야놀자클라우드가 Y FLUX PMS를 만든 이유는?
왜 필요한지 알면, 안 만들 수 없어요.
이 글을 보고 계신 분들은 아마도 야놀자클라우드라는 회사와, 이 회사가 만드는 것이 무엇인지 호기심을 가지고 계실 거예요. 모두가 잘 아는 야놀자 플랫폼과는 달리 저희가 하는 일, 저희가 만들고 있는 것은 쉽게 눈에 띄지 않을 때가 많죠.
그런데 알고 보면 저희는 생각보다 여러분 가까이에 있어요. 앞으로 그 이야기를 틈틈이 전해드리려고 하는데요.
오늘은 첫 번째로 야놀자클라우드의 대표 제품인 Y FLUX PMS에 대해서 이야기해 보려고 합니다. 처음이니까 저나 동료들이 제일 자주, 제일 먼저 받는 질문에 대한 답을 여기서 드리려고요.
PMS가 뭔가요?
Y FLUX PMS에 대해 알려 드리려면 먼저 PMS부터 설명드려야겠네요. 아, 모르시는 게 당연해요! 숙박업 종사자가 아니라면 용어조차 생소하죠.
PMS는 Property Management System의 약자로, ‘호텔 관리 솔루션’입니다.
숙박업소에 가면 프런트 데스크에서 체크인을 하잖아요? 이때 직원이 컴퓨터로 쓰고 있는 프로그램이 바로 PMS입니다. 예약 및 입/퇴실 관리, 하우스키핑 관리, 매출 관리 같은 주요 운영 업무를 처리하기 위해서 만들어졌어요. 비교하자면 회사에서 쓰는 ERP 같은 거라고도 볼 수 있겠네요.
PMS가 왜 필요한가요? 숙박 장부라면 그냥 엑셀로 정리하면 되지 않나요?
그렇게 생각하실 수도 있어요. 하지만 숙박업소를 운영해 보면 생각보다 많은 업무와 잦은 문제가 발생해요. 엑셀 파일로는 감당하기 어려운 경우가 훨씬 많고요.
예를 들어 볼게요. 만약 여러분이 숙소를 오픈했다고 생각해 보세요. 판매를 위해서 홈페이지도 열고, SNS로 홍보도 하고, 야놀자 같은 사이트와 계약을 맺어요. 다행히 마케팅이 잘 돼서 예약이 쏟아지기 시작합니다. 그런데 이때부터 복잡한 문제가 발생해요.
예약이 하나 둘 차고 나면, 이후부터는 새 예약이 들어올 때마다 고객이 원한 조건의 빈 객실이 남아있는지 확인해야겠죠? 숙박은 입∙퇴실 시간이 정해져있으니 그나마 확인이 쉽지만, 대실은 날짜마다 객실 스케줄이 들쑥날쑥할 겁니다.
그러면 이때부터 예약 목록을 보고 객실 타입이 같은 여러 객실 중 해당 날짜에 빈 객실을 확인하고, 필요하다면 객실을 옮겨 새로 배정해야 합니다. 객실이 비어있는 시간을 최대한 줄여 많이 판매해야 매출이 느니까요. 확인해 보니 A객실은 바로 앞 손님과 이용 시간이 겹쳐서 안되고, B객실은 체크인 전에 청소할 시간이 없겠어요. 다시 객실 이용 시간을 계산해서 배정을 바꿉니다. 자칫 잘못하면 아찔한 중복 예약 사고가 발생하기 때문에 꼼꼼하게 확인해야 하니 신경이 곤두설 거예요.
어렵게 객실 배정을 마쳤는데, 갑자기 예약 변경이 발생합니다. …화가 나지만 어쩔 수 없는 일이죠. 예약 취소도 자주 생겨요. 예약 없이 바로 방문하는 고객도 있습니다. 그럴 때마다 이 복잡한 과정을 반복해야 합니다.
이것만 해도 정신이 없는데 프런트 데스크 업무는 더 많습니다. 체크아웃하는 고객이 생기면 객실을 확인하고 청소 지시도 해야 합니다. 완료 후에 확인도 하고요. 계속 걸려오는 문의 전화를 받고, 객실 이용 중인 고객의 급한 요청도 처리합니다. 안 그러면 클레임이 생기거든요. 교대 근무자에게 객실 현황이나 특이 사항을 인수인계도 합니다. 이 과정에서 실수나 누락도 흔히 발생해요. 매일 매출 마감에도 시간이 이만저만 드는 게 아닙니다. 며칠 지나지 않아 녹초가 되고 운영이 막막해지죠.
