RICE: Priorizando iniciativas + Planilha Excel

Para ter um roadmap sólido, inevitavelmente você precisa investir um bom tempo em processos de discoveries, em debater novas ideias, encontrar oportunidades de melhoria e coletar milhões de feedbacks. Mas e como fica a priorização dessas iniciativas?

Como disse Jeff Patton, autor do livro User Story Mapping: “Sempre há mais iniciativas a se construir do que tempo ou recursos para tal — sempre”

Com o objetivo de maximizar ao máximo a produção de valor em uma empresa, uma das principais atividades do Product Manager é priorizar!

E por que priorizar um roadmap de produto é tão difícil? Deixe-me dar algumas opiniões:

• É muito mais gratificante investir em ideias com base em necessidades pessoais, porém sem se preocupar com o alcance que a iniciativa proporciona
• É tentador se concentrar em ideias inteligentes, ao invés de iniciativas rápidas que afetam diretamente os objetivos da empresa.
• É muito mais sexy mergulhar em novas ideias, ao invés de iniciativas que você já confia.
• É muito mais fácil minimizar o esforço adicional que uma iniciativa exigirá em relação a outra.

Mesmo se você passar intacto por este campo minado mental, ainda terá a difícil tarefa de combinar e comparar esses fatores de forma consistente em todas as iniciativas existentes.

Felizmente, você não precisa fazer isso de cabeça.

Pontuação RICE: uma ferramenta simples para priorização

É aqui que entra um sistema de pontuação. Uma boa estrutura de priorização pode ajudá-lo a considerar cada fator sobre uma ideia de projeto com disciplina perspicaz e combinar esses fatores de maneira rigorosa e consistente.

Usar um sistema de pontuação para priorização na gestão de produtos certamente não é novo. Sistemas projetados para equilibrar custos e benefícios são abundantes. Mas você pode ter dificuldade em encontrar um que lhe permita comparar de forma útil diferentes ideias de maneira consistente.

RICE: Quatro fatores para avaliar a prioridade

Reach: Alcance

Para evitar viés em relação as features que você mesmo usaria, estime quantas pessoas cada iniciativa utilizará em um determinado período.

O alcance é medido em número de pessoas / eventos por período de tempo. Isso pode ser “clientes por trimestre” ou “transações por mês”. Tanto quanto possível, use métricas reais em vez de tirar números do chapéu.

Exemplo:

• Iniciativa 1: 500 clientes alcançam esse ponto no funil de inscrição a cada mês e 30% escolhem essa opção. O alcance é 500 × 30% × 3 = 450 clientes por trimestre.
• Iniciativa 2: todos os clientes que usam esse recurso a cada trimestre verão essa mudança. O alcance é de 2.000 clientes por trimestre.
• Iniciativa 3: essa mudança terá um efeito único em 800 clientes existentes, sem efeito contínuo. O alcance é de 800 clientes por trimestre.

Impact: Impacto

Para se concentrar em projetos que impulsionam sua meta, estime o impacto em um usuário individual. Para meu caso é “Qual o aumento de taxa de conversão para o assessor quando lançarmos a nova tela de subscrição no HUB?”. Sua equipe pode substituir isso por outro objetivo, como “aumentar a adoção” ou “maximizar a satisfação”.

O impacto é difícil de medir com precisão. Então, eu escolho uma escala de múltipla escolha: 3 para “impacto massivo”, 2 para “alto”, 1 para “médio”, 0,5 para “baixo” e finalmente 0,25 para “mínimo”. Esses números são multiplicados na pontuação final para aumentá-la ou diminuí-la.

Escolher um número de impacto pode não parecer científico. Mas lembre-se da alternativa: uma confusão emaranhada de intuição combinada com “feelings”.

Exemplo:

• Iniciativa 1: Para cada cliente que o vir, isso terá um grande impacto. A pontuação de impacto é 3.
• Iniciativa 2: terá um impacto menor para cada cliente. A pontuação de impacto é 1.
• Iniciativa 3: Este é um ponto intermediário em termos de impacto. A pontuação de impacto é 2.

Confidence: Confiança

Para conter o entusiasmo por ideias empolgantes, mas mal definidas, leve em consideração seu nível de confiança sobre suas estimativas. Se você acha que um projeto pode ter um grande impacto, mas não tem dados para apoiá-lo, a confiança permite que você controle isso.

