Weihnachten in der virtuellen Welt

Tipps und Tricks wie die virtuelle Weihnachtsfeier zum Erfolg wird

Die Weihnachtszeit ist eine besinnliche Zeit. Eine Zeit der Verbindung. Eine Zeit für den guten Ausklang. Auch im Unternehmen. Das stellt Entscheider in 2020 vor eine besondere Herausforderung. Zu diesem Jahresende müssen teils Unternehmen gerettet, Verträge gesichert und Mitarbeiter neu motiviert werden, während strenge Abstands- und Verhaltensregeln gelten. Und jetzt soll ein virtuelles Jahresend-Event, das im Alltag oft geprägt ist von technischen Herausforderungen, Missverständnissen und Stress auch noch Spaß machen? Die Antwort ist: Ja!

Wir haben einen Leitfaden inklusive Tipps und Tricks entwickelt, der zur Planung und Durchführung einer virtuellen Weihnachtsfeier verwendet werden kann:

Phase 1: Grundlagen

Was sind die wichtigsten Elemente einer Weihnachtsfeier? Und wie kann man diese auch virtuell sicherstellen?

Sind wir mal ehrlich — Weihnachtsfeiern sind die Events, bei denen die Sorgen des vergangenen Geschäftsjahres normalerweise für einen Abend vergessen werden. Gespräche, Programm und die ein oder andere Tasse Glühwein lockern den Abend auf. Wie lässt sich diese Ausgelassenheit auch virtuell erreichen?

1. Integration: Mit dem geplanten Programm sollte jeder integriert werden— egal welche Position, welches Alter, welche Befindlichkeiten. Gemeinsame Aktivitäten gehen virtuell besser als man denkt, solange man auch die Details im Auge behält. Virtuelles Wein Tasting ist z.B. nur eine tolle Idee wenn auch alle Mitarbeiter Alkohol trinken.
2. Interaktivität: Die Teilnehmer müssen etwas zu tun haben. Klingt komisch, ist aber total essentiell, damit der Abend für alle ein Erfolg wird. Um das Eis zu brechen, ist oft ein kleiner Anschubser notwendig. Und bei der Erstellung einer kleinen Agenda sollte der Fokus auf Aktivitäten liegen.
3. Wenig Aufwand für die Gäste: Die Teilnehmer einer virtuellen Weihnachtsfeier sollten so wenig wie möglich, oder im besten Fall gar keinen Aufwand haben, um an dem Event teilnehmen zu können. Sie sollen den virtuellen Raum betreten und eine schöne Feier erleben.
4. Thematischer Aufhänger: Wie auch bei einer klassischen Weihnachtsfeier hilft ein roter Faden für gelungenes Event. Welches Motto könnte durch den Nachmittag und Abend führen? Dieses kann man auf unterschiedliche Weise aufgreifen (siehe Phase 3), um das virtuelle Event zum Leben zu erwecken.

Kurz gesagt: Ein virtuelles Event muss noch besser durchstrukturiert und geplant sein, als ein Event vor Ort! Mehr Programmpunkte, die zum reden, lachen und machen animieren sind notwendig. Gleichzeitig soll das Ganze für die Teilnehmer einfach sein. Ein thematischer Aufhänger gibt dem Ganzen einen festiven Rahmen.

In den nächsten Phasen erkläre ich, wie man das Event Schritt für Schritt organisiert und was am Tag des Events sowie danach eigentlich noch zu berücksichtigen ist.

Phase 2: Rahmen-Organisation

Welche Bedingungen müssen berücksichtigt werden? Wann und wie lange findet ein solches virtuelles Event eigentlich statt? Und wie werden Mitarbeiter eigentlich motiviert in ihrer Freizeit an einem weiteren virtuellen Meeting teilzunehmen?

Das Event Team
Zu allererst sollte für die Vorbereitung des Events ein kleines Team zusammengestellt werden. Genügend Mitarbeiter sorgen einerseits für eine bessere Aufgaben- und Verantwortungsverteilung und somit eine geordnete Struktur. Andererseits kann ein diverses Team von Helfern mehr Ideen generieren, welche Aktionspunkte für die Weihnachtsfeier passend sind. Sowohl inhaltlich, als auch organisatorisch bringt das passende Team dementsprechend Vorteile. Auch am Tag des Events ist es hilfreich, wenn Verantwortliche für verschiedene Bereiche zugeteilt werden — zum Beispiel jemand für die technische Organisation, jemand für die musikalische Untermalung (hier muss niemand singen, eine zusammengestellte Playlist tut es auch) und nicht zu vergessen: jemand, der das Event moderiert. Vielleicht nehmen Sie als Hauptorganisator diese Rolle sogar selbst ein.

TIPP #1: Sorgen Sie für ein kleines Organisationsteam und dafür, dass die Verantwortlichkeiten passend aufgeteilt sind.

