Онбординг: разбираем пример из жизни аналитиков
В этой статье мы делимся примером онбординга аналитиков, который существует в нашей компании около 3 лет и позволил успешно завершить испытательный срок более чем 20 аналитикам (спойлер, это число совпадает с числом нанятых аналитиков в компанию) и был переиспользован другими командами.
Первое, с чем сталкивается каждый человек на новом месте работы, — это огромный объем новой информации и естественное волнение от попадания в зону неизвестности (новые люди, новые инструменты, новые процессы, новые ожидания от тебя и непонимание, будешь ли им соответствовать и точно ли твой испытательный срок завершится успешно).
Правильно организованный онбординг помогает решить сразу ряд вопросов:
- Снизить стресс у нового члена команды, так как в рамках онбординга будет план, на какие части разбить всю новую информацию, когда и в каком объеме она потребуется, что ожидается на протяжении всех 3 месяцев работы и к окончанию этого срока.
- Оптимизировать время, которое опытные сотрудники проводят вместе с новичком, то есть исключить общение по простым и регулярным вопросам, заменив их, например, короткой памяткой новичка, которая будет всегда под рукой и позволит находить ответы, не отвлекая и не дожидаясь коллег.
- Укреплять HR бренд, ведь большинство из нас при смене работы делится своими впечатлениями с друзьями или прошлыми коллегами, поэтому чем более классно будет построен процесс адаптации на новом месте, тем больше людей будут знать вашу компанию с хорошей стороны.
Из каких частей состоит онбординг?
В нашем случае онбординг аналитика можно условно разделить на 3 части:
- Онбординг в компанию. Его проводит команда HR и он посвящен общим вопросам работы в компании, которые не зависят от роли сотрудника. В рамках него есть и встреча-знакомство, и интервью новичка для написания велком-поста, и презентация о компании (от миссии до структуры компании и распределения её офисов). Также есть раздаточные материалы для самостоятельного изучения и мини-игра “бродилка” для виртуального знакомства с офисом. Обо всём этом можно написать отдельную статью, пока оставим за кадром.
- Онбординг в продуктовую команду. Его проводят владелец продукта (product owner, далее — PO) и техлид команды и он включает в себя знакомство с людьми, процессами и инструментами, которые уникальны для данного продукта. Также не будем останавливаться.
- Онбординг в роль аналитика. Он не зависит от продуктовой команды, проводится наставником (это может быть тимлид или сеньор-аналитик) и именно о нем пойдет речь дальше.
Когда начинается онбординг в роль аналитика?
С опытом стало понятно, что для прохождения некоторых шагов онбординга новичку может потребоваться дополнительная подготовка, которую лучше провести заранее, еще до первого рабочего дня. Например, найти фотографию для рабочего аватара во все корпоративные системы. Мы собрали такие темы, вопросы и разработали памятку будущего аналитика.
Таким образом, у нас получилось 2 этапа:
- пребординг (от английского “pre-boarding”, этап до выхода аналитика на работу);
- онбординг (с первого дня работы до окончания третьего месяца).
Пребординг аналитиков
На предварительном этапе ключевую роль играет составленная нами памятка, которую будущий наставник отправляет новичку за 3–5 дней до выхода к нам на работу.
Памятка включает в себя:
- Основные правила работы с MacBook: от кнопки включения и клавиш смены языка до инструкции установки новых приложений (добавили раздел, так как по статистике у большинства кандидатов не было опыта работы с маком, а в нашей компании это основной инструмент работы).
- Ответы на некоторые частые вопросы про дресс-код, необходимость включенной камеры и рабочее расписание, чтобы снизить зону неопределенности и помочь более комфортно влиться в наш рабочий процесс.
- Просьбу заранее выбрать фото для рабочего аватара и банк для зарплатного проекта, чтобы избежать спешки в принятии решения уже в рабочее время.
Дополнительно по просьбе самого будущего члена команды наставник может порекомендовать для изучения список литературы. Это может быть и Scrum Guide, и “Разработка требований к ПО” или даже “Кровь, пот и пиксели”. Зависит от того, какой бэкграунд уже есть у человека, какие знания пригодятся в работе и в чем ему или ей интересно прокачаться.
