Quais os desafios do uso de plataformas de Gestão de Ativos Digitais (DAM)?
Nenhum produto é perfeito e totalmente imune a desafios. Eu prefiro dizer desafios à desvantagens uma vez que desafios podem ser contornados mais facilmente que desvantagens que, muitas vezes, exigem mudanças significativas que tornam inviáveis a adoção.
Na verdade uma plataforma DAM tem poucos desafios e, a depender da escolha do seu fornecedor, eles quase inexistem.
Propriedade e adoção dos usuários — Propriedade no sentido de ter um gestor que faz a roda girar, nas diretrizes de criação das taxonomias, na organização da estrutura da plataforma, e nos acessos de todos os inúmeros players da cadeia. Para que a plataforma seja efetiva todos na organização devem usá-la para aproveitar todos os potenciais benefícios da mesma. Uma vez implementada, todos devem ser treinados a usá-la e contarem com apoio de suporte. É necessário ter alguém responsável pela gestão da plataforma para dar um rumo ao uso e ser responsável no dia-a-dia.
Para isso é necessário ter um plataforma que facilita todas essas necessidades, em que os processos para inclusão de novos usuários sejam simples e não tragam “gargalos”aos gestores da ferramenta; em que as funcionalidades de criação e mudanças de taxonomias sejam feitas de forma lúdica e fácil e todas as mudanças necessárias sejam feitas de forma automatizada; e que o acesso a todos os players da cadeia seja de uma maneira simples utilizando ferramentas e tecnologias às quais os mesmos estão adaptados sem que eles sejam obrigados a acessar a sua plataforma DAM para solicitar, obter ou distribuir seus ativos.
Desta forma tanto a gestão da plataforma quanto a adoção dos usuários se torna simples e deixa de ser um desafio.
Integração — Sistemas DAM precisarão trabalhar com diversos outros sistemas-legado atualmente em uso na organização dependendo do modelo de negócio, por exemplo CRM (Customer Relationship Management), CMS (Content Management System) ou ERPs (Enterprise Resource Planning). Uma boa plataforma DAM permite a integração com qualquer plataforma existente na estrutura da sua indústria através do uso de APIs (Application Programming Interface) que conversam com os diversos canais e sistemas do seu modelo de negócios e troca arquivos e informações de maneira simples e automática. Sem isso você terá que trocar os ativos entre as plataformas de maneira manual tornando inviável a utilização por uma questão de custos, principalmente porque tanto a criação quanto a utilização dos ativos continuará crescendo.
Metadados — Plataformas DAM utilizam metadados. Entretanto se seus metadados não estiverem em conformidade sua plataforma DAM também não estará. Será necessário organizar todos os ativos de uma forma que facilite a busca. Mais uma vez a escolha do seu fornecedor DAM impacta o uso de metadados e a efetividade da plataforma uma vez que a ferramenta deve ajudá-lo a identificar o ativo, enriquecê-lo e organizá-lo conforme a estrutura da taxonomia criada, tudo de maneira automática.
Custos — Será necessário considerar os custos de manutenção da plataforma DAM depois de instalada uma vez que sua organização cresce e a utilização de ativos e novos players também. De novo a escolha do seu fornecedor DAM impacta decisivamente nestes custos pois, estando a plataforma em nuvem (cloud-based), ela reduz o custo de tráfego no seu ambiente de rede, permite escalabilidade pois os recursos da nuvem podem ser facilmente escaláveis conforme o uso e disponibilidade.
Enfim, são inúmeras vantagens no uso de plataforma DAM e os desafios podem ser facilmente contornados na escolha de um bom fornecedor da plataforma. Posteriormente vou fazer um artigo sobre as diferenças entre plataforma DAM e plataforma de Armazenamento de Arquivos.
Entendo as necessidades do seu negócio, as necessidades de todos os players da sua cadeia produtiva, a complexidade de canais e da comunicação da sua marca, as vantagens e desafios e, principalmente, as diferenças entre os dois modelos de plataformas (DAM e File Storage) fica fácil visualizar se já não está na hora de migrar seus ativos para uma plataforma DAM que é especializada para este fim.
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