【PPT放題】不會做簡報圖表？SMART圖表學起來你也能成為圖解大師！

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今天五斗米要來跟大家分享PPT內建的實用圖表建立功能，以及這些圖表適合用於什麼樣的情況下使用。

首先，從「插入」裡面可以看到「SmartArt圖形」，點下去後可以看到office系統貼心幫大家分類好的圖形類型

裡面包含有：

清單
流程圖
循環圖
階層圖
關聯圖
矩陣圖
金字塔圖

那我們就先跟大家簡單說明各種圖形適合使用的時機吧！

清單

當有許多項目需要列出，但其中沒有明顯的關聯性或者沒有先後順序時，就相當適合使用這種圖形。

例如：公司這次推出的產品種類有A、B、C、D；公司的各部門介紹；各部門同事介紹…等。

從左側「文字窗格」區域內輸入文字，就會自動顯示在SmartArt圖形中。

「升階」的功能代表將文字內容變成表頭，當選取特定文字後，點選「升階」，會看到文字被放到上面較深色的區塊。

「降階」的功能會將表頭的文字放到內容的部分。點選文字後，若按「降階」，就會看到所點選的文字及原先在其下方的文字，全部都被轉換成內容。

「從右至左」可以幫你直接調換產品的順序。

流程圖

顧名思義，這個圖形在要表現事件的先後順序、執行的流程時才會使用。

例如：公司歷史介紹；專案的執行作業順序；製程步驟…等。

跟小米粒介紹幾種較常使用的流程圖

1. 基本流程圖

用來強調每件事情間的先後順序，也是最清楚明瞭的一種流程圖。

2. 流程箭號

強調每個狀態間要做的動作，如果需要強調每段過程間經歷的步驟或需要做些哪些事時，建議可以使用這樣的圖形。

3. V型箭號清單

每個事件都有必辦事項時，以這個圖形更能清楚表達有那些大事件，及每件事件中分別有哪些要處理的任務。

循環圖

如果流程是循環性的，就可以使用這種圖形，會比使用長條狀的流程圖更顯眼。

例如：財務預算審核流程、KPI追蹤流程…等。

階層圖

用來展現「組織結構」的最佳圖表。

例如：公司內部組織結構或各部門內人員組織結構。

文字窗格裡，每一個「階層」就會對應到圖中的一個階層。

每個部門的分支，可以從「SmartArt設計」裡面的「版面配置」選取想要的格式。記得在選擇格式前，要先點選「文字窗格」裡面分支的頭(以下圖為例就是「行銷」)，接著再看自己想要哪種樣式。下圖中，行政使用的是「一般」、財務使用的是「首行由左開始」、銷售使用的是「首行由右開始」、行銷使用的是「兩側」。

如果想要增加助理，可以從「SmartArt設計」裡面的「新增圖案」中點選「新增助理」。

接著就會在你選擇的部門主管的下方出現一個格子。助理的顯示方式在「文字窗格」中會和其他不同，其他職務前方顯示的是圓點，而助理職務前方則是折線加圓點。

關聯圖

關聯圖中有許多不同的圖形，可以用來強調「對立狀況」、「平衡狀態」、「交集聯集」、「核心目標」、「架構」等等各種不同的狀態。

五斗米今天想跟大家介紹其中比較方便使用的3種：

1. 循環矩陣圖

當有幾個不同面向，同時構成一個完整概念時，非常適合使用此圖表。例如常說的4P,4C。

2. 基本文氏圖表

強調多個概念的集合，就非常適合使用這個圖形。例如：新產品具有哪些優勢。

3. 星型清單

針對衍伸出來的案例做說明，例如：新的行銷企劃提供三種不同的方案及做法。

矩陣圖

矩陣圖最佳時機是用在市場分析的時候，例如我們常聽到的SWOT，或是要分析和競爭品牌的市場定位差異及顧客定位分析。

金字塔圖

金字塔圖可以用來表現高低階層、通路大小等訊息，通常用金字塔的表現模式，越頂端會給人越高階的感覺。使用上可以拿來說明銷貨通路、客層分析…等。

以上就是幫小米粒們整理的SmartArt好用圖形，希望能讓小米粒們在製作簡報時可以有更多的選擇，不再只有滿滿的文字囉！

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