Онбординг аналитиков
Основной онбординг оформлен в нашей базе знаний Confluence в виде персональных страниц с чек-листами, чтобы и новичку, и наставнику было понятно, как идет процесс погружения.
Чтобы не вываливать всю информацию на человека оптом, создан, своего рода, календарный план (или timeline погружения), который разбивает всю информацию на мини-блоки.
Наиболее подробно расписаны блоки на первую неделю.
День 1. Посвящен настройке рабочего места и знакомству с ролью аналитика:
- Приводится подробная инструкция по персональной настройке рабочего места от смены паролей до добавления аватара в корпоративные системы и настройки подписи в почте.
- Предлагается познакомиться с детальным описанием роли аналитика, его основными обязанностями, а также ключевыми результатами, которые от него ожидают в компании.
- Презентуется структура продуктовых команд и часть структуры компании, в рамках которой предстоит чаще всего работать, происходит знакомство с ключевыми людьми смежных команд.
День 2. Предназначен для знакомства с ключевыми инструментами:
- Обзорно перечисляются доступные для применения инструменты (от miro и datastudio до figma), чтобы аналитики знали, где найти рекомендации по работе, у кого получить доступ и какие есть рекомендации по использованию (всё это не надо учить, а только знать, где можно прочитать при необходимости).
- Предлагается выполнить задания для jira и confluence, где в тестовом пространстве смогут научиться оформлять спецификацию и задачи на разработку по принятым в компании подходам (пункт можно пропустить, если ранее работал с этими инструментами).
День 3. Отведен под изучение рекомендаций написания постановок:
- Разбираются общие подходы оформления постановок и документов в компании, настройки прав доступа к ним и связки артефактов между собой.
- Предлагаются для изучения шаблоны оформления разного вида информации, например, при исследовании конкурентов или при описании бизнес-процесса и т.д.
- Приводятся примеры хороших описаний от коллег-аналитиков, к которым также можно будет вернуться в более позднее время, во время выполнения задач в продуктовой команде.
День 4. Выделен для обзорного знакомства с ключевыми подходами к разработке продуктов в компании:
- В первую очередь предлагается знакомство с основами agile, scrum, SAFe. Для этого можно как изучить короткую статью про эволюцию подходов к разработке внутри компании (узнать о причинах выбора фреймворков и особенностях их применения в командах), так и записаться на внутренний обучающий курс, который ведут сертифицированные scrum-мастера команд.
- Во вторую очередь предлагаем познакомиться с видеороликом и презентацией об OKR (“Objectives and Key Results”, в переводе “Цели и ключевые результаты”) и IRR (“Internal rate of return”, в переводе “Внутренняя норма доходности”), а также о kanban и концепции run & change.
Мы добавили все эти темы в первую рабочую неделю, так как аналитик со второго дня в компании начинает свое знакомство с продуктовой командой, посещает daily и другие scrum-ритуалы, поэтому слышит какой-то объем новых для себя терминов и именно с ними мы хотим познакомить в этот день.
День 5. Подходит для ответов на вопросы из разных тем, что остались “за кадром”, и обсуждения организационных вопросов, например:
- Что такое “4 часа на самообразование”, которые есть у каждого сотрудника еженедельно (какие материалы лучше изучать, в какое время его планировать и т.д.).
- Какие встречи в календаре добавляются автоматически всем сотрудникам, что от каждой ожидать и когда они обязательны.
- А также серия важных тем про оформление отпуска, оплату больничного и многие другие вопросы, которые хоть и описаны в ТК РФ, но не всегда и не всем понятны, поэтому лучше лишний раз проговорить :)
Напомню, что онбординг идёт параллельно с изучением продукта, над которым предстоит работать. Именно поэтому все материалы рассчитаны на 2–4 часа изучения в день, а при необходимости мы можем корректировать последовательность или объем материалов исходя из опыта и знаний нового члена команды.
Начиная со второй по четвертую неделю темы предлагаются не на каждый день, а по одной в неделю, так как все ключевые вопросы к этому моменту аналитик уже знает и всё больше времени начинает уделять продукту и применять знания на практике.
