隨著前一篇介紹了幾個實用的小工具後，一直以爲很快便有時間再動筆整理第二篇，沒想到一忙起來，轉眼就到年底，欠債不能欠過年，趁著大病初癒後的空檔，來分享工具以外的實戰經驗。
今年數一數，共完成五十個左右大大小小的專案，大的定義為需要耗時三個月以上籌備、執行，小的定義為一個月內即可結案。每次跟朋友聊到作為一個專案經理(PM)，同時間手上平均有15個左右，高峰期20個案子並進而行，大家都很好奇要如何同時掌握這麼多進度，更何況專案管理，其中包含的瑣事，難以一言以蔽之。
這篇只介紹兩個耳熟能詳的工具，以及我使用上的小心得，最後再來總結一下對於專案管理這份工作的心得。
Trello：懂得用很實用，不會用等於白費工
Trello已頗負盛名，有很多專業、知名的部落客都介紹過它的基本使用方法以及管理優勢，所以用法已不需要再多做贅述。
我最早接觸到Trello是在前一份工作，必須從零開始製作一本實體刊物時，從每本刊物的主題大綱、頁數訂版、Layout擬定、採訪撰文、設計製作、編輯校稿等，每一個步驟都成一欄，每一欄就是一個階段。所以在一開始自訂每一欄名稱時，基本上就決定了這個Board好不好用。
在現在使用的專案管理Trello中，大致分為進案、提案規劃、執行、上線、結案，另外以不同顏色的Tag標註案件的狀態：進度良好、Pending中、急件、規劃有異動、特殊案件等等。
如果想要使用Trello當作專案進度追蹤的管理工具，首先一定要「逼」自己每天都記得要開啟它！這講起來很廢話，但我就發現很多人沒有把使用Trello建立成一種習慣：每天早上檢視專案、每天下班前再檢視一次，久而久之，Trello的架構就會在心中成形，你可以熟記每一個階段，以及你有多少張專案卡，分別落在哪個階段。
一旦習慣使用Trello的階段管理法，就像建立起對於專案管理的Mindset。善用日期設定deadline、備註及說明欄位，更像是一種加強記憶的管理方法，設定到期日的通知提醒，就不會在多個專案同時進行的情況下，該做的事情東漏西漏。
反之，如果使用Trello的方法只是從範本複製一份，放到該放的階段欄位，沒有加註任何專案內容、沒有在專案更新、異動時留言備註，或是設定日期通知，而是憑著一顆腦袋自以為記得住，往往發生的慘案就是，你下一次打開Trello時才發現A案已上線，卡片卻還停在提案階段；B案早就結案，卻還掛在上線中。
如此一來，他們成了永遠掌握不了的專案，你也掌握不了自己的時間，人生因此變得很難。
Google Cloud：最簡單的往往最不簡單
Google雲端硬碟，誰不知道？沒錯，但很多人往往只知其皮，而不見其骨，我也是花了一些時間摸索、參考網路上大神們的精華整理，才建立起一套實用又能提升工作效率的模式。
雲端硬碟在私人生活中的好處不外乎儲存資料、文件、以及最重要的相片備份，但在工作中，如果是企業版還會有小組雲端硬碟，根據公司Email帳號來劃分不同權限可瀏覽、編輯的資料夾。就算沒有小組雲端硬碟，光是私人帳號的雲端硬碟就可以做到很多事了。
舉例來說，當收發Gmail時，客戶寄來的文件或檔案，一定要下載到自己的電腦再開啟嗎？更方便的做法應是直接點選檔案時，加入雲端硬碟，並選擇以先建立好的資料夾，例如「工作\執行中\Ａ專案\客戶提供資料」。一來方便快速在雲端整理備份資料，二來，什麼都下載到電腦（不少人還只會下載到桌面），太雜亂無法歸檔。
另一個雲端硬碟的好處，就是可以開啟雲端版文件，共用也不怕檔案遺失、毀損。
當接收到一份客戶傳來要求修改內含滿滿標註修訂的word檔文件時，當我們加入雲端資料夾中，就能直接在硬碟中以Google 文件(Document)開啟。這件事我原本以為大家知道，但意外發現其實算是個小Tips，很多人還是會下載再打開Word文件。
當需要把客戶修改的內容開啟共用給別的同事看時，使用雲端文件的共用功能就非常方便，還可以選擇「編輯、註解、檢視」三種不同權限的開放，方便讓你保留原版的文件，又不用一個檔案寄來寄去，然後每個人都在檔名後又改名稱，改到最後都不知道哪一版才是正確的（這種困擾大家應該都有體驗過）。
專案管理，管理的其實是自己的生活。
不是在講幹話，也不是在當Pexxr Su，而是深刻地體會到，Project Manager其實就是在磨練一個人可以如何在有效的時間內完成手上該完成的事項。如果總是焦頭爛額，東補一個坑、西填一個洞，眼下事情都顧不完，就更沒空閒設定目標，一天忙完一天，永遠在追趕做不完的事，又何來生活可言。
換言之，之所以要熟稔這些專案管理的技巧，也就是希望自己還有時間看書、看電影、出去玩罷了。不就是生活嗎？曾經撰寫過一篇關於「人生如果是個專案」的文章，至今仍舊這麼相信，回顧年初訂下的專案目標，仍有很大的努力空間，但慶幸我的目標仍然一致，30歲後的人生，才剛開始。
