So Meet me Up when it’s all over, When I’m wiser and I’m older…

Mariya Chigina, HR Team Lead

Привет!

Меня зовут Маша и я тимлид HR-команды в Xsolla.

Одно из направлений нашей работы — организация разных встреч и митапов по обмену опытом. Я обожаю экспериментировать с форматами и видеть, как загораются глаза участников и спикеров и какими вдохновленными они становятся. Для меня это непрерывный процесс поиска и улучшения, и он сам по себе увлекателен.

Хочу рассказать о том, как мы готовили и проводили в Перми Design Meetup, и о моментах, которые кажутся мне удачными находками. Не буду умалчивать и о недочетах — возможно эта информация пригодится тебе даже больше, когда задумаешь организовать митап.

Спикеры

К митапу мы начали готовиться еще в прошлом году. Тогда мы его громко называли конференцией, так как делали его совместно с одной из компаний-партнеров. У ребят было несколько классных докладов, и мы подумывали сделать что-то грандиозное для пермского дизайн-сообщества.

Выбрали удобную для всех дату — 8 февраля, договорились с другими спикерами — “выпускниками” Xsolla, которые решили повидать родную пермскую землю и приехать к нам из столицы. Но буквально за несколько недель до даты митапа у компании-партнера случились непреодолимой силы обстоятельства и они сообщили, что спикеры не приедут.

Я думаю, что в будущем хорошо бы иметь дополнительных спикеров, чтобы не попадать в такие истории. Для себя я также сделала вывод, что на этапе общения со спикерами очень важно проговаривать нашу цель митапа и цель спикера, если они совпадают — нам по пути, а если нет — лучше честно об этом сказать.

Команда

Надо сказать, что у нас в Xsolla есть DevRel-гильдия, в ней около 40 человек.

DevRel — сокращение от Developer Relations, это активности компании по построению отношений с профессиональным сообществом с целью формирования позитивного образа как работодателя для потенциальных сотрудников. Гильдия — это свободное объединение сотрудников, которые хотят лучше понимать ту или иную сферу деятельности и вносить свой вклад в это направление. Обычно для каждого мероприятия собирается команда из 10 человек, у каждого своя роль. Условно нас можно разделить на:

• группу поддержки спикеров — тех, кто делает с ними прогоны и дает фидбэк по оформлению слайдов, контенту и рассказу;
• административную группу — тех, кто обеспечивает нас кофе-брейками, организует пространство, договаривается с фотографом, бронирует билеты для спикеров и даже подбирает плейлист для перерывов;
• креативную группу — тех, кто придумывает мерч и форматы.

Мне такой формат кажется удачным — в команде мы дополняем друг друга.

После того как дата мероприятия выбрана, мы собираемся раз в неделю, чтобы подумать над тем, как лучше организовать знакомство и общение участников мероприятия, составить список задач, синхронизироваться и проверить статусы по задачам.

Кстати, именно во время подготовки к дизайн-митапу мы поняли, что нужно составить чек-лист для встреч по синхронизации, так как ребята-дизайнеры говорили, что они слишком затянуты.

Обсудив внезапную новость на очередной встрече и осознав, что спикеров у нас осталось трое, мы решили пересмотреть формат и сделать вместо большой конференции дружеские посиделки — а значит, больше общения и обмена опытом. А еще из Новосибирска приехал Саша Буньков (Movavi) — мы незаметно сдружились с этой компанией, когда обсуждали общие печали и радости разработки под десктоп на С++.

Участники

Мы всегда думаем о наших гостях — сплоченное ли сообщество, где все знакомы друг с другом, или разные группы людей, которые видятся впервые; нужны ли дополнительные инструменты нетворкинга. Что касается пермского дизайн-комьюнити — ребята знают друг друга, частенько ходят в бары, смотрят вместе фильмы.

Поэтому мы решили не делать форматов на знакомство, а организовали экспертную зону с флипчартом, отделив ее плотной шторой от основного зала, чтобы все могли наговориться со спикерами, сделали большие перерывы между докладами и приготовили настолки и компьютерные игры. А еще придумали творческий конкурс. Мне до сих пор очень нравится его идея, но, забегая вперед — она оказалась сложновата.

Мы взяли за основу идею непонятого современного гения — когда ты случайно накосячил с дизайном, а твой босс, коллеги или мама в диком восторге от твоей “потрясающей находки”, или же наоборот — глубокая идея не находит понимания у широкой аудитории. Мы предложили участникам выложить фото такой работы с историей с хештегом митапа и получить подарок. И получили один удивительный пост с икебаной.

Из удачных находок — у нас есть традиция дарить подарки за интересные вопросы. В этот раз было классно, что спикеры привезли с собой по комплекту корпоративного мерча и дарили его за лучший вопрос по своему выбору, участникам очень понравилось.

