Agile-практики в HR команде
Мы в команде HR любим экспериментировать с новыми подходами и практиками, читаем и обсуждаем разные источники, частенько просим коллег из других компаний поделиться опытом.
А еще рядом с нами находится неиссякаемый источник вдохновения, развивающей обратной связи и идей — департамент R&D.
Недавно я искала нам нового HR’а и во время общения с кандидатами поняла, что они задают много вопросов о том, как организована у нас работа. HR’а нашла, а идея рассказать об этом, возникшая у меня в процессе собеседований — осталась.
Мой рассказ будет полезен коллегам по профессии, тем, кто интересуется сферой HR, а может просто хочет узнать о том, как применять практики Agile, если твоя команда — не команда разработки.
Наша компания разрабатывает продукты для игровой индустрии и, как правило, по максимуму использует возможности изменчивого рынка, поэтому команда HR работает двухнедельными итерациями.
У нас есть роадмап с примерным таймлайном, плагин в Jira c OKR компании и вытекающими из них OKR для HR команды.
В начале каждой итерации мы с командой проводим встречу для синхронизации — смотрим на приоритеты, проговариваем прогресс по проектным задачам и действия по ним в течение следующих двух недель, прогресс по вакансиям, обсуждаем, какая помощь нужна каждому участнику, чтобы мы могли быстрее достичь цели. Если у нас еще остаются свободные ресурсы или мы закрыли большой проект — выбираем задачи из бэклога.
Бэклог
У нас большой бэклог — он формируется из нескольких источников.
Это запросы от топ-менеджмента компании из LA — они могут быть срочными с четкими критериями либо абстрактными — где сначала нужно исследовать тему, выработать концепцию, обсудить ее с заказчиком, затем спланировать этапы, сформировать рабочую группу и только потом приступать к реализации.
Еще проекты в бэклоге формируются из результатов опросов сотрудников — у нас запущен проект continuous feedback с разными типами опросов, мы группируем их результаты, выделяем зоны роста и предлагаем решения.
Ну и есть блок проектов, которые мы формируем сами, например, исходя из результатов аудита HR процессов.
Доска
Все задачи в работе визуализированы на физической доске в виде стикеров: зеленые — это вакансии, а розовые — проекты. Как можно увидеть на фото, в разделе to do есть градация от 0 до 100 — она отражает степень готовности проекта. Когда мы общались с коллегами из других отделов, то поняли, что большая часть считает, что HR-команда занимается только закрытием вакансий. Такие итерации у нас тоже бывают, чаще всего когда компания открывает новые команды или направления, в таком случае мы убираем большую часть проектов и концентрируем все ресурсы на подборе. Для этого можем подключать кадровые агентства и фриланс рекрутеров, а однажды мы проводили эксперимент по применению практик экстремального программирования в рекрутменте.
Проекты
Над проектами мы, как правило, работаем все вместе, но у каждого участника команды обычно есть своя сфера интересов — кто-то увлечен темой корпоративной культуры и ценностей, кто-то — практиками по управлению профессиональным выгоранием и конфликтологией, а кому-то интересно развивать бренд работодателя. Обычно тот, кому интересна область проекта, выступает в роли проектного менеджера — направляет команду, подбирает источники знаний, назначает встречи рабочей группы, при необходимости подключает коллег из других отделов — дизайнеров, аналитиков, технических писателей. Если же проект необычный и его не так просто погуглить, то, как правило, мы делаем для него стадию исследования, когда собираем разные источники информации и опыт других компаний по близким темам на доску в Miro, если необходимо — проходим обучение. В такой ситуации, когда подходит момент брать проект в работу — мы уже готовы и можем сформировать свою методологию для реализации.
Брейншторм
А еще работу над новыми проектами мы часто начинаем с брейншторма — разбираем стикеры, в течение 5–10 минут пишем на них идеи, потом каждый выходит со своим стикером, рассказывает идею и приклеивает его на доску (или, как на фото, на дверь), затем мы группируем похожие стикеры. В этот момент мы не оцениваем идеи. Следующий этап — разбивка идей по приоритетам — высокий, средний и низкий. Приоритеты показывают, какую пользу принесет реализация той или иной идеи. После этого выбираем идеи, которые возьмем в работу, и формируем план действий со сроками и ответственными.
Кстати, оказалось, что удобно фиксировать результаты брейншторма в формате meeting notes в Confluence — эту практику мы тоже взяли у команд разработки.
Демо
В конце каждой итерации у нас есть небольшая имитация демо перед стейкхолдерами в пермском офисе, а раз в месяц мы стараемся сделать демо для всех сотрудников — это презентация с нашими результатами на час-полтора на Чердаке (это верхний этаж офиса, где мы устраиваем митапы, проводим обучение для сотрудников и делимся результатами работы; а иногда — просто отдыхаем). Классно, когда на демо много вопросов — они позволяют нам увидеть сильные и слабые стороны проекта и получить новые идеи. Встреча проходит в Перми и коллегам из других офисов не совсем удобно подключаться из-за разницы во времени (12 часов с LA и 4 часа с Сеулом), поэтому мы делаем слайды на английском и отправляем их после встречи. После демо мы всегда просим заполнить форму обратной связи, чтобы иметь возможность улучшать формат. Мы — сервисная команда и для нас очень важно, чтобы сотрудники видели, какие проекты мы делаем и почему, и могли с помощью обратной связи показать нам, что им помогает, а что нет.
После демо ребята часто проявляют интерес к участию в проектах команды, а еще — вступают в HR гильдию.
HR гильдия
Это объединение сотрудников, которым интересна сфера HR — у нас есть общая почта, вступить в гильдию можно во внутреннем приложении, и тогда ты попадешь в рассылку. Я думаю, что мы сейчас используем не все возможности гильдии — в основном, там происходит обмен знаниями и полезными статьями, иногда мы через гильдию приглашаем присоединиться к какому-либо проекту. Здесь явно есть, над чем поработать.
Ретроспективы
Классические ретроспективы по процессам в команде мы проводим нечасто и скорее по потребности. Но, например, после одной из таких встреч мы решили, что вместо выработки правил поведения создадим свои ценности и будем ими руководствоваться. Провели воркшоп, сформулировали ценности и то, что они означают для каждой из нас, потом сделали плакат в онлайн-редакторе. Плакат висит на стене, но главное — мы действительно обращаемся к своим ценностям.
Системно мы проводим только ретроспективы по проектам.
Планы
Я не считаю наши процессы идеальными. Они работают, и это хорошо. На мой взгляд, в работе с гильдией еще скрывается гигантский потенциал. Также мы хотим поработать с фреймворком Fit for Purpose и ввести оценку задач в условных единицах.
Сейчас мы перешли в удаленный режим и поэтому внедрили ежедневные короткие утренние встречи, по формату они очень похожи на стендапы Scrum-команд.
В заключение хочу сказать — экспериментируйте!
Я думаю, это отличный способ познания, а если что-то пойдет не так — всегда можно все переиграть.