На второй и третий месяц работы уже ставятся цели на весь месяц без декомпозиции на шаги, например, познакомиться обзорно с остальными продуктами компании в рамках нашего внутреннего курса “Intro to Xsolla Products”.
Что есть еще?
Разумеется, онбординг включает в себя далеко не только изучение материалов и знакомство с новыми темами, здесь есть место и для человеческого общения, например, у нас есть серия обязательных встреч, которые могут проводиться как в переговорке в офисе, так и онлайн — у нас сейчас много удаленных сотрудников:
- Приветственная встреча с наставником в первый рабочий день, а с РО продуктовой команды — во второй. На таких встречах мы узнаем друг о друге какие-то интересные факты, отвечаем на вопросы друг друга и договариваемся о формате общения (например, для кого-то может быть важно договориться, что все встречи мы будем проводить после обеда, чтобы в первой половине дня больше уделять время задачам и т.д.).
- Встреча-знакомство с командой аналитиков проводится в среду на одной из регулярных встреч по обмену опытом или обсуждению актуальных вопросов. Для таких встреч в календаре всех аналитиков забронирован 1 час в неделю с 17 до 18 пермского времени в СР.
- Совместно с HR и РО мы встречаемся 3 раза за испытательный срок: в начале, середине и конце 3 месяцев. На встречах мы обсуждаем сперва цели на 3 месяца, затем промежуточные результаты и в конце подводим итоги всем 3 месяцам.
- Регулярные встречи 1–1 с наставником, где мы обсуждаем как рабочие вопросы, так и эмоциональное состояние, прогресс по планам профессионального развития или любые другие важные для участников вопросы.
Как подводим итоги первых 3 месяцев работы?
К концу испытательного срока у аналитика должны быть:
- Завершенный индивидуальный онбординг, каждый этап которого мы обсуждаем в рамках 1–1.
- Выполненные задачи в продуктовой команде, которые были запланированы на первые 3 месяца совместно с РО команды.
- Конструктивная обратная связь от коллег как по результатам работы, так и по организации рабочего процесса (для этого за 1–2 недели до окончания 3 месяцев мы организуем peer-review и собираем впечатление и видение ключевых результатов, факапов как от самого аналитика, так и от членов команды, с кем он наиболее часто работает над задачами).
- Сформированный план индивидуального профессионального развития. Он формируется на базе матрицы компетенций и серии из 3 интервью по темам: профильные знания в анализе, знания в предметной области своего продукта и технические знания на общем уровне. Все это помогает понять, что удалось аналитику хорошо изучить за первые 3 месяца работы, а над чем еще надо работать в дальнейшем.
Результаты по всем 4 направлениям мы обсуждаем с аналитиком, РО и HR совместно, но с тем условием, что по блокам 3–4 раскрывается лишь факт проведения и общий итог на уровне “сдан-не сдан”. Детали обсуждаем 1–1 с аналитиком. Дальше он или она могут по своему усмотрению делиться с коллегами своими результатами, но общим достоянием это все-таки не становится.
Все цели и критерии принятия решения аналитику доступны и известны с первой недели работы, что добавляет прозрачности и возможности рассчитывать свои силы не на спринтерскую дистанцию (сделай всё за неделю до конца испытательного срока), а на марафон, и плавно погружаться в новую область.
В первый рабочий день и после успешного завершения испытательного срока сотрудники получают подарочные наборы, фото одного из них ниже.
А что в результате?
Как итог всего пройденного пути к концу 3 месяцев работы аналитик погружается как в процессы компаний, так и в продуктовую команду, понимает свою роль и ожидания от нее, формирует совместно с наставником план своего профессионального развития на следующие 3–6–9–12 месяцев.
За предыдущие 2.5 года, как существует онбординг аналитиков, абсолютно все аналитики успешно закрыли свой испытательный срок и подавляющее большинство из них отметили на финальном интервью, что материалы и их подача помогли освоиться на новом месте.
Если остались какие-то вопросы (например, а как к выходу новичка готовится тим лид команды), то предлагаем прочитать статью об онбординге технических писателей в компанию: https://medium.com/xsolla-tech/how-to-onboard-technical-writers-55daba11db2b
