไปแล้ว มาใช้ครับ โดยเลือกงานมาพิจารณาทีละชิ้น

• ถ้าเป็นงานไม่สำคัญ ไม่ต้องทำก็ได้ — ลบทิ้ง
• ถ้าเป็นงานไม่ยาก ทำเสร็จในไม่กี่นาที — ทำเลย
• ถ้าเป็นงานที่ต้องรอทำต่อจากคนอื่น — รอ
• ถ้าเป็นงานที่มีหลายขั้นตอน — งานต่อไป

บริหาร

หลังจากพิจารณาขั้นตอนการทำงานไปแล้ว ก็มาแยกว่า

• โครงการ — งานที่ต้องทำหลายขั้นตอน
• ตารางงาน — งานที่ต้องทำในวันเวลาที่กำหนด
• งานต่อไป — งานที่ต้องทำ
• รอ — รองานจากคนอื่นหรือกระบวนการอื่น

ตรวจสอบ

ทำอะไรไปแล้วบ้าง ต้องตรวจสอบ

• ตรวจสอบงานทุกวัน โดยเฉพาะพวกงานที่ระบุวัน (ตารางงาน) กับ งานต่อไปที่ต้องทำทันที
• ตรวจสอบงานรายสัปดาห์
• ตรวจสอบเป้าหมาย

ลงมือทำ

ทำตามที่วางแผนไว้

ทำงานด่วนที่แทรกเข้ามา

หมายความว่าต้องปรับปรุงงานที่ต้องทำ (ตามกระบวนการเป็นระยะ)

เท่าที่อ่านดูถึงตอนนี้เหมือนมันไม่ยาก ถ้าไม่นับบังคับใจให้ตัวเองทำตามเป้า…ซึ่งเรื่องนี้ยากที่สุด แต่จะลองลงมือทำแบบนี้ดู แล้วจะเขียนถึงความคืบหน้าเป็นระยะ