Sistema & App do Grupo Avenida
UX do Sistema Interno de dados e App para Gestão de Mercadorias e Inventário
Esse case é o projeto mais duradouro da xprog, tendo iniciado em Novembro de 2017 e ainda ocorrendo no presente momento. A equipe é formada por dois desenvolvedores back-end, um full stack e product owner; dois programadores front-end, um deles sendo o gerente de projeto, e eu — designer UX.
Desde o início, empregamos a metodologia SCRUM para organizar em sprints os entregáveis para o cliente. Todos os dias da semana nos reunimos remotamente por 15 minutos para relatar as progressões, o status das atividades e possíveis impeditivos. Todas atividades são registradas no Teamwork, onde é possível acompanhar a linha do tempo do projeto.
O Projeto
O Grupo Avenida é atualmente a maior rede de moda da região Centro-Norte do Brasil posicionando-se entre as 10 maiores do país. Possui mais de 120 lojas espalhadas por 13 estados diferentes, e faturamento anual de 720 milhões de reais (2017). Para gerenciar as informações e os dados que são produzidos diariamente, a empresa utiliza um sistema interno, o SIGA.
O Sistema de Informação do Grupo Avenida — SIGA — é acessado diariamente por milhares de pessoas vinculadas à empresa, permitindo a gestão e a análise de dados, essenciais para seu gerenciamento administrativo. Era evidente a necessidade de atualização, refazendo o sistema de uma empresa que depende da análise desses dados para poder entender o que está acontecendo no seu sistema e assim reagir de acordo.
O Problema
A empresa sentia a necessidade de um novo sistema pois a instabilidade tornava o dia-a-dia de seus colaboradores mais difícil pela demora de acesso e processamento do mesmo. Por vezes, uma simples requisição demorava minutos para responder, e isso no cotidiano do varejo custa bem caro. Além da infra-estrutura nova, era necessário prever a usabilidade de diversos perfis de usuários que trabalham para a empresa. Para tornar o sistema “universal”, era preciso planejar uma estratégia contemplando uma experiência mais acessível e eficaz.
Os Objetivos
Previamente o início do projeto, elencamos alguns objetivos que serviriam como norteadores para julgar o sucesso do mesmo. Foram estabelecidos os seguintes apontamentos:
Arquitetar as informações de maneira clara e organizada.
Reforçar a infraestrutura para o sistema responder rapidamente as requisições dos usuários.
Criar um dashboard intuitivo para todos, pois o SIGA é utilizado por mais de 1.000 pessoas diariamente e elas ocupam diversas funções dentro da empresa.
O sistema precisa estar disponível em uma variedade de dispositivos, ou seja, necessita ser responsivo.
Com a evolução do software, é necessário prever a escalabilidade do sistema e seus bancos de dados.
Com o entendimento das expectativas e após o desenho do planejamento estratégico, partimos para a criação de wireframes buscando entender o fluxo de informações que o sistema apresentava. Um dos desafios em refazer o sistema de uma empresa desse tamanho é que os mais variados setores administrativos, de gerência e operacional, atuam com diferentes prioridades, então é importante contemplar a necessidade de todos. Por isso, nos comunicamos com diversos colaboradores que apresentarem suas expectativas sobre o projeto.
Uma das vantagens de um projeto B2B desse tipo é a colaboratividade do nosso cliente em nos ajudar no processo. Em termos de UX, é excelente poder contar com a disponibilidade deles para entender o sistema tão bem quanto eles. Fizemos diversas calls buscando informações que pareciam obscuras e pareciam conflitar, ou simplesmente não funcionar no sistema atual que eles utilizavam. Com ferramentas de monitoramento de comportamento, tal como Hotjar, obtivemos dados sobre a interação dos usuários com o sistema que nos deram embasamento para propor mudanças.
Design
Partindo para o design do sistema, fizemos uma pesquisa profunda em busca de referências que pudessem nos apontar um caminho “moderno”, “flexível”, “escalável” e que tornasse o sistema que estava velho e enferrujado, em um produto novo e robusto. Coletamos dezenas de dashboards com as mais complexas funcionalidades, gráficos e experiências que nos serviram como referência para propor a melhor solução. Em retrospecto, fica claro como não existe uma solução para todos os problemas. Apesar de existir centenas, talvez milhares, de dashboards — dificilmente algum template contemplaria todas demandas que nosso cliente possuía.
A cada entrega, conversamos com algumas personas chaves que elencamos para coletar o feedback. Quando desenvolvemos uma funcionalidade nova, um navbar por exemplo, fizemos testes de usabilidade com protótipos para entender a aderência da nova funcionalidade. Obtendo resultado positivo, a funcionalidade entra em produção, a turma do desenvolvimento faz a mágica de transformar o protótipo em realidade, assim entregamos a nova versão, no ambiente em rede, para os usuários começarem a utilizar.
O APP
Além do sistema, era necessário um app para uso dos colaboradores responsáveis pelo gerenciamento de estoque das lojas. O objetivo do app é facilitar e tornar o processo de registro de chegada de produtos mais rápido e eficaz.
O Coletor é um aplicativo desenvolvido para uso interno. As principais funcionalidades são: Consulta de Preço, Inventário, Recebimento e Transferência de Materiais. Todas as funcionalidade utilizam a câmera do próprio dispositivo para escanear os códigos de barras.
Conclusão
Uma das principais lições que tiramos desse projeto, que ainda está em andamento, é a profunda importância da relação que precisa existir com os usuários a fim de entendê-los para poder entregar além do que se espera. Por vezes o cliente desconhece o que realmente é necessário ser implementado, deixando a nosso critério algumas soluções que baseamos em dados e métricas para fundamentar a solução prevista.
As diárias reuniões são efetivas no sentido de todo mundo estar por dentro de tudo que acontece no projeto. A colaboração tem sido a chave para entregas de sucesso que deixam os usuários satisfeitos com a experiência do nosso novo sistema e do aplicativo.
