Cultura de trabalho remoto: como a XPROG gerencia projetos a distância

Há dois anos trabalhamos em um fuso horário que varia em até cinco horas de diferença entre os colaboradores da empresa

Ilustração: Audrey Ashanti

Participo da equipe de projetos digitais da XPROG ao longo dos últimos 4 anos, e exerço posição de liderança na formação de um time que se transforma a cada projeto. Em 2017 me mudei para a cidade do Porto, em Portugal, e encarei o desafio de trabalhar a distância.

Não foi uma tarefa fácil. No início tínhamos dificuldades com produtividade e perdíamos muito tempo com reuniões extensas. Nossos erros e acertos se consolidaram numa forma efetiva de trabalhar remoto. A seguir, compartilho o que aprendemos ao longo desse tempo.

Ferramentas que utilizamos

As 3 principais ferramentas que configuram nosso ambiente de trabalho remoto são:

• Google Hangouts, para fazermos as chamadas de vídeo;
• ClickUp ou Trello, para organização das tarefas;
• Slack, como canal de comunicação do time.

O Google Hangouts é o nosso principal meio para fazer as reuniões diárias e manter contato com o time. Realizamos rotineiramente vídeo-chamadas que possibilitam compartilhar áudio, a tela do computador e até mesmo gravar as reuniões, para compartilhar posteriormente.

A equipe já experimentou diferentes ferramentas para gerir as tarefas de projeto. Por muito tempo utilizamos o Trello, que permite criar até 20 quadros gratuitos. Para os projetos de maior complexidade, a nossa escolha é pelo ClickUp, tem fluxos ágeis e é robusto em recursos.

O Slack é utilizado para comunicação por mensagens. Nele é possível criar canais para cada projeto ou para assuntos variados, permitindo trocar informação de forma organizada, sem misturar as conversas. É onde nos comunicamos e trocamos as referências de trabalho.

O dia a dia

Para o trabalho remoto funcionar, é preciso ter disciplina e rotina. Ao longo do tempo, percebemos que estipular um único compromisso em comum entre todo o time já é suficiente. Depois disso, cada colaborador tem a liberdade de planejar seu dia conforme suas necessidades.

Adaptamos a metodologia Scrum para a nossa realidade. Temos reuniões diárias de aproximadamente 15 minutos, onde cada colaborador se conecta por meio do seu computador ou celular. É uma reunião pautada pelos avanços do dia anterior, espaço para tirar dúvidas, coleta de feedback da equipe e comprometimento com as próximas tarefas.

Horário em Comum

O primeiro passo é estipular um horário comum entre o time, e se existem colaboradores em outros fusos horários, é preciso haver um equilíbrio. Já tivemos colaboradores trabalhando de Portugal, Holanda, Estados Unidos, e em variados estados do Brasil. O local não deve ser um problema, é preciso conciliar um horário que fique bom para todos.

Valide continuamente com a equipe se o horário é positivo, se não, teste até achar um equilíbrio. As combinações precisam ser exatas e, ao mesmo tempo, permitir flexibilidade para adaptação.

Reuniões

As reuniões diárias, que chamamos de Daily, têm duração de 15 minutos, às vezes um pouco mais, às vezes um pouco menos, mas temos em mente esse tempo para sermos objetivos e evitar que a reunião se torne obsoleta. É preciso lembrar que cada colaborador tem uma rotina individual, e quanto menos interferirmos nela, melhor.

Mediador

É importante lembrar que uma pessoa da equipe é o responsável por conduzir a reunião e que ela não se estenda por muito mais tempo que os 15 minutos estipulados. Para isso, defina um membro do time, explique para a equipe que todos devem respeitar o mediador, para que a organização seja preservada.

Essa condução pode ser feita com base nas tarefa do Trello/ClickUp, ou por colaborador, onde cada um compartilha o que trabalhou no dia anterior, o que vai fazer no dia atual, e quais os problemas que está enfrentando.

Em alguns projetos, fazemos de 15 em 15 dias reuniões que podem durar de 30 minutos à 1 hora, as Plannings. Nelas são apresentadas as prioridades do cliente, as tarefas são discutidas e distribuídas entre a equipe. Utilizamos o ClickUp ou o Trello para anexar essas tarefas.

Observações

As dúvidas pontuais e pouco mais complexas, podem ser resolvidas entre 2 pessoas, por necessitar de mais tempo, essas ficam fora da daily.

Outro ponto importante, se um colaborador não puder participar, conduza a relatar por escrito, no canal comum da daily, e se possível informar o que trabalhou no dia anterior, o que vai fazer no dia atual, e quais os problemas que está enfrentando.

Dicas de Organização

HANGOUT

As conversas acontecem via Google Hangout. Por praticidade, utilizamos sempre o mesmo link, e fixamos no nosso canal do Slack. É fácil fazer isso, podemos demonstrar.

Acesse o site https://hangouts.google.com/

Copie o Link para compartilhar

Cole numa conversa do grupo do Slack e, nas opções, clique em “Pin to this conversation”. O link ficará fixado no topo, abaixo do nome do canal.

SLACK

• Trabalhar remoto é desafiador pela facilidade em misturar vida pessoal e profissional, por isso aconselhamos não utilizar o WhatsApp como canal de comunicação.
• Crie canais por assuntos, mas não deixe de ter canais para o time trocar outras referências ou até memes, é sempre bom desopilar um pouco.

CLICKUP OU TRELLO (DICAS)

• Não marque muitas pessoas num cartão. Uma tarefa com muitos donos, é uma tarefa que ninguém se sente responsável por ela. Tente utilizar 2, no máximo 3 pessoas por cartão.
• Mantenha as ferramentas organizadas, inclusive as pautas tratadas nas reuniões. Se fez suas anotações numa folha de papel, disponibilize online, lembre que o trabalho remoto exige documentação digital constante.

Temos uma estrutura básica para organizar nossos quadros, elas podem variar conforme a complexidade.

• Open: Tarefas a serem realizadas;
• Blocked: Tarefas que precisam de mais informações;
• In Progress: Tarefas em progresso;
• Review: Tarefas em revisão ou teste;
• Close: Tarefas concluidas.

Benefícios

Seguimos constantemente evoluindo essa forma de trabalhar. Entre seus benefícios podemos destacar:

• Liberdade para cada colaborador administrar o horário do seu dia;
• Autonomia para combinar reuniões ou trabalhos em grupo;
• Cada colaborador sabe exatamente o que fazer no dia;
• Compromisso em sempre ter que entregar algo na daily, assim o projeto evolui.
• Filosofia da empresa baseada na confiança, transparência e respeito.

Revisão de texto: Audrey Ashanti e Fernando Bombassaro