Pourquoi et comment j’ai automatisé le parcours d’invitation au Slack Xpedition
Où comment j’ai réduit de 90% le temps de réalisation de tâches répétitives et sans valeur.
Auparavant, le temps que me prenait le processus d’inscription d’une personne à la communauté était de 10 minutes.
Désormais, ce temps est réduit à 1 minute.
En tant qu’animateur de la communauté Xpedition Guilds, je me suis posé cette question :
“Comment mettre en place une gestion automatisée des invitations sans perdre la dimension humaine et relationnelle ?”
Vous trouverez dans cet article des actions opérationnelles qui illustrent l’automatisation d’un workflow d’inscription d’une dizaine d’étapes à la communauté Xpedition Guilds sur la base d’un board Trello et en utilisant Zapier et Integromat, ainsi que la récupération et la mise en forme de données afin d’analyser et d’améliorer ce workflow.
Aujourd’hui, le Slack Xpedition Guilds, c’est 546 membres ou “Product People” comme on aime à se nommer.
Parmi ces membres, on trouve des collaborateurs des meilleures startups actuelles.
La vision de la communauté Xpedition Guilds
Dans un écosystème composé de beaucoup de petites startups qui doivent apprendre tous les jours de nouvelles pratiques autour du “Produit”, le besoin de se mettre en réseau pour partager et apprendre de ses homologues devient nécessaire.
Xpedition Guilds se veut une communauté francophone de “Product People”, afin d’échanger et de s’entraider autour des nouvelles formes d’organisations et d’innovation métiers.
Souhaitant préserver cette vision originale, nous n’avons pas laissé l’inscription au Slack “open bar”, où toute personne peut s’inscrire librement.
Non, en effet, nous avons mis en place une barrière à l’entrée sous forme d’un formulaire d’inscription pour sélectionner les personnes ayant un vrai intérêt sur le sujet de la culture “Produit” et qui souhaitent partager et/ou apprendre.
Oui, cela peut paraître discriminant mais nous l’assumons pleinement. Nous souhaitons favoriser des échanges qui créent de la valeur et rassembler les bonnes personnes.
Donc mon premier chantier a été d’automatiser cette gestion du parcours d’inscription pour :
- Faciliter l’onboarding de l’utilisateur
- Ressortir des données pour m’aider à améliorer ces étapes
- Me libérer du temps pour l’allouer à l’animation
Nous utilisons un board Trello qui gère l’ensemble du processus d’inscription.
- Chaque colonne représente une étape du processus d’inscription.
- Chaque carte représente une demande d’inscription au Slack.
- Chaque déplacement d’une carte d’une colonne à l’autre déclenche un ensemble d’automatisations générées par les services Zapier et Integromat
Le workflow pour l’inscription est défini comme ceci, avec les applications connectées :
Sur l’ensemble de ce workflow, seules 4 interventions manuelles sont nécessaires. Toutes les autres actions sont automatisées (déplacement de cartes d’une liste à une autre, ajout de labels, ajout et mise à jour de dates d’échéances).
Je vous laisse découvrir ci-dessous les plus importantes étapes de ce workflow d’automatisations.
Important : les valeurs sorties par l’étude des données commencent à partir du mois de juin 2018, d’où les faibles chiffres par rapport au nombre de membres.
Étape 1 : La demande d’invitation
L’automatisation mise en place avec Zapier
- Dès qu’une demande d’invitation est soumise par la validation d’un formulaire TypeForm
- Une carte est créé dans le Board Trello dans la colonne “1. Demande d’invitation” avec l’affichage d’infos provenant du formulaire
- Une carte est créé dans mon “Straw” (outil de centralisation et de workflow de mes taches personnelles) pour me prévenir qu’une nouvelle demande est faite (voir Straw pour le board Perso sur Trello)
- Une nouvelle ligne est créé dans le Spreadsheet avec la date de la demande
Les informations des données :
Dès cette première étape, je peux récupérer des informations pour me donner des éléments de valeurs (via le sheet) :
Étape 2 : La demande à l’utilisateur de “plus d’informations”
Dans le formulaire du Typeform, nous demandons plusieurs choses :
Sur la base de ces éléments fournis par l’utilisateur, nous avons 3 choix d’actions (voir schéma plus haut) :
- Demander plus d’informations à l’utilisateur sur ses motivations à rejoindre le Slack
- Accepter la demande et envoyer le lien d’inscription à l’utilisateur
- Refuser la demande
Ici, nous nous intéressons à l’étape “Demander plus d’informations”.
C’est-à-dire : si les éléments renseignés dans le formulaire ne nous donnent pas assez d’informations pour accepter la demande, un mail est envoyé à l’utilisateur pour lui demander plus de détails.
L’automatisation mise en place avec Zapier
- Lorsque je déplace manuellement la carte Trello dans la colonne “2. demande d’infos”
- Un webhook est posté
J’utilise le déclencheur “Card move to list” de Zapier car Integromat ne le propose pas.