Der zeitliche Rahmen
Im virtuellen Raum halten Teilnehmer sich nicht mit einer Runde Glühwein nach der nächsten gegenseitig wach und tanzen gemeinsam bis in die Morgenstunden. Das Event kann daher durchaus schon früher starten als normalerweise. Außerdem sollte eine feste Dauer, mit fixem Start- und Endpunkt festgelegt werden, die Pufferzeiten beinhaltet — technische Herausforderungen können hier und da zu Zeitverzögerungen führen. Da das Event so oder so durchstrukturiert sein wird, hilft ein ordentlicher Zeitplan sowohl dem Organisationsteam, als auch den Teilnehmern, um sich auf das Event einzustellen.

TIPP #2: Legen Sie einen zeitlichen Rahmen für das Event und die einzelnen Programmpunkte fest, mit Berücksichtigung von Pufferzeiten.

Die Einladung
So früh wie möglich sollte deutlich werden, dass es sich bei der virtuellen Weihnachtsfeier nicht um ein weiteres stinknormales virtuelles Meeting handelt, sondern dass etwas Besonderes geplant ist. Die “richtige” Einladung ist in diesem Fall also keine langweilige, schnöde Kalender-Einladung, sondern etwas Ausgefallenes — vielleicht ein kurzes Einladungs-Video oder sogar eine analoge Karte, die postalisch an die Mitarbeiter verschickt wird.
Vorausschauend auf den Tag der Weihnachtsfeier ist es sinnvoll, schon auf der Einladung eine “Nummer-gegen-Kummer” aufzuführen, die Teilnehmer wählen können, falls es technische Probleme gibt. Diese führt sie zum Technik-Experten im Organisationsteam. Außerdem sollte um eine Zu- oder Absage vor der Feier gebeten werden, um Programmpunkte und mögliche Spiele ausgerichtet auf die Personenanzahl planen zu können.

TIPP #3: Seien Sie kreativ und lassen Sie sich bei der Einladung etwas Besonderes einfallen, um Ihre Mitarbeiter für ein “etwas anderes virtuelles Meeting” zu motivieren.

Die Technik
Im virtuellen Raum ist man auf funktionierende Technik angewiesen und sollte daher auf unterschiedliche Störfaktoren vorbereitet sein. Um die Mitarbeiter vor keine unnötigen Herausforderungen zu stellen, bietet es sich an, ein bereits bekanntes Konferenz-Tool zu verwenden. Die Teilnehmer wissen schon, wie sie sich in diesem “Raum” bewegen können. Falls neue Tools für gewisse Aktionspunkte notwendig sind, sollten die Teilnehmer darauf vorbereitet werden — oft genügt hier schon ein kurzes, bereits bestehendes Anleitungsvideo. Hier noch zwei Fragen für den technischen Check, bevor das Event beginnt: Funktionieren notwendige Links und Passwörter sowohl im Firmennetzwerk, als auch in privaten Netzwerken? Funktioniert die Tonübertragung sowohl von Teilnehmern als auch möglicherweise eine über den PC abgespielte Weihnachtsplaylist?

TIPP #4: Checken Sie die Technik lieber einmal zu viel als zu wenig und bereiten Sie ihre Mitarbeiter auf neue Tools vor.

Phase 3: Inhaltliche Gestaltung

Soll das Event ausschließlich aus festlichen Programmpunkten bestehen? Oder sollen zusätzlich Aspekte, wie die Frage nach den unternehmerischen Werten und Zielen im nächsten Jahr oder Teamfragen Teil des Events werden?

Festliche Programmpunkte
Es gibt unzählige Möglichkeiten ein abwechslungsreiches Weihnachtsevent zu gestalten. Sinnvoll ist es, verschiedene Aktionspunkte miteinander zu verbinden. Etwas Haptisches mit verschiedenen Spielen und einer Challenge zu verknüpfen hilft zum Beispiel, um die Teilnehmer bei Laune zu halten.
Wie wäre es zum Beispiel, zusätzlich zu analogen Einladungskarten, Weihnachtspakete an die Teilnehmer zu verschicken? Diese können weihnachtliche oder Motto-spezifische Accessoires, wie ein Lebkuchenhaus-Bastel-Set (hier kann sogar die Familie der Mitarbeiter mitbauen) oder Bestandteile potentieller Spiele beinhalten.

Parallel kann eine Challenge für die Feier ausgerufen werden, die im virtuellen Raum erfüllt werden soll, z.B. “das beste Weihnachtsaccessoire” oder ein “weihnachtlicher Hintergrund” (virtuell oder analog) bringen den ein oder anderen Lacher auf die Bildschirme. Über den Gewinner der Challenge kann im Laufe des Events, analog oder virtuell, abgestimmt werden.

