Design Critique como ferramenta de influência

Como ganhar o famoso “espaço na mesa” de decisões importantes e assim, construir soluções com participantes que antes, estavam distantes.

Trabalho como designer na XP Inc. há mais de 5 anos, e desde que entrei, aprendi que relacionamentos ajudam a alcançar o nosso “sonho grande”. Transformações a nível de jornadas, mudanças de direcional estratégico e reestruturações fazem parte do nosso cotidiano e sem saber trabalhar junto, fica difícil alcançar o que queremos.

E como “trabalhar junto” em uma companhia com mais de 6.000 pessoas com sentimentos de dono, onde cada um tem um próprio histórico profissional? Neste texto, pretendo mostrar como utilizei uma ferramenta de Design para me aproximar de círculos de pessoas ainda não envolvidas, influenciar decisões de diferentes níveis e garantir que muitos participassem da construção da experiência do projeto que fui designado.

Apesar de técnicos, nós designers, temos a capacidade de enxergar diferentes pontos de vistas em diferentes situações e cenários, mas muitas vezes receber a devida atenção diante de riscos e oportunidades de alguma jornada específica pode ser muito desafiador, afinal, os times tem suas metas e prioridades, suas próprias agendas e pontos de vista.

Aprendi nesses últimos anos que trazer à mesa algum ponto de vista sobre algum aspecto da jornada, apontar algum risco ou receber feedbacks de alguma experiência, exigia de mim o olhar para três pilares: PESSOAS, MÉTODOS, CADÊNCIAS.

PESSOAS

Identificação do público: antes de iniciar qualquer projeto, mapeio meus Stakeholders em níveis (quem preciso ter mais próximo, quase como amigo? quem preciso apenas informar? quem preciso envolver?). A matriz RACI me ajuda nisso. Veja bem, isso não é falsidade — na verdade, é um tópico que temos que conduzir com muito cuidado para não perder o controle das situações que eram para ser positivas e que podem se tornar negativas.

Um café ou almoço com cada um deles ajuda você a ter sua primeira impressão e perceber quais são os valores dessa pessoa, qual o momento dela, quais são os desafios dela na companhia — isso tudo será sua força de trabalho a médio-longo prazo.

Ganhar o público é tão importante como realizar uma entrega, sem ele você não irá conseguir ir muito longe.

Identificação do tom: mesmo em empresas que fomentam a cultura do feedback, geralmente as pessoas não estão acostumadas com feedbacks negativos se eles não vierem acompanhados de confiança na relação e o tom correto.

Tente ir em uma área mais distante da sua empresa e fale para eles o que você pensa, sem antes fomentar uma relação. Veja o que acontece. Aqui eu identifico quão próximo eu estou de cada Stakeholder para um dia ter a liberdade de dar um feedback “negativo”.

Definição de cadências: agora é hora do plano de ação. Para cada Stakeholder eu defino como eu atuarei para que este meu relacionamento melhore: estarei presencialmente durante a semana? Terei recorrências semanais para batermos papo? Farei uma reunião quinzenal para ele criticar o que tenho feito? E é aqui que entra o nosso famoso Design Critique (encontro de designers para discussão e análise de um tema específico de uma experiência/produto) que tem se tornado uma ótima ferramenta para aproximar pessoas que antes estavam distantes.

Mais do que definir o tipo de contato, é garantir que você conseguirá dar conta de manter isso ao longo dos próximos meses.

A constância e a prática fazem com que essa cultura de “crítica“ seja introduzida de maneira muito natural.

Dica: Comece pequeno, com o seu pequeno projeto, mapeando os seus Stakeholders e definindo as suas cadências de interações. Com os aprendizados das sessões, isso vai se tornando escalável.

MÉTODOS

Boas práticas do Design Critique: Aqui na XP Inc. prezamos por muita qualidade na aplicação de métodos científicos, mas sabemos que eles nos servem para que aprendamos com a sua essência ao aplicarmos no dia a dia. Sendo assim, uma das ferramentas que mais utilizo para alcançar os dois outros pilares (PESSOAS E CADÊNCIAS) é o Design Critique e aqui estão as boas práticas que extraí e aplico no meu dia-a-dia.

• Ambiente: a criação de espaços específicos para fazer a crítica é o primeiro passo — para isso eu defino a agenda com uma pauta clara do que acontecerá durante a sessão.
• Diversidade: a contribuição de vários pontos de vistas ajuda a evoluir a qualidade do trabalho. Sem isso, caímos na parábola dos cegos e o elefante, que nos ensina a importância de considerar os diferentes olhares para obtenção de uma imagem apurada da realidade. Faço isso separando agendas com designers de diferentes setores, pessoas de negócios de diferentes áreas e integrantes do time técnico com diferentes responsabilidades.

• Organização dos silos: antes de partir para o tipo de sessão Critique com diferentes chapéus, geralmente eu organizo as pautas por OBJETIVO a ser extraído de cada Stakeholders. Ex: Critique com negócios — objetivo é repassar/corrigir/receber feedbacks de todos os cenários e regras. Critique com designers — o objetivo é repassar/corrigir/receber feedbacks e explorações de uma tela específica ou micro interação que pode ser melhor.

Isso me ajudou a ir mais direcionado em uma sessão final com Stakeholders de diferentes áreas. Veja o esquema abaixo:

• Documentação: gravo e anoto todas as sessões para não perder nada. Além disso, peço exercícios de exploração/desenho para solucionarem os objetivos dados em pauta, com tempo contado. Funciona muito bem! Extraio os padrões, mas considero todas as visões.

CADÊNCIAS

Já vimos anteriormente a importância de definir uma agenda de relacionamento com cada tipo de Stakeholder. Aqui quero trazer luz à cadência das sessões de Design Critique:

• Agenda operacional: mantenho uma cadência com os times de design, negócios e tecnologia (não apenas da minha jornada) a cada 15 dias para repassarmos por assuntos que precisam ser definidos, explorados ou corrigidos. Utilizo as boas práticas do critique que apontei acima e também trago os resultados do que foi realizado na última sessão — o que foi pra frente, o que explorei mais e até o que saiu das sessões com outros times.
• Agenda estratégica: tenho uma mensal com líderes responsáveis pelos times participantes (não apenas da minha jornada) a cada mês para dar visibilidade das explorações, caminhos exercitados em tela e das escolhas finais. Aqui, por incrível que pareça, também uso as boas práticas do critique apontadas acima e todos participam, com tempo determinado para fala.

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Finalizando, este tem sido o meu grande achado dos últimos anos para poder navegar com diferentes Stakeholders e me manter atento a vozes que estão paralelas à jornada do qual sou responsável. Estou aberto a saber como você, pessoa leitora, também tem utilizado o Design Critique no seu dia a dia, e como tem feito para garantir a amplitude e influência da sua atuação na sua companhia.