Для продвижения митапа мы сделали минимум — создали форму регистрации на Timepad, запостили в чат дизайнеров в telegram (там более 200 человек), в группу Xsolla VK и попросили сделать парочку репостов. Хотелось собраться тесным кругом дизайн-сообщества и друзей Xsolla. Но так совпало, что буквально накануне нас с командой HR позвали в Высшую Школу Экономики на панельную дискуссию, там я упомянула митап, и наша форма регистрации пала под атакой школьников и студентов.

В итоге на 120 оффлайн-мест было около 300 регистраций и практически половине желающих пришлось отказать. В качестве спойлера могу сказать, что в день митапа резко похолодало и оказалось, что в городе проходит техномитап по разработке, поэтому к нам пришло 70% от общего числа подтвердивших участие.

Не буду скрывать, среди отклоненных участников было много обид и недовольства. Поэтому мы решили в дальнейшем добавлять в анонс информацию о том, для кого мероприятие, и публиковать критерии к аудитории митапа в письме с отказом.

Мы выбираем способ продвижения в зависимости от того, каких участников хотим привлечь — таргетинг VK, публикация в профильном сообществе, письма кандидатам и знакомым лидам в ИТ-компаниях, а бывает и просто сарафанное радио. Наша цель — не количество участников, а качество, поэтому каждый способ по-своему хорош.

Трансляция

Практически все наши мероприятия можно смотреть онлайн и задавать вопросы в телеграм-чате, мы все читаем и адресуем спикерам. Накануне события мы всегда проверяем работу оборудования с командой системных администраторов, но в день митапа случилась магия — трансляция не заработала и пока ребята искали, в чем проблема, мы вели прямой эфир в корпоративном инстаграме. Сколько бы мы ни тестировали узкие места, предусмотреть всего, что может пойти не так, все равно не получается, поэтому стоит быть готовыми к разным форс-мажорам.

После митапа мы попросили команду системных администраторов провести расследование, чтобы можно было устранить причины технических проблем.

Из классных и неожиданных для нас моментов — один из участников весь митап вел текстовую трансляцию в специальном канале в telegram. Это было удобно и для тех, кто был с нами онлайн.

Я просто влюблена в нашу команду спикеров — они поддерживали друг друга, перешучивались, задавали вопросы и создавали теплую и простую атмосферу посиделок.

Работа с обратной связью

После митапа мы нарезали трансляцию на отдельные доклады, добавили в описание ссылку на слайды и отправили письма всем участникам митапа. А заодно фотографии и ссылку на анкету обратной связи. Вообще мнение о митапе и докладах важно не только нам, но и спикерам — благодаря обратной связи они могут улучшать свои выступления, да и просто ощутить, что их рассказ был полезен.

Пока что общая проблема наших ивентов — минимум обратной связи. Простую Google-форму в среднем заполняют около 25% участников. В этот раз мы решили сделать QR-коды, напечатали и наклеили на заметных местах на Чердаке — могу сказать, что на заполняемость это не повлияло, своим мнением стабильно готовы делиться только четверть участников. Вопрос с тем, как нарастить эту долю, пока открыт, и если у тебя есть идеи на этот счет — welcome в комментарии!

Ретроспектива

На основе собранного фидбэка и своих впечатлений мы провели ретроспективу. Обычно фиксируем плюсы и дельта-плюсы, а в этот раз попробовали новый формат — MAD, SAD, GLAD. Мы собрались всей командой организаторов и выписали на стикерах:

• что порадовало и вызвало гордость;
• что расстроило;
• что демотивировало или вывело из себя.

Затем стикеры сгруппировали, обсудили, на основе зон роста сформировали предложения по улучшению и иногда сразу же действия с ответственными. А позитивные моменты записали, чтобы сохранить для будущих ивентов. Все зафиксировали в нашей базе знаний в Confluence. Этот подход позволяет нам делать маленькие шажочки к совершенствованию и становиться лучшей версией себя.

Находки

• Спикеры из “выпускников компании” это +100 к душевной атмосфере.
• Видеозаставка мероприятия.
• Авторские подарки от спикеров за интересные вопросы.
• Текстовая трансляция.
• Экспертная зона для общения со спикерами.

Недочеты=>Выводы

• Нужно иметь спикеров “про запас”
• Четко проговаривать цель организаторов и цель спикера.
• Создать чек-лист для встреч команды организаторов.
• Упрощать идеи челленджей и тестировать их на коллегах перед запуском.
• Добавлять в анонс информацию о том, для кого мероприятие.
• Описывать критерии к аудитории митапа в письме с отказом.

Надеюсь, что через полгода-год смогу поделиться с тобой другими находками по организации ивентов. Stay tuned!