L’automatisation mise en place par Intégromat
- Le webhook est récupéré
- Un mail est envoyé à l’utilisateur via Gmail pour demander plus d’info
- La carte Trello est mise à jour :
- Une date d’échéance à +8J est ajoutée
- Un label est ajouté à la carte - Le sheet data est mis à jour
- Un mail est envoyé à l’utilisateur
Les informations des données :
Ici je peux à mettre en images certaines données, notamment le funnel entre le nombre de demande d’invitation et le nombre de mails “Plus d’info” envoyés :
Étape 3 : l’envoi du lien d’inscription
Plusieurs raisons nous amènent à envoyer le lien d’inscription à un utilisateur :
- On accepte sa demande suite aux éléments transmis dans le formulaire (étape 1)
- On accepte sa demande suite aux éléments envoyés suite au mail “Demande d’info” (étape 2).
- On envoie le lien d’inscription à un utilisateur qu’on a rencontré IRL
Cette étape est très importante car c’est le moment d’activation de l’utilisateur, c’est à dire l’accès à la communauté Xpedition Guilds.
L’automatisation mise en place avec Zapier
- Lorsque la carte est déplacée dans la colonne “Invitation ok”
- Un webhook est posté
L’automatisation mise en place avec Intégromat
- Le webhook est récupéré
- La carte Trello est mise à jour
- Une date d’échéance à +8J est ajoutée
- Un label est ajouté à la carte
- Le sheet data est mis à jour - Le sheet data est mis à jour
- Un mail est envoyé avec le lien d’inscription à l’utilisateur
Les informations des données :
On peut récupérer le ratio entre les personnes ayant fait la demande d’invitation et les personnes ayant reçues le lien d’inscription (soit près de 70%).
Également, je peux affiner aussi mon funnel vu plus haut, en sélectionnant parmi les personnes ayant reçues la demande d’info celles qui ont bien reçues le lien d’inscription
Étape 5 — Utilisateur inscrit
Lorsqu’un utilisateur reçoit le mail et s’inscrit sur le Slack : c’est la victoire !
Pour cela, on a mis en place un ensemble d’automatisations pour bien l’accueillir et nous donner aussi quelques infos.
L’automatisation mise en place par Zapier
- Lorsqu’un utilisateur s’inscrit sur le Slack Xpedition
- Un webhook est posté
L’automatisation mise en place par Integromat
- Le wekhook est récupéré
- La carte Trello est mise à jour
- Une date d’échéance à +14J est ajoutée
- Un label est ajouté à la carte
- Le sheet data est mis à jour - Un message Slack est envoyé en PM au nouvel utilisateur pour l’accueillir
- Un message Slack est envoyé à la Team Xpedition pour prévenir qu’un nouvel utilisateur est arrivé :-)
- Le mail de l’utilisateur est ajouté ou mis jour dans le CRM active campaign
Les informations des données :
Je peux réaliser plusieurs graphiques et de statistiques avec cette nouvelle donnée d’inscription au Slack.
Dans un premier temps, je peux visualiser le funnel d’inscriptions :
Ensuite, je peux affiner le funnel sur les relances (étape 4)
Enfin, je peux affiner également celui sur les demandes d’info (étape 2)
Étape 9 —Abandon suite à aucun retour de l’utilisateur
Lorsqu’un utilisateur reçoit le lien d’inscription mais n’active pas son compte sur le Slack, nous comptabilisons cela comme un abandon.
L’automatisation mise en place par Intégromat
- Lorsque la carte en étape 2 (“demande d’info”) arrive à échéance au bout de 7 jours (si pas de réponse de l’utilisateur)
- La carte Trello est mise à jour :
- La carte est déplacé automatiquement dans la colonne “9. Refusé suite à non réponse demande info”
- La date d’échéance de la carte est validée (checkbox)
- Un nouveau label est ajouté à la carte - Le sheet est mise à jour avec la date de cette action automatisée
Les informations des données :
Le nombre d’abandon me donne ce graphique :
On peut voir ici qu’il y a une perte significative (50%) dès lors qu’on envoie un mail pour obtenir plus d’infos.
Les leçons
La mise en place de cette gestion étant réalisée et opérationnelle depuis maintenant quelques semaines, voici les quatre leçons que j’ai apprises :
- L’utilisation de services comme Zapier ou Intégromat permet à des personnes qui ne savent pas ou peu coder de se lancer dans ce type de chantier d’automatisation.
L’enjeu ici est de permettre aux collaborateurs d’une entreprise de réduire de 90% toutes les tâches sans valeur et possiblement automatisables. - La mise en place de ce système d’automatisation prend du temps.
Ce travail à repenser le système dans sa globalité m’a pris environ 1 semaine. Et je pense que ce n’est pas fini car j’ai travaillé sur la base de mes connaissances afin d’initier ce changement, mais il y a sûrement des éléments à améliorer et à faire évoluer en allant discuter avec les utilisateurs.
En même temps, j’ai pu tester énormément de choses et cela a été un bon apprentissage pour l’utilisation de ces outils. - Si j’ai un conseil à vous donner : prenez le temps de prendre un crayon et un papier et de poser toutes vos idées par écrit avant de passer des heures à tester les automatisations.
- N’oubliez pas de documenter le travail réalisé car on oublie vite certains détails et choix que l’on a fait :
- D’autres personnes peuvent prendre connaissance de ce travail et potentiellement faire des feedbacks. Et enfin, cela permet de réduire le truck factor.
- Si un bug survient, on peut facilement se reporter à la documentation pour réaliser la correction