TIPP #5: Verknüpfen Sie verschiedene Arten von Programmpunkten miteinander und nehmen Sie sich Zeit, die zu ihrem Team passenden Tools dafür auszuwählen.

Inhaltliche Programmpunkte
Natürlich lässt sich dieses virtuelle Zusammenkommen auch in einen spaßigen Event-Teil und einen eher inhaltlichen (natürlich auch spaßigen) Teil gliedern. Jahresendveranstaltungen dienen häufig dem Rückblick auf das vergangene Geschäftsjahr — Erwartungen und Ergebnisse werden miteinander abgeglichen und es werden Ziele für das nächste Jahr aufgestellt.

Inhaltliche Programmpunkte sollten in sich nicht zu ausführlich und gut eingebettet sein. Sonst wirkt das Ganze doch schnell wieder wie Arbeit.
Ein Auftakt der Veranstaltung mit einer kurzen Ansprache und Motivation zum Jahresende ist nicht unüblich, sollte aber im virtuellen Raum auf 30 Minuten reduziert sein. Weitere Punkte wie Werte- und Rollenthemen sollten dann interaktiv sein. Beispiele hierzu, die wir bisher interessant finden, sind z.B. virtuelles Lego Serious Play für eine spielerische Teamaufstellung oder die interaktive Gestaltung eines gemeinsamen Manifests in Form eines kleines Films.

TIPP #6: Wenn Sie zum Jahresende inhaltlich werden wollen, bleiben Sie größtenteils interaktiv und nutzen Sie spielerische Methoden.

Zur inhaltlichen Unterstützung virtueller Events haben wir im Übrigen bereits viele Methoden entwickelt und bieten passend kuratierte Veranstaltungen an, um das Jahr erfolgreich abzuschließen. Mehr dazu auf unserer Webseite.

Phase 4: Tag des Events

Was muss am großen Tag des Events noch berücksichtigt werden? Wie schafft man es, dass die Teilnehmer gut ankommen und sich wohlfühlen?

Egal wie gut die Organisation geplant ist, manchen Problemen kann man nicht vorbeugen. Gerade zu Beginn des Events ist es normal, Anrufe oder Nachrichten von Mitarbeitern zu bekommen, die technische Probleme haben. Das Organisationsteam beinhaltet zum Glück den Ansprechpartner hierfür, sodass kleine Probleme schnell gelöst werden können. Wenn alle Teilnehmer im Raum angekommen sind, herrscht oft noch ein wenig Unsicherheit — eine kurze Vorstellung der Rollen im Team (gerade, wenn das Team groß oder neu ist), ein Überblick der Agenda und ein Teaser auf die Challenge geben allen Teilnehmern Zeit im virtuellen Raum anzukommen. Anschließend kann eine kurze physische Übung die Stimmung auflockern, bevor die geplanten Programmpunkte beginnen.

Und denken Sie daran sich am Ende des Events nochmal bei allen Teilnehmern zu bedanken — dafür, dass sie sich auf diese etwas andere Weihnachtsfeier eingelassen haben und natürlich auch dafür, dass sie im aktuellen Jahr so tapfer die vielen Herausforderungen gemeistert haben.

TIPP #7: Bereiten Sie sich auf kleine technische “Hickser” vor und helfen Sie den Teilnehmern Ihres Events gut rein und raus zu kommen.

Phase 5: Rückblick

Wie lief das Event? Hat sich der Aufwand gelohnt und haben sich die Mitarbeiter auch im virtuellen Raum der Weihnachtsfeier wohlgefühlt?

Nach dem Event sollte das Organisationsteam dieses noch einmal Revue passieren lassen. Das Sammeln von Aspekten, was richtig gut lief und was fürs nächste virtuelle Event vielleicht noch neu berücksichtigt werden muss, erspart zukünftige Probleme. Auch ein Feedback der Mitarbeiter in Form einer kleinen Umfrage, zum Beispiel über Echometer sollte in die Bewertung des Events einfließen.

TIPP #8: Planen Sie unmittelbar nach dem Event einen Rückblick mit dem Organisationsteam und holen Sie Feedback der Teilnehmer ein. Das hilft Ihnen und zeigt Ihren Mitarbeitern, dass ihre Meinung wichtig ist.

Wenn auch leider ohne entspannte Gespräche auf dem Weihnachtsmarkt, ohne gemeinsamen Glühwein und ohne ein Einander-in-die-Arme-fallen:
Das Jahr 2020 hat uns alle vor viele Herausforderungen gestellt, sodass eine ordentliche Weihnachtsfeier fällig ist. Sie sind jezt gewappnet eine virtuelle Weihnachtsfeier zu planen! Werden Sie virtuell festiv und interaktiv, stärken Sie das WIR-Gefühl in der Zeit des Social-Distancing und stimmen Sie ihre Mitarbeiter positiv auf das nächste Jahr ein. Viel Spaß und einen erfolgreichen Abend!

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