PMS는 이런 문제를 해결하기 위해 반드시 필요해요. PMS만 잘 사용해도 예약 관리나 객실 스케줄링, 운영 및 매출 관리 면에서 복잡하거나 불필요한 업무가 눈에 띄게 줄어듭니다. 체계적이고 효율적으로 숙소를 운영할 수 있게 도와 객실 판매 전략이나 매출 전략을 세우는 것처럼 더 중요한 일에 집중할 수 있게 해줘요.
그렇게 중요한 솔루션이라면 시장에 다른 PMS도 많을 텐데, 굳이 야놀자클라우드가 Y FLUX PMS를 만든 이유는 뭔가요?
음, 간단히 말하자면 중소형 숙박업소의 운영 상황에 맞는 PMS가 없었기 때문이에요.
유명한 PMS들은 대부분 설치 비용이나 운영 비용 등을 이유로 대형 호텔을 타깃으로 그들의 운영 방식에 맞춰 만들어졌거든요. 그러니까 중소형 숙박업소에는 맞지 않는 경우가 많아요.
대표적인 예가 바로 ‘대실’인데요. 대실 관리 기능이 아예 없는 경우가 많아요. 대형 호텔이 대실 영업을 잘 안 해서 필요가 없거든요. 하지만 대실이 매출의 상당 부분을 차지하는 중소형 숙박업소에서는 대실 관리 기능이 필수에요. 이게 없으면 PMS는 무용지물이나 마찬가지입니다.
또한 대형 호텔에서 쓰는 PMS는 그 규모에 맞게 방대한 기능을 가지고 있는데요. 여러 전담팀이 함께 사용하는 만큼 복잡한 기능도, 어려운 용어도 많아서 제대로 사용하려면 전문적인 교육을 받아야 합니다. 그래서인지 포털 사이트에서 호텔 PMS를 검색하면 ‘PMS 민간 자격증을 따려면 어디서 교육을 받나요?’ ‘PMS 공부 중인데 이 용어는 무슨 뜻인가요?’ 같은 질문을 심심치 않게 볼 수 있어요.
하지만 중소형 숙박업소는 직원 수도 적고 자주 바뀌기까지 해서 당장 호텔 업무도 빠듯해요. 시간과 비용이 많이 드는 교육을 해가면서까지 이렇게 어려운 PMS를 사용할 수 있을까요?
우리나라에 있는 약 5만 2천여 개의 숙박업소 중 100객실 이상의 대형 호텔은 5%도 되지 않습니다. 50객실 이상을 포함해도 10%를 넘지 않고요. 나머지 90%는 모두 중소형 숙박업소에요. (출처 : ‘2020년 기업생멸행정통계 결과’, ‘시도/객실 수 규모별 숙박업 현황’, 통계청) 이들에게도 딱 맞는 쉽고 편리한 PMS가 반드시 필요합니다. 이것이 Y FLUX PMS가 탄생한 이유고요.
그럼 Y FLUX PMS는 대실 관리도 되나요? 전문 교육도 필요 없고요?
네 맞아요. 중소형 숙박업소에 맞게 만들기로 했으니 당연히 그래야죠.
대실 관리도 되고요. 직관적인 구성으로 호텔 현황을 한눈에 파악하고 관리하기 쉬워요. 마우스 클릭 몇 번으로 예약을 등록하거나 드래그 앤 드롭으로 예약 일정을 옮기는 등 몇 번 써보면 금방 업무에 활용할 수 있어서 전문 교육도 필요 없어요. 매출 리포트도 자동으로 정리해 주니 편리하고요.
바빠서 혹은 업무 교대로 사장님이 프런트 데스크를 비워도 괜찮아요. 언제든지 모바일로 접속해서 숙소 현황을 파악할 수 있거든요. 클라우드 서비스기 때문이죠. 당연히 비용도 부담스럽지 않고요.
이 외에도 자랑하고 싶은 기능이 많은데요. 구체적인 내용은 앞으로 다른 콘텐츠를 통해서 자세히 알려드리도록 할게요. 분명 흥미로우실 거예요.
Y FLUX PMS 개발은 완전히 끝난 건가요?
이렇게 중요한 제품의 기능 개선과 발전에 끝이 어디 있겠어요. 서비스 기획실과 솔루션 개발팀에서는 지금도 신선한 시각과 넘치는 능력을 발휘해 Y FLUX PMS의 발전을 이끌어 줄 동료를 찾고 있답니다.
혹시 관심이 있으셨다면, 혹은 이 콘텐츠를 보고 관심이 더 생기셨다면 망설이지 말고 언제든 문을 두드려주세요!