A confiança é uma porcentagem, e uso outra escala de múltipla escolha para ajudar a evitar a paralisia das decisões. 100% é “alta confiança”, 80% é “médio”, 50% é “baixo”. Qualquer coisa abaixo disso é “total lunar”. Seja honesto consigo mesmo: quanto apoio você realmente tem para suas estimativas?

Exemplo

• Iniciativa 1: temos métricas quantitativas para alcance, pesquisa de usuário para impacto e uma estimativa de engenharia para esforço. Este projeto obtém uma pontuação de confiança de 100%.
• Iniciativa 2: tenho dados para apoiar o alcance e o esforço, mas não tenho certeza sobre o impacto. Este projeto obtém uma pontuação de confiança de 80%.
• Iniciativa 3: O alcance e o impacto podem ser menores do que o estimado e o esforço pode ser maior. Este projeto obtém uma pontuação de confiança de 50%.

Effort: Esforço

Para avançar rapidamente e causar impacto com o mínimo de esforço, estime o tempo total que um projeto exigirá de todos os membros de sua equipe: produto, design e engenharia.

O esforço é estimado como um número de pontos fibonacci — o trabalho que um membro da equipe pode fazer em um mês. Existem muitas incógnitas aqui, então mantenho minhas estimativas aproximadas, fixando-me em pontos fibonacci (1, 2, 3, 5, 8, 13, 21, 34, 55…). Ao contrário dos outros fatores positivos, mais esforço é algo ruim, então divida o impacto total.

Exemplo

• Iniciativa 1: Isso levará cerca de uma semana de planejamento, 1–2 semanas de design e 2–4 semanas de tempo de engenharia. Vou dar uma pontuação de esforço de 2 pessoas-mês.
• Iniciativa 2: Este projeto levará várias semanas de planejamento, uma quantidade significativa de tempo de design e pelo menos dois meses do tempo de um engenheiro. Vou dar uma pontuação de esforço de 4 pessoas-mês.
• Iniciativa 3: Isso requer apenas uma semana de planejamento, nenhum novo design e algumas semanas de tempo de engenharia. Vou dar uma pontuação de esforço de 1 pessoa-mês.

Como uma pontuação RICE é calculada?

Portanto, para resumir rapidamente nossos quatro fatores:

Reach: quantos usuários isso impactará? (Estimativa dentro de um período de tempo definido.)

Impact: quanto isso impactará cada usuário? (Maciço = 3x, Alto = 2x, Médio = 1x, Baixo = 0,5x, Mínimo = 0,25x.)

Confidence: quão confiante você está em suas estimativas? (Alto = 100%, Médio = 80%, Baixo = 50%.)

Effort: quantos “pontos” isso vai levar?

Depois de estimar esses fatores, combine-os em uma única pontuação para que você possa comparar os projetos rapidamente. Esta é a fórmula simples:

A pontuação resultante mede o “impacto total por tempo trabalhado” — exatamente o que gostaríamos de maximizar. Eu configurei uma planilha para calcular automaticamente a pontuação para mim enquanto estimo cada fator.

Baixe a planilha em excel aqui!

Uma vez feita a pontuação inicial, classifique sua lista e reavalie. Existem iniciativas em que a pontuação parece muito alta ou muito baixa? Nesse caso, reconsidere suas estimativas e faça alterações ou aceite que seu instinto pode estar errado.

Como usar pontuações RICE de forma eficaz

As pontuações RICE não devem ser usadas como uma regra rígida e simplista. Existem muitos motivos pelos quais você pode trabalhar em uma iniciativa com uma pontuação mais baixa. Uma iniciativa pode ser uma dependência de outro projeto, então isso precisa acontecer primeiro, ou outro recurso pode ser uma “aposta” para atingir certos públicos como o ABS onde a quantidade de cliente é menor, porém seu ticket-médio muito alto.

Às vezes, você pode querer ou precisar trabalhar em projetos “fora de ordem”. E tudo bem! Com um sistema de pontuação em vigor, você pode identificar claramente quando está fazendo essas trocas.

Uma estrutura de priorização como o RICE o ajudará a tomar decisões mais bem informadas sobre no que trabalhar primeiro e defender essas decisões para os outros. Experimente o RICE em seu próprio processo de priorização e diga-nos como ele funciona para seu time.

Boa Sorte =)