Как мы вовлекли коллег в тему продуктивности на удаленке
В данной статье мы с Машей Ковалевой, HR-менеджером в Xsolla, расскажем про то, как не дали самоизоляции сломать нашу продуктивность, открыли для себя крутые инструменты для повышения продуктивности и сделали это не только силами нашей HR-команды, но и с помощью других коллег. Статья будет полезна тем, кто столкнулся с проблемой снижения продуктивности при переходе на удаленный формат работы и хочет это изменить в лучшую сторону.
С чего все началось
Все началось с внезапной самоизоляции в апреле, для всех это было неожиданно и, конечно, во многом сломало устоявшиеся рамки работы. Да, у нас есть ребята на удаленке, но большая часть сотрудников находятся в офисе, поэтому удаленка была для них в новинку. В Xsolla развита культура Continuous Feedback — мы проводим регулярные опросы (ежедневно/еженедельно/ежемесячно/ежеквартально), чтобы получать обратную связь по разным направлениям в компании. Таким образом, об ухудшении настроения сотрудников мы узнали уже в первые дни по нашему Daily-mood боту, в котором увеличилось количество печальных смайлов. Кроме ежедневного опроса с настроением у нас также есть еженедельный с традиционными вопросами “Как оцениваешь свою продуктивность на этой неделе?” и “Что может ее улучшить?”. Оценки продуктивности в ответах наших коллег также заметно упали.
Размышления об этих печальных тенденциях привели нас к брейншторму в HR-команде. Результатом стала стопка стикеров с идеями, из которых выжили следующие:
- Провести опрос (ENG/RUS) среди сотрудников и сформировать рабочую группу, собрать список инструментов, которые мы используем (clockwise Product Owner’a , календарь коллеги с приоритизацией задач, которым он гордится и т.д.)
- Создать гильдию личной эффективности “Хранители времени”
- Сделать презентацию об инструментах продуктивности на удаленке
- Рассказать об опыте других компаний — вебинары, статьи, доклад СТО SkyEng
- Сделать эпизодические встречи гильдии личной эффективности
- Скидывать коллегам тематические статьи, видео
- Запустить марафоны среди коллег — неделю используем Pomodoro, чек-листы, разные инструменты — выявить плюсы и минусы для себя
- Устроить флешмоб по работе с инструментами эффективности
Мы ухватились за три идеи: презентация про инструменты продуктивности на удаленке, опрос наших сотрудников по лайфхакам и принципам эффективной работы, а также флешмоб, чтобы добавить фана и вовлечь коллег в освоение новых для них инструментов.
Отправной точкой во всей этой истории стал опрос для коллег, в котором мы призывали ответить на несколько вопросов и рассказать, что помогает им работать и управлять временем эффективнее. Приятной неожиданностью стало, что 64% наших коллег используют инструменты эффективности на регулярной основе.
Мы собрали 18 ответов в Пермском офисе и 8 из офисов в Лос-Анджелесе и Сеуле. 26 ответов — это, конечно, не густо, но, как говорится, “Дайте мне точку опоры, и я переверну мир”. Помимо уже намозоливших глаз техник, таких как Pomodoro, в ответах были и настоящие находки, мы связались с их авторами и предложили поделиться опытом с другими коллегами.
Подготовка презентации
Следующим шагом была подготовка презентации, в которую мы включили три основных раздела: проблематика, опыт коллег и опыт других компаний. Мы решили охватить именно такие разделы, так как важно было посмотреть на тему продуктивности с разных углов, учитывая внутренний опыт, накопленный сотрудниками, и практики, которые используют другие компании.
Подготовка презентации заняла не так много времени — мы разделили блоки между членами HR-команды и подключили авторов самых интересных идей из опроса продуктивности. В итоге наш разработчик Юлия и бизнес-аналитик Анастасия поделились своим опытом.
Юля и Настя рассказали про то, как они работали над повышением уровня продуктивности и про свои любимые инструменты. Из их рассказа мы узнали:
- чем хорош Notion для структурирования личных дел и списков, а также создания плана развития и фиксирования результатов 1–1;
- как выстроить продуктивную работу дома;
- зачем нужны личные правила и границы и как они помогают соблюдать work-life balance;
- а также получили много других инсайтов.
Основной положительный фидбек мы получили именно по той части презентации, в которой коллеги делились своим опытом. Исходя из этого, мы рекомендуем чаще делиться личным опытом в публичных выступлениях — это действительно позволяет привлечь больше внимания и повысить вовлеченность коллег в обсуждаемую тему.
Челлендж продуктивности
Мы решили закончить презентацию запуском челленджа продуктивности, чтобы вовлечь еще больше сотрудников и дать возможность всем желающим попробовать новые инструменты и техники по управлению временем и структурированию дел. Челлендж состоял из нескольких шагов:
1. Выбрать на свое усмотрение технику/инструмент/приложение для улучшения продуктивности.
2. На протяжении месяца не сдаваться и стараться извлечь для себя максимальную пользу из этой авантюры.
3. Поделиться результатами в любом комфортном виде: статья, фото физической доски, презентация или что-то другое.
Итоги челленджа и нашей идеи
В результате запущенного нами челленджа мы получили действительно вдохновляющие и творчески оформленные результаты от нескольких наших сотрудников. Егор, UX/UI-дизайнер, подготовил слайды в привычной ему Figma — рассказал про GTD-подход и использование приложения Things. Бизнес-аналитик Настя сделала лендинг на Google Sites, чтобы показать, как она справлялась с проблемами, которые встретила на удаленке. Наконец, Саша — тоже бизнес-аналитик, шагнул еще дальше и вовлек друзей в челлендж — завел общую доску, на которой каждый отмечал свои личные цели, использовал Jira Сloud, чтобы трекать задачи, и открыл для себя приложение Habitica, чтобы приобрести новые полезные привычки.
Результаты челленджа — это далеко не все, чего мы достигли. В чате образовался длинный тред, в котором желающие активно делились мнением по той или иной технике/приложению, а также дискутировали об их пользе. Кроме того, в дискуссию вступил наш СЕО, он рассказал об основах работы нашего мозга, важности сна и правильного питания, так как все это прямым образом влияет на продуктивность. В общем и целом, получились хорошие сайд-эффекты, которые дополнили челлендж и первоначальную задумку.
Что дальше?
Самые впечатляющие кейсы коллег мы сохранили в нашей внутренней базе знаний по Remote Work. Также мы задумались о том, что, продвигая тему продуктивности в такое непростое время, важно не забывать об обратной стороне желания все успеть и быть невероятно эффективным — профессиональном выгорании. Поэтому мы продолжили развивать это направление и собирать полезные материалы для профилактики выгорания. В итоге это стало частью направления Employee Care, о котором мы рассказали всем сотрудникам на Town Hall — мероприятии, на котором обсуждаются важные новости компании за предыдущий месяц.
Выводы
HR-команда в Xsolla часто сталкивается с ситуациями, когда необходимо что-то решить впервые или выработать новый подход. В таких случаях важно не бояться прибегать к коллективному разуму и привлекать других коллег. Устраивайте брейнштормы, челленджи, делитесь личным опытом — это помогает вовлечь максимальное количество сотрудников и дает возможность всем попробовать новые инструменты. Подробнее узнать про подходы к решению новых задач в нашей команде можно в статье Agile-практики в HR команде.
